Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Stafræn skírteini hætta í símaveskjum Innlent Fær bætur 45 árum eftir föðurmissinn: „Varð eiginlega tíu ára aftur“ Innlent Dæmdur í 21 árs fangelsi fyrir að nauðga tugum skjólstæðinga Erlent Fyrirsjáanlegar deilur: Valdamesti maður heims og sá ríkasti hnakkrífast Erlent Framtíð kirkjunnar enn óráðin Innlent Reyna að stilla til friðar með símtali Erlent Eldar loguðu í Kænugarði eftir umfangsmiklar árásir Rússa Erlent Slævandi lyf og lágt sætisbak dráttarvélar orsakir banaslyss Innlent Mörgu ábótavant við byggingu Brákarborgar Innlent Nýtt slagorð Ísland Duty Free: „Ég er á leiðinni“ Innlent Fleiri fréttir Búa sig undir margmenni á Hengil Ultra Ásthildur Lóa skammar þingheim Íbúar leiti réttar síns vegna flautsins: „Þetta er lýðheilsuógn“ Slævandi lyf og lágt sætisbak dráttarvélar orsakir banaslyss Launahækkanir ráðamanna og rifrildi Trumps og Musks í hádegisfréttum Aflýsa óvissustigi vegna norðanáhlaupsins Tveggja ára fangelsi fyrir ofbeldi gegn tveimur konum og karli Aflamark þorsks lækkað og reiknað með að stofninn minnki áfram Fær bætur 45 árum eftir föðurmissinn: „Varð eiginlega tíu ára aftur“ Neitaði að blása í áfengismæli Stafræn skírteini hætta í símaveskjum Mörgu ábótavant við byggingu Brákarborgar Framtíð kirkjunnar enn óráðin Strandveiðisjómenn vilji aftur fá kvóta sem þeir hafi selt frá sér Nýtt slagorð Ísland Duty Free: „Ég er á leiðinni“ Börn verði að fá þau skilaboð að ofbeldi gegn þeim sé aldrei réttlætanlegt Gestum ráðið frá að heimsækja Dettifoss vegna stórrar skriðu Inga Sæland segist vera allt of löt að hreyfa sig Fá Barnaverndarmál leiða til ákæru og Herkastalinn í nýjar hendur Ísland, þvert á flokka boðar til annarra mótmæla Parísarhjólið rís á ný Lögregla fann bakpoka fullan af skilríkjum Braust inn hjá vinsælum hársnyrti og hafði af honum vegabréfið Sérsveitin kölluð út vegna vopnaðs manns Ferðamaður ók húsbíl niður göngustíg Biðjast afsökunar á ummælum björgunarmanns Dómar fólks sem sótti fíkniefni fyrir salann sinn mildaðir Dómur yfir Erni Geirdal mildaður Óskýrt hvort loftbyssuskot að hinsegin fólki hafi verið hatursglæpur Ljósmyndaskólinn lokar dyrum sínum: „Þetta er mikil sorg“ Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Stafræn skírteini hætta í símaveskjum Innlent Fær bætur 45 árum eftir föðurmissinn: „Varð eiginlega tíu ára aftur“ Innlent Dæmdur í 21 árs fangelsi fyrir að nauðga tugum skjólstæðinga Erlent Fyrirsjáanlegar deilur: Valdamesti maður heims og sá ríkasti hnakkrífast Erlent Framtíð kirkjunnar enn óráðin Innlent Reyna að stilla til friðar með símtali Erlent Eldar loguðu í Kænugarði eftir umfangsmiklar árásir Rússa Erlent Slævandi lyf og lágt sætisbak dráttarvélar orsakir banaslyss Innlent Mörgu ábótavant við byggingu Brákarborgar Innlent Nýtt slagorð Ísland Duty Free: „Ég er á leiðinni“ Innlent Fleiri fréttir Búa sig undir margmenni á Hengil Ultra Ásthildur Lóa skammar þingheim Íbúar leiti réttar síns vegna flautsins: „Þetta er lýðheilsuógn“ Slævandi lyf og lágt sætisbak dráttarvélar orsakir banaslyss Launahækkanir ráðamanna og rifrildi Trumps og Musks í hádegisfréttum Aflýsa óvissustigi vegna norðanáhlaupsins Tveggja ára fangelsi fyrir ofbeldi gegn tveimur konum og karli Aflamark þorsks lækkað og reiknað með að stofninn minnki áfram Fær bætur 45 árum eftir föðurmissinn: „Varð eiginlega tíu ára aftur“ Neitaði að blása í áfengismæli Stafræn skírteini hætta í símaveskjum Mörgu ábótavant við byggingu Brákarborgar Framtíð kirkjunnar enn óráðin Strandveiðisjómenn vilji aftur fá kvóta sem þeir hafi selt frá sér Nýtt slagorð Ísland Duty Free: „Ég er á leiðinni“ Börn verði að fá þau skilaboð að ofbeldi gegn þeim sé aldrei réttlætanlegt Gestum ráðið frá að heimsækja Dettifoss vegna stórrar skriðu Inga Sæland segist vera allt of löt að hreyfa sig Fá Barnaverndarmál leiða til ákæru og Herkastalinn í nýjar hendur Ísland, þvert á flokka boðar til annarra mótmæla Parísarhjólið rís á ný Lögregla fann bakpoka fullan af skilríkjum Braust inn hjá vinsælum hársnyrti og hafði af honum vegabréfið Sérsveitin kölluð út vegna vopnaðs manns Ferðamaður ók húsbíl niður göngustíg Biðjast afsökunar á ummælum björgunarmanns Dómar fólks sem sótti fíkniefni fyrir salann sinn mildaðir Dómur yfir Erni Geirdal mildaður Óskýrt hvort loftbyssuskot að hinsegin fólki hafi verið hatursglæpur Ljósmyndaskólinn lokar dyrum sínum: „Þetta er mikil sorg“ Sjá meira