Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Engu mátti muna á að alvarlegur árekstur yrði á þjóðveginum Innlent „Það gæti tekið bara fimmtán mínútur að kála þeim“ Innlent Hleypti líklega óvart úr Innlent Inga ætlar ekki að biðjast afsökunar Innlent Þriggja ára barn ráfaði af leikskólanum og í Bónus Innlent Fjöldi ökumanna sektaður fyrir að leggja ólöglega Innlent „Kemur af sama lager og það sem er selt í partýinu í næsta bæ“ Innlent „Það þarf enginn að vera með vopn nema sérsveitin“ Innlent Varnarviðbragð húðarinnar að verða brún í sól Innlent Spændi upp mosann á krossara Innlent Fleiri fréttir Skipstjóri handtekinn talinn vera undir áhrifum „Ég var örugglega getinn í Land Rover“ „Valda fleiri húðkrabbameinum en sígarettur lungnakrabbameini“ Göngumaður í sjálfheldu við Hestskarð Ákall um ljósabekkjabann og gengið fyrir Ólöfu Töru Enn rís land í Svartsengi Engu mátti muna á að alvarlegur árekstur yrði á þjóðveginum Hleypti líklega óvart úr Kominn úr lífshættu eftir stunguárás við Mjóddina Gísli Jóns í tveimur útköllum frá miðnætti „Það gæti tekið bara fimmtán mínútur að kála þeim“ Maðurinn er fundinn Ekki sekur um að hafa valdið dauða manns í Kiðjabergi Fagnar áherslum ríkisstjórnarinnar í sjávarútvegi Ræðukóngurinn talaði í rúman sólarhring Miklar bikblæðingar á Norðurlandi Ræðukóngur Alþingis tekinn tali og varað við bikblæðingum á þjóðvegunum Þriggja ára barn ráfaði af leikskólanum og í Bónus Varnarviðbragð húðarinnar að verða brún í sól „Það þarf enginn að vera með vopn nema sérsveitin“ Hitinn 14 til 28 stig í dag: Vara við því að skilja hundinn eftir í bílnum Fjöldi ökumanna sektaður fyrir að leggja ólöglega Akureyri skelfur vegna jarðhræringa við Grímsey Inga ætlar ekki að biðjast afsökunar Tæpur fjórðungur umræðutímans fór í veiðigjöld Þyrlan kölluð út að sækja veikan farþega á skemmtiferðakipi „Kemur af sama lager og það sem er selt í partýinu í næsta bæ“ Spændi upp mosann á krossara Netið sló út í miðborginni og Hlíðunum Bræður „moka inn“ á límónaðisölu og egg spælt á bíl Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Engu mátti muna á að alvarlegur árekstur yrði á þjóðveginum Innlent „Það gæti tekið bara fimmtán mínútur að kála þeim“ Innlent Hleypti líklega óvart úr Innlent Inga ætlar ekki að biðjast afsökunar Innlent Þriggja ára barn ráfaði af leikskólanum og í Bónus Innlent Fjöldi ökumanna sektaður fyrir að leggja ólöglega Innlent „Kemur af sama lager og það sem er selt í partýinu í næsta bæ“ Innlent „Það þarf enginn að vera með vopn nema sérsveitin“ Innlent Varnarviðbragð húðarinnar að verða brún í sól Innlent Spændi upp mosann á krossara Innlent Fleiri fréttir Skipstjóri handtekinn talinn vera undir áhrifum „Ég var örugglega getinn í Land Rover“ „Valda fleiri húðkrabbameinum en sígarettur lungnakrabbameini“ Göngumaður í sjálfheldu við Hestskarð Ákall um ljósabekkjabann og gengið fyrir Ólöfu Töru Enn rís land í Svartsengi Engu mátti muna á að alvarlegur árekstur yrði á þjóðveginum Hleypti líklega óvart úr Kominn úr lífshættu eftir stunguárás við Mjóddina Gísli Jóns í tveimur útköllum frá miðnætti „Það gæti tekið bara fimmtán mínútur að kála þeim“ Maðurinn er fundinn Ekki sekur um að hafa valdið dauða manns í Kiðjabergi Fagnar áherslum ríkisstjórnarinnar í sjávarútvegi Ræðukóngurinn talaði í rúman sólarhring Miklar bikblæðingar á Norðurlandi Ræðukóngur Alþingis tekinn tali og varað við bikblæðingum á þjóðvegunum Þriggja ára barn ráfaði af leikskólanum og í Bónus Varnarviðbragð húðarinnar að verða brún í sól „Það þarf enginn að vera með vopn nema sérsveitin“ Hitinn 14 til 28 stig í dag: Vara við því að skilja hundinn eftir í bílnum Fjöldi ökumanna sektaður fyrir að leggja ólöglega Akureyri skelfur vegna jarðhræringa við Grímsey Inga ætlar ekki að biðjast afsökunar Tæpur fjórðungur umræðutímans fór í veiðigjöld Þyrlan kölluð út að sækja veikan farþega á skemmtiferðakipi „Kemur af sama lager og það sem er selt í partýinu í næsta bæ“ Spændi upp mosann á krossara Netið sló út í miðborginni og Hlíðunum Bræður „moka inn“ á límónaðisölu og egg spælt á bíl Sjá meira