13 ráð á föstudeginum þrettánda vegna stafrænnar áskorunar Covid-19 Guðmundur Arnar Þórðarson skrifar 13. mars 2020 13:30 Líklega stærsti hvati tæknibreytinga frá aldamótum Hjá fyrirtækjum er upplýsingatækni annað hvort stór þáttur árangurs eða hindrun þess að fyrirtæki nái árangri. Fyrir því geta verið ýmsar ástæður. Í dag stöndum við frammi fyrir nýrri áskorun vegna Covid-19, áskorun sem mun leiða af sér breytingu starfsaðferða og verða jafnframt einn stærsti hvati tæknibreytinga sem við höfum séð frá aldamótum. Nú keppast fyrirtæki, stór sem smá, við að setja upp vefverslanir, innleiða fjarvinnu starfsmann heiman frá sér, allt viðbrögð við breyttu landslagi og krefjandi aðstæðum. Tæknivædd fyrirtæki á heimavelli Þau fyrirtæki sem eru vel stödd tæknilega, hafa nýtt sér þekkingu og hæfni til að fínpússa ferla sína, hafa auðvitað forskot á önnur sem standa þeim að baki. Þau geta strax svarað aukinni eftirspurn og brugðist við án þess að ráðast í stærri breytingar, þau eru á heimavelli. Eitthvað af þessum áhrifum mun eðlilega ganga til baka, en það er margt í þessari þróun sem er af hinu góða og ýtir okkur sem samfélag til að taka upp skilvirkari vinnuaðferðir, heilbrigðari fundarmenningu með betri hagnýtingu tækninnar. Oft eru stór skref tekin á stuttum tíma. Dæmi um slíkt er að nú stendur yfir breyting á sveitarstjórnarlögum svo hægt sé að styðja betur við fjarvinnu. En af hverju getur upplýsingatæknin verið hindrun árangurs? Einfalda svarið er að upplýsingatækni þarf að þróast með rekstrinum og þörfum viðskiptavinanna. Um leið og hún nær því ekki, er hún orðin hindrun árangurs og framþróunar. Í núverandi aðstæðum þar sem starfsmenn þurfa að vinna heima og þarfir markaðarins breytast m.a. í breyttri kauphegðun er mikilvægt að geta brugðist hratt við. Hvað þurfa fyrirtæki að hafa til að geta boðið starfsmönnum að vinna í fjarvinnu? Í fyrsta lagi þurfa starfsmenn að geta nálgast þau kerfi sem eru í notkun en jafnframt þurfa kerfin að styðja við breyttar starfsaðferðir. Sem dæmi er nauðsynlegt að allir starfsmenn hafi aðgang að og noti samskiptaverkfæri sem geta nýst í mynd og á símafundi, unnið sameiginlega í skjölum, unnið eftir skilgreindum ferlum og umfram allt haft yfirsýn yfir verkefnin sín og fyrirtækisins. Sem dæmi dugar ekki lengur að verkefnin séu uppi á vegg eða töflu, þau þurfa að eiga sér stafræna hliðstæðu. Kennsla, aukin færni og yfirsýn Þetta getur þýtt að það þurfi að innleiða ný kerfi og að kenna fólki á þau. Kosturinn er að þessi þekking er til staðar sem og námsefnið. Umfram allt erum við að upplifa aðstæður þar sem fólk finnur nauðsyn þess að bregðast við og er það besti meðbyr breytinga og þróunar. Það fer svo eftir aðstæðum hverju sinni, hve vel kerfi vinna saman og hve góða yfirsýn er hægt að búa til. Að hafa mörg sjálfstæð kerfi og takmarkaða yfirsýn er umbótatækifæri sem hægt er að leysa í næstu skrefum. Stjórnunaraðferðir þurfa að aðlagast Mikilvægt er að gleyma ekki að huga að stjórnunaraðferðum og ferlum sem upplýsingatæknin styður við. Þeim gæti þurft að breyta eða jafnvel þarf að innleiða nýja ferla. Ljóst er að samhæfa þarf starfshætti og upplýsingatæknin til að geta haldið utan um verkefni og mælingar á árangri. Allt eru þetta jákvæð skref sem þarf ekki að stíga öll á sama tíma, en mikilvægt er að haldið sé vel utan um verkefnið því þessi umbreyting er aðeins að hluta tæknileg. Fólk og ferlar þurfa að fá að fylgja með. 13 ráð sem eru einföld og sem auðvelt er aðlaga að aðstæðum og menningu hverju sinni: ·Greinið þörfina og ákveðið hvaða verkfæri (kerfi) á að nota ·Innleiðið þau verkfæri sem uppá vantar, t.d. er fljótlegt að hrinda í notkun