13 ráð á föstudeginum þrettánda vegna stafrænnar áskorunar Covid-19 Guðmundur Arnar Þórðarson skrifar 13. mars 2020 13:30 Líklega stærsti hvati tæknibreytinga frá aldamótum Hjá fyrirtækjum er upplýsingatækni annað hvort stór þáttur árangurs eða hindrun þess að fyrirtæki nái árangri. Fyrir því geta verið ýmsar ástæður. Í dag stöndum við frammi fyrir nýrri áskorun vegna Covid-19, áskorun sem mun leiða af sér breytingu starfsaðferða og verða jafnframt einn stærsti hvati tæknibreytinga sem við höfum séð frá aldamótum. Nú keppast fyrirtæki, stór sem smá, við að setja upp vefverslanir, innleiða fjarvinnu starfsmann heiman frá sér, allt viðbrögð við breyttu landslagi og krefjandi aðstæðum. Tæknivædd fyrirtæki á heimavelli Þau fyrirtæki sem eru vel stödd tæknilega, hafa nýtt sér þekkingu og hæfni til að fínpússa ferla sína, hafa auðvitað forskot á önnur sem standa þeim að baki. Þau geta strax svarað aukinni eftirspurn og brugðist við án þess að ráðast í stærri breytingar, þau eru á heimavelli. Eitthvað af þessum áhrifum mun eðlilega ganga til baka, en það er margt í þessari þróun sem er af hinu góða og ýtir okkur sem samfélag til að taka upp skilvirkari vinnuaðferðir, heilbrigðari fundarmenningu með betri hagnýtingu tækninnar. Oft eru stór skref tekin á stuttum tíma. Dæmi um slíkt er að nú stendur yfir breyting á sveitarstjórnarlögum svo hægt sé að styðja betur við fjarvinnu. En af hverju getur upplýsingatæknin verið hindrun árangurs? Einfalda svarið er að upplýsingatækni þarf að þróast með rekstrinum og þörfum viðskiptavinanna. Um leið og hún nær því ekki, er hún orðin hindrun árangurs og framþróunar. Í núverandi aðstæðum þar sem starfsmenn þurfa að vinna heima og þarfir markaðarins breytast m.a. í breyttri kauphegðun er mikilvægt að geta brugðist hratt við. Hvað þurfa fyrirtæki að hafa til að geta boðið starfsmönnum að vinna í fjarvinnu? Í fyrsta lagi þurfa starfsmenn að geta nálgast þau kerfi sem eru í notkun en jafnframt þurfa kerfin að styðja við breyttar starfsaðferðir. Sem dæmi er nauðsynlegt að allir starfsmenn hafi aðgang að og noti samskiptaverkfæri sem geta nýst í mynd og á símafundi, unnið sameiginlega í skjölum, unnið eftir skilgreindum ferlum og umfram allt haft yfirsýn yfir verkefnin sín og fyrirtækisins. Sem dæmi dugar ekki lengur að verkefnin séu uppi á vegg eða töflu, þau þurfa að eiga sér stafræna hliðstæðu. Kennsla, aukin færni og yfirsýn Þetta getur þýtt að það þurfi að innleiða ný kerfi og að kenna fólki á þau. Kosturinn er að þessi þekking er til staðar sem og námsefnið. Umfram allt erum við að upplifa aðstæður þar sem fólk finnur nauðsyn þess að bregðast við og er það besti meðbyr breytinga og þróunar. Það fer svo eftir aðstæðum hverju sinni, hve vel kerfi vinna saman og hve góða yfirsýn er hægt að búa til. Að hafa mörg sjálfstæð kerfi og takmarkaða yfirsýn er umbótatækifæri sem hægt er að leysa í næstu skrefum. Stjórnunaraðferðir þurfa að aðlagast Mikilvægt er að gleyma ekki að huga að stjórnunaraðferðum og ferlum sem upplýsingatæknin styður við. Þeim gæti þurft að breyta eða jafnvel þarf að innleiða nýja ferla. Ljóst er að samhæfa þarf starfshætti og upplýsingatæknin til að geta haldið utan um verkefni og mælingar á árangri. Allt eru þetta jákvæð skref sem þarf ekki að stíga öll á sama tíma, en mikilvægt er að haldið sé vel utan um verkefnið því þessi umbreyting er aðeins að hluta tæknileg. Fólk og ferlar þurfa að fá að fylgja með. 13 ráð sem eru einföld og sem auðvelt er aðlaga að aðstæðum og menningu hverju sinni: ·Greinið þörfina og ákveðið hvaða verkfæri (kerfi) á að nota ·Innleiðið þau verkfæri sem uppá vantar, t.d. er fljótlegt að hrinda í notkun algengustu samvinnu- og samskiptatólunum. ·Farið yfir öryggismálin því sjaldnast er kveikt á hæfilegu öryggi í upphafi. ·Fáið með ykkur samstarfsaðila sem hefur gert þetta