Sandgerðisbær fyrsta sveitarfélagið í rafræna skjalavörslu

„Þjóðskjalasafn Íslands hefur veitt Sandgerðisbæ heimild til að hefja rafræna skjalavörslu og skila gögnum á rafrænu formi til safnsins til langtímavarðveislu. Sandgerðisbær er fyrsta sveitarfélagið hérlendis sem fær slíka heimild.“ Þetta segir í tilkynningu frá Þjóðskjalasafni Íslands.

„Um er að ræða heimild til að afhenda gögn á rafrænu formi úr skjalavörslukerfi bæjarins. Sandgerðisbær mun því hætta að prenta út gögn úr kerfinu til varðveislu og varðveita gögnin eingöngu á rafrænu formi. Undanfarna mánuði hafa starfsmenn Sandgerðisbæjar og Þjóðskjalasafns unnið að málinu í góðu samstarfi. Fyrsta afhending á rafrænum gögnum Sandgerðisbæjar verður árið 2017. Sandgerðisbær er afhendingarskyldur til Þjóðskjalasafns þar sem sveitarfélagið er ekki aðili að héraðsskjalasafni.“

Að sögn Sigrúnar Árnadóttur, bæjarstjóra í Sandgerði, er rafræn skráning skjala liður í áherslu á faglega stjórnsýslu og auðveldar yfirsýn og rekjanleika mála auk þess sem þjónusta við bæjarbúa verður betri.

„Um leið verður umtalsverður sparnaður á pappír og geymsluplássi“, segir Sigrún Árnadóttir bæjarstjóri í Sandgerði.

„Þjóðskjalasafn setti árið 2009 fyrst reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim. Síðan hafa stofnanir og embætti ríkisins tilkynnt alls 146 gagnakerfi til safnsins og fjöld ríkisstofnana fengið heimild til rafrænnar skjalavörslu. Þjóðskjalasafn hefur fengið til varðveislu alls 17 afhendingar á rafrænum gögnum og á næstu árum munu rafræn gögn í safnkosti Þjóðskjalasafns margfaldast.

Að sögn Eiríks G. Guðmundssonar, þjóðskjalavarðar, eru enn fjölmörg gagnakerfi hjá hjá hinu opinbera sem sem eftir á að tilkynna safninu svo hægt sé að tryggja varðveislu og aðgengi að upplýsingum í þeim til framtíðar,“ segir í tilkynningu.