algengustu samvinnu- og samskiptatólunum. ·Farið yfir öryggismálin því sjaldnast er kveikt á hæfilegu öryggi í upphafi. ·Fáið með ykkur samstarfsaðila sem hefur gert þetta áður ·Útnefnið eldhuga verkefnis og eigendur. ·Haldið utan um verkefnin, t.d. með til þess gerðum verkfærum og mælið árangur ·Skilgreinið stutta daglega og reglubundna fjar- eða myndfundi með það að marki að gagnlegra getur verið að hittist oftar og styttra í senn. ·Styðjið vel við alla starfsmenn, t.d. með stafrænni fræðslu en best er að læra með því að fá að spreyta sig og gera mistök. ·Gætið þess að allir starfsmenn noti samskiptatólin, bæði þeir sem eru á skrifstofunni og þeir sem eru í fjarvinnu ·Skilgreinið leikreglur, hvað þýða t.d. broskallar eða “thumbs-up” merki í samskiptum ? ·Farið yfir og skipuleggið símsvörun ·Stýrið skipulega verkefnum, umbótatækifærum og lærdómi. Upplýsið um framvindu umbóta. ·Njótið ferilsins, að ljúka umbótum veitir ánægju - en leiðin getur verið þung og því mikilvægt að brjóta í hæfilega bita, t.d. með einföldum vegvísi og markmiðum. Haldið upp á árangur. Hvað verður um gömlu kerfin ? Að lokum þarf svo að muna að slökkva á gömlu verkfærunum, það gleymist of oft og tæknikeðjan lengist með tilheyrandi flækjustigi og kostnaði sem algeng ástæða þess að tæknin verður hindrun, svifasein eða of dýr í rekstri. Best er að setja slík umbótaverkefni á dagskrá þar sem yfirleitt má lækka rekstrarkostnað, áhættu og flækjustig umtalsvert, það einfaldar svo alla komandi framþróun. Höfundur er stjórnunarráðgjafi með áherslu á upplýsingatækni hjá Intellecta og hefur yfir 20 ára reynslu í faginu sem sérfræðingur, ráðgjafi og stjórnandi. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Tækni Wuhan-veiran Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Minn maður mun standa í lappirnar Helgi Pétursson Skoðun Hví Halla Hrund? – Skyldulesning! Ole Anton Bieltvedt Skoðun Er landið stjórnlaust og býr þjóðin við valdníðslu og rányrkju? Vilhelm Jónsson Skoðun Kjósum forseta sem við treystum Ingileif Jónsdóttir Skoðun Brjótum heimsblað! Hallgrímur Helgason Skoðun Afturbatapíka í skilgreiningu HKL Steingrímur Gunnarsson Skoðun Kryddum tilveruna í skrautbúning Ásdís Rán Gunnarsdóttir Skoðun Ó, vakna þú mín Þyrnirós! Ólafur H. Ólafsson Skoðun Það skiptir máli hver er forseti landsins Unnar Geir Unnarsson Skoðun Sanngjarnt lífeyriskerfi: Neikvæða eða jákvæða hvata til að virkja fatlað fólk til atvinnuþátttöku ? Gunnar Alexander Ólafsson ,Sigurður Árnason Skoðun Skoðun Skoðun Halla Tómasdóttir fyrir okkur unga fólkið Kári Sigfússon skrifar Skoðun Kjósum alvöru forseta en ekki óbreytt ástand Kári Allansson skrifar Skoðun Ætlar auðvaldinu loks að takast að ráða í forsetaembættið? Reynir Böðvarsson skrifar Skoðun Halla Hrund Logadóttir: Framtíðarforseti Íslands? Sandra B. Franks skrifar Skoðun Ég kýs Katrínu! Bjarnheiður Hallsdóttir skrifar Skoðun Opinber umræða í þágu hugsunar Gunnar Snorri Árnason skrifar Skoðun Hefur allt til brunns að bera Árný Björg Blandon skrifar Skoðun Brjótum heimsblað! Hallgrímur Helgason skrifar Skoðun Kjósum forseta sem við treystum Ingileif Jónsdóttir skrifar Skoðun Það skiptir máli hver er forseti landsins Unnar Geir Unnarsson skrifar Skoðun Sjálfstæði eða fall? Ágústa Ágústsdóttir skrifar Skoðun Afturbatapíka í skilgreiningu HKL Steingrímur Gunnarsson skrifar Skoðun Ó, vakna þú mín Þyrnirós! Ólafur H. Ólafsson skrifar Skoðun Kryddum tilveruna í skrautbúning Ásdís Rán Gunnarsdóttir skrifar Skoðun Er landið stjórnlaust og býr þjóðin við valdníðslu og rányrkju? Vilhelm Jónsson skrifar Skoðun Hví Halla Hrund? – Skyldulesning! Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Sanngjarnt lífeyriskerfi: Neikvæða eða jákvæða hvata til að virkja fatlað fólk til atvinnuþátttöku ? Gunnar Alexander Ólafsson ,Sigurður Árnason skrifar Skoðun Minn maður mun standa í lappirnar Helgi Pétursson skrifar Skoðun Þetta snýst um orkuna Hildur Sif Thorarensen skrifar Skoðun Dýrmætt veganesti í forsetaembættið Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Af hverju er Baldur mitt val Ásta Kristín Sigurjónsdóttir skrifar Skoðun Í djúpneti íslenskra stjórnmála Magnús Guðmundsson skrifar Skoðun Hvalveiðar á Íslandi, löng saga spillingar og sérhagsmunatengsla Valgerður Árnadóttir skrifar Skoðun Lestarsamgöngur milli Reykjavíkur og Keflavíkurflugvallar Guðmundur Björnsson skrifar Skoðun Er sjálfvirknivæðing að stela störfum og framtíðar möguleikum hjá drengjum sem geta ekki lesið sér til gagns? Davíð Bergmann skrifar Skoðun Jákvæðni á Bessastöðum Þorsteinn Magnússon skrifar Skoðun Ég styð Baldur sem næsta forseta! Gunnar Alexander Ólafsson skrifar Skoðun Þjóðarmorðið á Gasa í tölum og hlutverk Íslands Ingólfur Shahin skrifar Skoðun Rýnum í rót lestrarvandans. Hvað ert þú að gera til að styðja við barn í þínu nærumhverfi ? Rakel Linda Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Pólítísk aflúsun Ólafur Þór Ólafsson skrifar Sjá meira
Líklega stærsti hvati tæknibreytinga frá aldamótum Hjá fyrirtækjum er upplýsingatækni annað hvort stór þáttur árangurs eða hindrun þess að fyrirtæki nái árangri. Fyrir því geta verið ýmsar ástæður. Í dag stöndum við frammi fyrir nýrri áskorun vegna Covid-19, áskorun sem mun leiða af sér breytingu starfsaðferða og verða jafnframt einn stærsti hvati tæknibreytinga sem við höfum séð frá aldamótum. Nú keppast fyrirtæki, stór sem smá, við að setja upp vefverslanir, innleiða fjarvinnu starfsmann heiman frá sér, allt viðbrögð við breyttu landslagi og krefjandi aðstæðum. Tæknivædd fyrirtæki á heimavelli Þau fyrirtæki sem eru vel stödd tæknilega, hafa nýtt sér þekkingu og hæfni til að fínpússa ferla sína, hafa auðvitað forskot á önnur sem standa þeim að baki. Þau geta strax svarað aukinni eftirspurn og brugðist við án þess að ráðast í stærri breytingar, þau eru á heimavelli. Eitthvað af þessum áhrifum mun eðlilega ganga til baka, en það er margt í þessari þróun sem er af hinu góða og ýtir okkur sem samfélag til að taka upp skilvirkari vinnuaðferðir, heilbrigðari fundarmenningu með betri hagnýtingu tækninnar. Oft eru stór skref tekin á stuttum tíma. Dæmi um slíkt er að nú stendur yfir breyting á sveitarstjórnarlögum svo hægt sé að styðja betur við fjarvinnu. En af hverju getur upplýsingatæknin verið hindrun árangurs? Einfalda svarið er að upplýsingatækni þarf að þróast með rekstrinum og þörfum viðskiptavinanna. Um leið og hún nær því ekki, er hún orðin hindrun árangurs og framþróunar. Í núverandi aðstæðum þar sem starfsmenn þurfa að vinna heima og þarfir markaðarins breytast m.a. í breyttri kauphegðun er mikilvægt að geta brugðist hratt við. Hvað þurfa fyrirtæki að hafa til að geta boðið starfsmönnum að vinna í fjarvinnu? Í fyrsta lagi þurfa starfsmenn að geta nálgast þau kerfi sem eru í notkun en jafnframt þurfa kerfin að styðja við breyttar starfsaðferðir. Sem dæmi er nauðsynlegt að allir starfsmenn hafi aðgang að og noti samskiptaverkfæri sem geta nýst í mynd og á símafundi, unnið sameiginlega í skjölum, unnið eftir skilgreindum ferlum og umfram allt haft yfirsýn yfir verkefnin sín og fyrirtækisins. Sem dæmi dugar ekki lengur að verkefnin séu uppi á vegg eða töflu, þau þurfa að eiga sér stafræna hliðstæðu. Kennsla, aukin færni og yfirsýn Þetta getur þýtt að það þurfi að innleiða ný kerfi og að kenna fólki á þau. Kosturinn er að