áður ·Útnefnið eldhuga verkefnis og eigendur. ·Haldið utan um verkefnin, t.d. með til þess gerðum verkfærum og mælið árangur ·Skilgreinið stutta daglega og reglubundna fjar- eða myndfundi með það að marki að gagnlegra getur verið að hittist oftar og styttra í senn. ·Styðjið vel við alla starfsmenn, t.d. með stafrænni fræðslu en best er að læra með því að fá að spreyta sig og gera mistök. ·Gætið þess að allir starfsmenn noti samskiptatólin, bæði þeir sem eru á skrifstofunni og þeir sem eru í fjarvinnu ·Skilgreinið leikreglur, hvað þýða t.d. broskallar eða “thumbs-up” merki í samskiptum ? ·Farið yfir og skipuleggið símsvörun ·Stýrið skipulega verkefnum, umbótatækifærum og lærdómi. Upplýsið um framvindu umbóta. ·Njótið ferilsins, að ljúka umbótum veitir ánægju - en leiðin getur verið þung og því mikilvægt að brjóta í hæfilega bita, t.d. með einföldum vegvísi og markmiðum. Haldið upp á árangur. Hvað verður um gömlu kerfin ? Að lokum þarf svo að muna að slökkva á gömlu verkfærunum, það gleymist of oft og tæknikeðjan lengist með tilheyrandi flækjustigi og kostnaði sem algeng ástæða þess að tæknin verður hindrun, svifasein eða of dýr í rekstri. Best er að setja slík umbótaverkefni á dagskrá þar sem yfirleitt má lækka rekstrarkostnað, áhættu og flækjustig umtalsvert, það einfaldar svo alla komandi framþróun. Höfundur er stjórnunarráðgjafi með áherslu á upplýsingatækni hjá Intellecta og hefur yfir 20 ára reynslu í faginu sem sérfræðingur, ráðgjafi og stjórnandi. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Tækni Wuhan-veiran Mest lesið Hver er ábyrgð Icelandair? Sævar Þór Jónsson Skoðun ChatGPT um íslenska húsnæðismarkaðinn Yngvi Ómar Sighvatsson Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir Skoðun Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason Skoðun Ísland: Landið sem unga fólkið flykkist til Kristófer Már Maronsson Skoðun Það sem við vökvum, það vex: Taktu stjórn á algóritma samfélagsmiðla og huga þínum Steindór Þórarinsson Skoðun Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson Skoðun Tölum um það sem er í boði fyrir ungt fólk Bjarney Rún Haraldsdóttir,Eva Rós Ólafsdóttir Skoðun Ísland: Landið sem unga fólkið flýr Einar Jóhannes Guðnason Skoðun Milljónir úr launaumslögum til vopnakaupa Ástþór Magnússon Skoðun Skoðun Skoðun Íslenski skorturinn Björg Eva Erlendsdóttir skrifar Skoðun Ofhugsanir: orsök & afleiðing Sara Pálsdóttir skrifar Skoðun Ísland: Landið sem unga fólkið flykkist til Kristófer Már Maronsson skrifar Skoðun Öldrunarþjónustan – tækifæri og áskoranir Sandra B. Franks skrifar Skoðun ChatGPT um íslenska húsnæðismarkaðinn Yngvi Ómar Sighvatsson skrifar Skoðun Milljónir úr launaumslögum til vopnakaupa Ástþór Magnússon skrifar Skoðun Í orði en ekki á borði - stuðningur Íslands við Úkraínu Erlingur Erlingsson skrifar Skoðun Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson skrifar Skoðun Fatlað fólk á Íslandi Alma Ýr Ingólfsdóttir skrifar Skoðun Tölum um það sem er í boði fyrir ungt fólk Bjarney Rún Haraldsdóttir,Eva Rós Ólafsdóttir skrifar Skoðun Hver er ábyrgð Icelandair? Sævar Þór Jónsson skrifar Skoðun Gervigreindin og atvinnulífið Þorsteinn Siglaugsson skrifar Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir skrifar Skoðun Það sem við vökvum, það vex: Taktu stjórn á algóritma samfélagsmiðla og huga þínum Steindór Þórarinsson skrifar Skoðun Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason skrifar Skoðun Eins og þú kallar í skóginn….. – við þurfum að þora að ræða viðkvæmu málin Björn Bjarki Þorsteinsson,Unnur Valborg Hilmarsdóttir skrifar Skoðun Hinn stóri pakki ósýnilegrar reynslu Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun GOGG, GOGG, GOGG og aftur GOGG Guðrún Njálsdóttir skrifar Skoðun Eru sumir íslenskir stjórnmálamenn að bergmála áróður Kremlar? Guðni Freyr Öfjörð skrifar