Skynsamleg fjárfesting í uppsveiflu?

Í rekstri fyrirtækja skiptir miklu máli að hlúa vel að mannauðnum sínum svo sú fjárfesting sem í honum felst sé sem arðsömust. Eftir misseri erfiðleika í íslensku atvinnulífi liggur framundan uppsveifla sem í felast mörg tækifæri. Í þessum tækifærum mun stýring mannauðsins skipta sköpum og í þeirri stýringu munu réttu verkfærin skipa stóran sess.

Stjórnendur þurfa aðgang að réttum upplýsingum um starfsfólk í sinni ákvarðanatöku og mannauðsstjórar þurfa að geta miðlað slíkum upplýsingum hratt og vel. Lykillinn er gott mannauðskerfi.

Starfsfólkið er okkar dýrmætasta eign. Þekking starfsmanna, reynsla, líðan þeirra og velferð skiptir því fyrirtæki miklu máli. Utanumhald starfsmannaupplýsinga hjálpar fyrirtækjum að hafa starfsmannamálin í lagi, tryggir að nýliðar skrifi undir ráðningarsamning, fari á nýliðanámskeið, sé afhent aðgangskort og svo framvegis. Einnig að þekking starfsmanna sé á pari við þær kröfur sem fyrirtækið gerir og að þróun þekkingar sé í rétta átt. Að starfsmenn sem láta af störfum séu látnir skila búnaði eða fríðindum sem eru í eigu fyrirtækisins, tölvum, mælitækjum, símum, aðgangskortum, afsláttarkjörum og svo framvegis.

Undanfarin misseri hefur áherslan í mannauðskerfum verið að færast frá mannauðssviðum fyrirtækja yfir til stjórnendanna sjálfra. Stjórnendur vilja og þurfa að hafa greiðan aðgang að rauntímaupplýsingum um sitt fólk.

Með því ná þeir að bregðast hraðar við uppákomum svosem skyndilegri aukningu yfirvinnu eða veikinda, útrunninna réttinda og fleira. Starfsmannahald fyrirtækja hefur oft á tíðum unnið og miðlað slíkum upplýsingum en með nýrri tækni er einfalt að veita stjórnendum beinan aðgang að þeim upplýsingum sem skipta þá máli. Upplýsingum sem stjórnir fyrirtækja vilja að stjórnendur fylgist með, því á endanum hefur það jákvæð áhrif á afkomu fyrirtækisins.

Misjafnt er hvaða upplýsingar skapa fyrirtækjum ávinning þegar kemur að mannauðsupplýsingum. Flest fyrirtæki vilja fylgjast grannt með kostnaðarskapandi þáttum, svo sem launum, yfirvinnu, veikindum og þess háttar. Önnur fyrirtæki skiptir miklu máli að réttindum, svo sem vinnuvélaréttindum eða einhvers konar vottunum, sé viðhaldið og þau renni ekki út. Hverjar sem upplýsingarnar eru sem fylgjast skal með, þá hjálpa mannauðskerfi við slík eftirlit.

Aðgangur stjórnenda að upplýsingum um mætingu, fjarvistir, veikindi, réttindi, þekkingu og fleira gerir stjórnendum auðveldara að stjórna sínu fólki á hagkvæmari hátt.

Þá eru ráðningarmál, svo sem móttaka umsókna, úrvinnsla umsókna, samskipti við umsækjendur og sjálf ráðningin, orðin fyrirferðarmeiri þáttur vegna síaukins fjölda umsókna í núverandi ástandi á markaðnum. Í ráðningarferlinu hefur gott verkfæri mikil áhrif á verkflæði, skipulag, gæði ferlisins og síðast en ekki síst minnkar kostnað þar sem ferlið verður markvissara. Verkfærið tryggir að öllum umsækjendum er svarað, auðvelt er að halda utan um hvern og einn umsækjanda, aðgengi stjórnenda að umsóknum batnar og ímynd fyrirtækisins verður jákvæðari í huga umsækjenda.

Í mannauðskerfum er gjarnan að finna mikið af upplýsingum sem gagnast við rekstur fyrirtækisins eða stýringu starfsmanna og stjórnenda. Mikilvægt er að nýta þessar upplýsingar og gera aðgengilegar þeim sem þær þurfa. Að framan voru taldir upp nokkrir kostir þess að gefa stjórnendum aðgang. Aðgengi starfsmanna er ekki síður mikilvægt.

Starfsmenn sjá til þess að upplýsingar þeirra séu réttar og uppfærðar reglulega, þeir geta fengið aðgang að skjölum, starfsmannasamtölum, launaupplýsingum o.fl. hafi þeir réttindi til. Besti aðilinn til að viðhalda starfsmannaupplýsingum er yfirleitt starfsmaðurinn sjálfur. Þannig bætist sífellt við upplýsingar sem stjórnendur geta nýtt sér á einhvern hátt. Það er ekki bara þannig að fyrirtæki velji sér starfsfólk - starfsfólk velur sér einnig vinnustað.

Það getur verið stór kostur að halda starfsmannaupplýsingum í einu kerfi. Með því móti sparast innsláttur, villuhætta minnkar og flækjustig við að tengja saman mörg kerfi. Upplýsingar sem umsækjandi fyllir út á umsóknareyðublaði ættu að flytjast yfir í launa- og mannauðskerfi, þaðan yfir til stjórnenda, yfir á innri og ytri vefi og svo framvegis. Þannig haldast upplýsingarnar réttar, ekki er verið að halda við starfsmannalistum á mörgum stöðum heldur eru upplýsingarnar alltaf lesnar beint úr mannauðskerfinu. Starfsmaður sem hættir hverfur þá sjálfkrafa af vefjum og nýr starfsmaður bætist sjálfkrafa við um leið og hann er stofnaður í launakerfinu.

Í vændum er uppsveifla. Hvernig fyrirtæki búa í haginn fyrir komandi uppsveiflu mun hafa afgerandi áhrif á gengi þeirra í samkeppninni á næstu misserum. Tæknin leikur þar stóran þátt og þau verkfæri sem hún býður upp á.

Grípum tækifærið og látum tæknina styðja við mannauðinn okkar á tímum uppgangs og velgengni. Fortíðinni getum við ekki breytt en framtíðin er í okkar höndum. Gott mannauðskerfi er fjárfesting sem borgar sig.