þessi þekking er til staðar sem og námsefnið. Umfram allt erum við að upplifa aðstæður þar sem fólk finnur nauðsyn þess að bregðast við og er það besti meðbyr breytinga og þróunar. Það fer svo eftir aðstæðum hverju sinni, hve vel kerfi vinna saman og hve góða yfirsýn er hægt að búa til. Að hafa mörg sjálfstæð kerfi og takmarkaða yfirsýn er umbótatækifæri sem hægt er að leysa í næstu skrefum. Stjórnunaraðferðir þurfa að aðlagast Mikilvægt er að gleyma ekki að huga að stjórnunaraðferðum og ferlum sem upplýsingatæknin styður við. Þeim gæti þurft að breyta eða jafnvel þarf að innleiða nýja ferla. Ljóst er að samhæfa þarf starfshætti og upplýsingatæknin til að geta haldið utan um verkefni og mælingar á árangri. Allt eru þetta jákvæð skref sem þarf ekki að stíga öll á sama tíma, en mikilvægt er að haldið sé vel utan um verkefnið því þessi umbreyting er aðeins að hluta tæknileg. Fólk og ferlar þurfa að fá að fylgja með. 13 ráð sem eru einföld og sem auðvelt er aðlaga að aðstæðum og menningu hverju sinni: ·Greinið þörfina og ákveðið hvaða verkfæri (kerfi) á að nota ·Innleiðið þau verkfæri sem uppá vantar, t.d. er fljótlegt að hrinda í notkun algengustu samvinnu- og samskiptatólunum. ·Farið yfir öryggismálin því sjaldnast er kveikt á hæfilegu öryggi í upphafi. ·Fáið með ykkur samstarfsaðila sem hefur gert þetta áður ·Útnefnið eldhuga verkefnis og eigendur. ·Haldið utan um verkefnin, t.d. með til þess gerðum verkfærum og mælið árangur ·Skilgreinið stutta daglega og reglubundna fjar- eða myndfundi með það að marki að gagnlegra getur verið að hittist oftar og styttra í senn. ·Styðjið vel við alla starfsmenn, t.d. með stafrænni fræðslu en best er að læra með því að fá að spreyta sig og gera mistök. ·Gætið þess að allir starfsmenn noti samskiptatólin, bæði þeir sem eru á skrifstofunni og þeir sem eru í fjarvinnu ·Skilgreinið leikreglur, hvað þýða t.d. broskallar eða “thumbs-up” merki í samskiptum ? ·Farið yfir og skipuleggið símsvörun ·Stýrið skipulega verkefnum, umbótatækifærum og lærdómi. Upplýsið um framvindu umbóta. ·Njótið ferilsins, að ljúka umbótum veitir ánægju - en leiðin getur verið þung og því mikilvægt að brjóta í hæfilega bita, t.d. með einföldum vegvísi og markmiðum. Haldið upp á árangur. Hvað verður um gömlu kerfin ? Að lokum þarf svo að muna að slökkva á gömlu verkfærunum, það gleymist of oft og tæknikeðjan lengist með tilheyrandi flækjustigi og kostnaði sem algeng ástæða þess að tæknin verður hindrun, svifasein eða of dýr í rekstri. Best er að setja slík umbótaverkefni á dagskrá þar sem yfirleitt má lækka rekstrarkostnað, áhættu og flækjustig umtalsvert, það einfaldar svo alla komandi framþróun. Höfundur er stjórnunarráðgjafi með áherslu á upplýsingatækni hjá Intellecta og hefur yfir 20 ára reynslu í faginu sem sérfræðingur, ráðgjafi og stjórnandi.
Sanngjarnt lífeyriskerfi: Neikvæða eða jákvæða hvata til að virkja fatlað fólk til atvinnuþátttöku ? Gunnar Alexander Ólafsson ,Sigurður Árnason Skoðun
Skoðun Sanngjarnt lífeyriskerfi: Neikvæða eða jákvæða hvata til að virkja fatlað fólk til atvinnuþátttöku ? Gunnar Alexander Ólafsson ,Sigurður Árnason skrifar
Skoðun Hvalveiðar á Íslandi, löng saga spillingar og sérhagsmunatengsla Valgerður Árnadóttir skrifar
Skoðun Er sjálfvirknivæðing að stela störfum og framtíðar möguleikum hjá drengjum sem geta ekki lesið sér til gagns? Davíð Bergmann skrifar
Skoðun Rýnum í rót lestrarvandans. Hvað ert þú að gera til að styðja við barn í þínu nærumhverfi ? Rakel Linda Kristjánsdóttir skrifar
Sanngjarnt lífeyriskerfi: Neikvæða eða jákvæða hvata til að virkja fatlað fólk til atvinnuþátttöku ? Gunnar Alexander Ólafsson ,Sigurður Árnason Skoðun