Skoðun Beðið eftir orkumálaráðherra Eggert Valur Guðmundsson,Gunnar Aron Ólason skrifar Skoðun Ísland: Landið sem unga fólkið flýr Einar Jóhannes Guðnason skrifar Skoðun „Við verðum að fylgja lögum“ Hópur listafólks skrifar Skoðun Ég er ekki alki Þorgerður María Þorbjarnardóttir skrifar Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? Magnea Marinósdóttir skrifar Skoðun „Þetta reddast“ og heilsan að húfi? Alexander Aron Guðjónsson,Ásta Logadóttir skrifar Skoðun Nauðsyn námsgagna Álfhildur Leifsdóttir,Hólmfríður Jennýar Árnadóttir skrifar Skoðun Hvort er ánægjulegra, kynlíf eða verslunarleiðangur? Gró Einarsdóttir skrifar Skoðun Fást engin svör Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Sannleikurinn um Evrópusambandið V: 26 þjóðir hafa hafnað eigin gjaldmiðli, líka Þýzkaland með sitt ofursterka Mark Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Mannréttindabrot á vinnumarkaði Helgi Brynjarsson skrifar Sjá meira
Líklega stærsti hvati tæknibreytinga frá aldamótum Hjá fyrirtækjum er upplýsingatækni annað hvort stór þáttur árangurs eða hindrun þess að fyrirtæki nái árangri. Fyrir því geta verið ýmsar ástæður. Í dag stöndum við frammi fyrir nýrri áskorun vegna Covid-19, áskorun sem mun leiða af sér breytingu starfsaðferða og verða jafnframt einn stærsti hvati tæknibreytinga sem við höfum séð frá aldamótum. Nú keppast fyrirtæki, stór sem smá, við að setja upp vefverslanir, innleiða fjarvinnu starfsmann heiman frá sér, allt viðbrögð við breyttu landslagi og krefjandi aðstæðum. Tæknivædd fyrirtæki á heimavelli Þau fyrirtæki sem eru vel stödd tæknilega, hafa nýtt sér þekkingu og hæfni til að fínpússa ferla sína, hafa auðvitað forskot á önnur sem standa þeim að baki. Þau geta strax svarað aukinni eftirspurn og brugðist við án þess að ráðast í stærri breytingar, þau eru á heimavelli. Eitthvað af þessum áhrifum mun eðlilega ganga til baka, en það er margt í þessari þróun sem er af hinu góða og ýtir okkur sem samfélag til að taka upp skilvirkari vinnuaðferðir, heilbrigðari fundarmenningu með betri hagnýtingu tækninnar. Oft eru stór skref tekin á stuttum tíma. Dæmi um slíkt er að nú stendur yfir breyting á sveitarstjórnarlögum svo hægt sé að styðja betur við fjarvinnu. En af hverju getur upplýsingatæknin verið hindrun árangurs? Einfalda svarið er að upplýsingatækni þarf að þróast með rekstrinum og þörfum viðskiptavinanna. Um leið og hún nær því ekki, er hún orðin hindrun árangurs og framþróunar. Í núverandi aðstæðum þar sem starfsmenn þurfa að vinna heima og þarfir markaðarins breytast m.a. í breyttri kauphegðun er mikilvægt að geta brugðist hratt við. Hvað þurfa fyrirtæki að hafa til að geta boðið starfsmönnum að vinna í fjarvinnu? Í fyrsta lagi þurfa starfsmenn að geta nálgast þau kerfi sem eru í notkun en jafnframt þurfa kerfin að styðja við breyttar starfsaðferðir. Sem dæmi er nauðsynlegt að allir starfsmenn hafi aðgang að og noti samskiptaverkfæri sem geta nýst í mynd og á símafundi, unnið sameiginlega í skjölum, unnið eftir skilgreindum ferlum og umfram allt haft yfirsýn yfir verkefnin sín og fyrirtækisins. Sem dæmi dugar ekki lengur að verkefnin séu uppi á vegg eða töflu, þau þurfa að eiga sér stafræna hliðstæðu. Kennsla, aukin færni og yfirsýn Þetta getur þýtt að það þurfi að innleiða ný kerfi og að kenna fólki á þau. Kosturinn er að þessi þekking er til staðar sem og námsefnið. Umfram allt erum við að upplifa aðstæður þar sem fólk finnur nauðsyn þess að bregðast við og er það besti meðbyr breytinga og þróunar. Það fer svo eftir aðstæðum hverju sinni, hve vel kerfi vinna saman og hve góða yfirsýn er hægt að búa til. Að hafa mörg sjálfstæð kerfi og takmarkaða yfirsýn er umbótatækifæri sem hægt er að leysa í næstu skrefum. Stjórnunaraðferðir þurfa að aðlagast Mikilvægt er að gleyma ekki að huga að stjórnunaraðferðum og ferlum