Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Vísbendingar um að síðasta vígið sé fallið Innlent Klara Baldursdóttir er látin Innlent Konan sem féll í Brúará er látin Innlent Deilurnar halda áfram og Musk boðar „Ameríkuflokkinn“ Erlent „Erum ekki dúkkur sem Snorri getur sagt fyrir verkum“ Innlent Fimm frumvörp fjögurra ráðuneyta samþykkt Innlent Kýldi konu eftir kynmök: „Hvað, getur þú ekki meira?“ Innlent Aftur logar eldur í Læradal Erlent Glittir í endurkomu sumarsins Veður „Ef þetta gengur vel mun hún eignast allan bátinn“ Innlent Fleiri fréttir Ummæli Kolbrúnar blaut tuska í andlit ungmenna Norðurlandamót í Bridge á Laugarvatni alla helgina Yfirfara þurfi öryggismál við Brúará Enn eitt banaslysið í Brúará, landvinningar lúsmýs og þungarokkshátíð Vísbendingar um að síðasta vígið sé fallið „Ef þetta gengur vel mun hún eignast allan bátinn“ Konan sem féll í Brúará er látin Fimm frumvörp fjögurra ráðuneyta samþykkt Klara Baldursdóttir er látin Þyrla Landhelgisgæslunnar kölluð út vegna göngumanns „Kraftmiklar og afgerandi aðgerðir gegn skipulagðri brotastarfsemi“ „Þegar fjármagnið klárast, þá klárast líka aðgengið“ Hressar og skemmtilegar systur með geitur á Geysi Loka hluta útsýnispallsins vegna aurskriðu Sjávarútvegurinn standi höllum fæti Starfsáætlun Alþingis felld úr gildi Höggin dynji á sjávarútveginum og áhugi kvenna á iðnstörfum minnkar Erlendur ferðamaður féll í Brúará Ein á móti rýmkuðu sorgarleyfi „Erum ekki dúkkur sem Snorri getur sagt fyrir verkum“ Kýldi konu eftir kynmök: „Hvað, getur þú ekki meira?“ Missti nánast sjónina þegar sláttuorf skaut steini í annað augað Mál áfengisverslananna komin til ákærusviðs, aftur Frumvarp um farþegalista samþykkt Kolbrún segir gesti nefndarinnar handbendi minnihlutans Löng bílaröð meðan hæðarslá er lagfærð Öllum sagt upp: „Ekkert verið að hugsa um félagsmiðstöðvastarf“ Launahækkunin mun fara í gegn en kerfið endurskoðað í haust Búa sig undir margmenni á Hengil Ultra Ásthildur Lóa skammar þingheim Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Vísbendingar um að síðasta vígið sé fallið Innlent Klara Baldursdóttir er látin Innlent Konan sem féll í Brúará er látin Innlent Deilurnar halda áfram og Musk boðar „Ameríkuflokkinn“ Erlent „Erum ekki dúkkur sem Snorri getur sagt fyrir verkum“ Innlent Fimm frumvörp fjögurra ráðuneyta samþykkt Innlent Kýldi konu eftir kynmök: „Hvað, getur þú ekki meira?“ Innlent Aftur logar eldur í Læradal Erlent Glittir í endurkomu sumarsins Veður „Ef þetta gengur vel mun hún eignast allan bátinn“ Innlent Fleiri fréttir Ummæli Kolbrúnar blaut tuska í andlit ungmenna Norðurlandamót í Bridge á Laugarvatni alla helgina Yfirfara þurfi öryggismál við Brúará Enn eitt banaslysið í Brúará, landvinningar lúsmýs og þungarokkshátíð Vísbendingar um að síðasta vígið sé fallið „Ef þetta gengur vel mun hún eignast allan bátinn“ Konan sem féll í Brúará er látin Fimm frumvörp fjögurra ráðuneyta samþykkt Klara Baldursdóttir er látin Þyrla Landhelgisgæslunnar kölluð út vegna göngumanns „Kraftmiklar og afgerandi aðgerðir gegn skipulagðri brotastarfsemi“ „Þegar fjármagnið klárast, þá klárast líka aðgengið“ Hressar og skemmtilegar systur með geitur á Geysi Loka hluta útsýnispallsins vegna aurskriðu Sjávarútvegurinn standi höllum fæti Starfsáætlun Alþingis felld úr gildi Höggin dynji á sjávarútveginum og áhugi kvenna á iðnstörfum minnkar Erlendur ferðamaður féll í Brúará Ein á móti rýmkuðu sorgarleyfi „Erum ekki dúkkur sem Snorri getur sagt fyrir verkum“ Kýldi konu eftir kynmök: „Hvað, getur þú ekki meira?“ Missti nánast sjónina þegar sláttuorf skaut steini í annað augað Mál áfengisverslananna komin til ákærusviðs, aftur Frumvarp um farþegalista samþykkt Kolbrún segir gesti nefndarinnar handbendi minnihlutans Löng bílaröð meðan hæðarslá er lagfærð Öllum sagt upp: „Ekkert verið að hugsa um félagsmiðstöðvastarf“ Launahækkunin mun fara í gegn en kerfið endurskoðað í haust Búa sig undir margmenni á Hengil Ultra Ásthildur Lóa skammar þingheim Sjá meira