Um hlut­verka­tengsl, nánd og hlustun... stjórn­endur gæti að sér

Samskiptafærni, þá einkum góð hlustun og virðing fyrir sjónarmiðum starfsmanna er ein meginforsenda árangurs á sviði persónubundinnar stjórnunar. Góðir stjórnendur eru hins vegar ekki á hverju strái.

Í starfi mínu sem vinnusálfræðingur hef ég sinnt fjölmörgum fyrirtækjum og stofnunum á undanförnum árum. Hér er fjallað um tvennt sem ég tel verulega mikilvægt fyrir árangur stjórnenda í starfi.

Haltu réttri fjarlægð. Viðeigandi mörk þurfa að vera á milli stjórnenda og starfsmanna. Stjórnandinn hafi vara á sér að vera ekki of opinskár um einkahagi, málefni sem falla utan starfshlutverks á vinnustaðnum. Þegar starfmenn vita of mikið um persónuleg málefni stjórnandans getur það grafið undan ímynd hans og virðingu. Opinská tjáning um einkamál myndar tilfinningalegt nándarsamband sem breytir eðli samskiptanna. Fyrir stjórnandann getur slíkt haft ýmislegt neikvætt í för með sér, veikir meðal annars fagvitund stjórnandans í garð starfsmannsins og fagvitund starfsmanna til stjórnandans.

Stjórnandinn sé jafnframt meðvitaður um að stofna ekki til óviðeigandi hlutverkatengsla í samskiptum við starfsmenn. Dæmi um það er að óska eftir eða þiggja aðstoð við framkvæmdir á eigin heimili eða stofna til vináttutengsla við starfsmenn umfram það sem eðlilegt getur talist innan vinnustaðarins.

Ef stjórnandinn þarf síðar að taka á erfiðum starfsmannamálum getur ofangreint orðið honum eða henni fjötur um fót sökum hagsmunatogstreitu. Með því að stofna til óviðeigandi tengsla við starfsmenn hefur stjórnandinn gert sig vanhæfan til að sinna stjórnunarhlutverki sínu sem skyldi.

Ekki er með þessu verið að gefa í skyn að stjórnandinn eigi að láta hjá líða að mynda hlýleg og jákvæð tengsl, sem er viðeigandi og nauðsynlegt, heldur gæta þess að tengslin við starfsmenn séu ætíð á faglegum nótum hlutverkatengsla á vinnustaðnum.

Það sem hér hefur komið fram gildir einnig um almenna starfsmenn. Ef starfsmaður opnar sig of mikið um viðkvæm einkamál og eða stofnar til óviðeigandi hlutverkatengsla er líklegt að slíkt hafi neikvæð áhrif á afstöðu annarra í hans garð, ímynd hans eða hennar, auk þess að leiða til hagsmunaárekstra.

Góður stjórnandi hlustar vel og styður opin tjáskipti. Vinnustaðir eru opin kerfi og samskiptin margslungin. Margt bærist undir yfirborðinu sem getur verið nauðsynlegt að ræða um við yfirmenn. Dæmi um slíkt er íþyngjandi vinnuálag eða hnökrar í samskiptum sem getur verið viðkvæmt að vekja máls á og stundum treysta starfsmenn sér ekki til að tjá sig. Brýnt er að stjórnendur séu meðvitaðir um hvort eitthvað standi í vegi einlægrar tjáningar.

Ekki er óalgengt að starfsmaður áræði ekki að greina yfirmanni frá alvarlegri vanrækslu samstarfsmanns af ótta við að hreinskilnin komi í bakið á honum. Ef um er að ræða fjölskyldutengsla yfirmanns við umræddan starfsmann, þann sem stendur sig ekki í starfi, getur andrúmsloftið á vinnustaðnum orðið lævi blandið. Vandinn verður ekki leystur þó svo að yfirlýst stefna stjórnenda sé að öll mál séu rædd af hreinskilni og leyst. Önnur hliðstæð dæmi væri hægt að tína til. Þegar aðstæður eru með þessum hætti þarf að ráðast í aðgerðir sem miða að því að umbreyta forsendum vinnuumhverfisins svo starfsmenn treysti sér til þess að opna á viðkvæm mál við yfirmenn. Samskiptahæfni virkrar hlustunar er mikilvægt skref í þessa átt.

Stjórnendur ættu að leggja sig fram um að hlusta vel því hæfni á þessu sviði skiptir sköpum fyrir gott og skilvirkt vinnusamband,samskipti sem einkennast af trausti, virðingu, vellíðan og árangri. Öll búum við yfir innsæi og skilningi á því sem að okkur snýr og það skapar djúpa öryggiskennd og vellíðan þegar á okkur er hlustað af virðingu og skilningi.

Hlustun þarf að vera skilyrðislaus, einlæg, einbeitt og djúp. Eigin viðhorf og sjónarmið þarf að setja til hliðar svo vinni ekki gegn góðri athygli. Markmið virkrar hlustunar er að skyggnast inn í lífheim viðmælandans, greina hugsanir hans og tilfinningar. Vel orðaðar spurningar eru ætíð ómetanlegar til aukins innsæis og skilnings. Þegar við setjum okkur í spor annarra verða samskiptin jákvæð og innihaldsrík. Þannig er stuðlað að trúnaðartrausti og uppbyggilegum samskiptum í þágu skilvirks vinnustaðar.

Hlustun af óskiptri athygli krefst mikillar ögunar en æfingin skapar meistarann. Eitt það erfiðasta í upphafi er að halda aftur af eigin sjónarmiðum sem þrengja sér inn í vitund okkar og hamla athygli. Þegar það gerist missum við af dýrmætum ávinningi, því að tileinka okkur nýjar hugmyndir og sjónarmið. Með virkri hlustun víkkum við út sjóndeildarhringinn, verðum víðsýnni og hæfari í samskiptum.

Höfundur er fyrirtækja- og vinnusálfræðingur hjá Úrlausn sálfræðiþjónustu.