sem upplýsingatæknin styður við. Þeim gæti þurft að breyta eða jafnvel þarf að innleiða nýja ferla. Ljóst er að samhæfa þarf starfshætti og upplýsingatæknin til að geta haldið utan um verkefni og mælingar á árangri. Allt eru þetta jákvæð skref sem þarf ekki að stíga öll á sama tíma, en mikilvægt er að haldið sé vel utan um verkefnið því þessi umbreyting er aðeins að hluta tæknileg. Fólk og ferlar þurfa að fá að fylgja með. 13 ráð sem eru einföld og sem auðvelt er aðlaga að aðstæðum og menningu hverju sinni: ·Greinið þörfina og ákveðið hvaða verkfæri (kerfi) á að nota ·Innleiðið þau verkfæri sem uppá vantar, t.d. er fljótlegt að hrinda í notkun algengustu samvinnu- og samskiptatólunum. ·Farið yfir öryggismálin því sjaldnast er kveikt á hæfilegu öryggi í upphafi. ·Fáið með ykkur samstarfsaðila sem hefur gert þetta áður ·Útnefnið eldhuga verkefnis og eigendur. ·Haldið utan um verkefnin, t.d. með til þess gerðum verkfærum og mælið árangur ·Skilgreinið stutta daglega og reglubundna fjar- eða myndfundi með það að marki að gagnlegra getur verið að hittist oftar og styttra í senn. ·Styðjið vel við alla starfsmenn, t.d. með stafrænni fræðslu en best er að læra með því að fá að spreyta sig og gera mistök. ·Gætið þess að allir starfsmenn noti samskiptatólin, bæði þeir sem eru á skrifstofunni og þeir sem eru í fjarvinnu ·Skilgreinið leikreglur, hvað þýða t.d. broskallar eða “thumbs-up” merki í samskiptum ? ·Farið yfir og skipuleggið símsvörun ·Stýrið skipulega verkefnum, umbótatækifærum og lærdómi. Upplýsið um framvindu umbóta. ·Njótið ferilsins, að ljúka umbótum veitir ánægju - en leiðin getur verið þung og því mikilvægt að brjóta í hæfilega bita, t.d. með einföldum vegvísi og markmiðum. Haldið upp á árangur. Hvað verður um gömlu kerfin ? Að lokum þarf svo að muna að slökkva á gömlu verkfærunum, það gleymist of oft og tæknikeðjan lengist með tilheyrandi flækjustigi og kostnaði sem algeng ástæða þess að tæknin verður hindrun, svifasein eða of dýr í rekstri. Best er að setja slík umbótaverkefni á dagskrá þar sem yfirleitt má lækka rekstrarkostnað, áhættu og flækjustig umtalsvert, það einfaldar svo alla komandi framþróun. Höfundur er stjórnunarráðgjafi með áherslu á upplýsingatækni hjá Intellecta og hefur yfir 20 ára reynslu í faginu sem sérfræðingur, ráðgjafi og stjórnandi.
Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir Skoðun
Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason Skoðun
Það sem við vökvum, það vex: Taktu stjórn á algóritma samfélagsmiðla og huga þínum Steindór Þórarinsson Skoðun
Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson Skoðun
Skoðun Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson skrifar
Skoðun Tölum um það sem er í boði fyrir ungt fólk Bjarney Rún Haraldsdóttir,Eva Rós Ólafsdóttir skrifar
Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir skrifar
Skoðun Það sem við vökvum, það vex: Taktu stjórn á algóritma samfélagsmiðla og huga þínum Steindór Þórarinsson skrifar
Skoðun Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason skrifar
Skoðun Eins og þú kallar í skóginn….. – við þurfum að þora að ræða viðkvæmu málin Björn Bjarki Þorsteinsson,Unnur Valborg Hilmarsdóttir skrifar
Skoðun Eru sumir íslenskir stjórnmálamenn að bergmála áróður Kremlar? Guðni Freyr Öfjörð skrifar
Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? Magnea Marinósdóttir skrifar
Skoðun Sannleikurinn um Evrópusambandið V: 26 þjóðir hafa hafnað eigin gjaldmiðli, líka Þýzkaland með sitt ofursterka Mark Ole Anton Bieltvedt skrifar
Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir Skoðun
Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason Skoðun
Það sem við vökvum, það vex: Taktu stjórn á algóritma samfélagsmiðla og huga þínum Steindór Þórarinsson Skoðun
Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson Skoðun