Þversögnin um skilvirkni

Ertu upptekinn? Endalausir fundir, allt á fullu og kannski aðeins meira en 100% með 15 verkefni í gangi í einu? Þér finnst þú vera skilvirkasta manneskja í heiminum, en ertu viss um að svo sé? Skilvirkni snýst fyrst og fremst um að búa til virði og það að vera alltaf upptekin er ekki það sama og að vera skilvirkur. Um þetta snýst þversögnin um skilvirkni.

Til að skilja þversögnina um skilvirkni þarf fyrst að skilja á milli tvenns konar skilvirkni, þ.e. annars vegar skilvirkni aðfanganna (e. resource efficiency) og hins vegar skilvirkni flæðis (e. flow efficiency). Að skilgreina skilvirkni aðfanganna (fólk, vélar o.s.frv.) er klassísk nálgun hefðbundinna stjórnunaraðferða en fæstir skoða skilvirkni flæðis, sem er það sem skiptir viðskiptavini mestu máli.

Skilvirkni flæðis

Það er að sjálfsögðu mikilvægt að skilja skilvirkni aðfanganna en í nútímafyrirtækjum sem vilja búa til virði með viðskiptavinum sínum þá skiptir skilvirkni flæðis ekki síður ef ekki meira máli. Það er í raun tilgangslaust að státa sig af því að hafa góða nýtingu á fólki, kerfum o.s.frv. ef viðskiptavinir upplifa bið, galla og annars konar óþægindi þegar þeir eiga viðskipti við fyrirtækið. Hefðbundnar hugmyndir um skilvirkni passa oft ekki inn í samkeppnisumhverfi nútímafyrirtækja. Hvað þá að hugmyndir um 100% nýtingu fólks sem „aðfanga“ sé eitthvað sem nútímafólk tengir við.

Mikil vinna ekki sama og framleiðni

Hugmyndir okkar um framleiðni eru af sama meiði þ.e. það að vinna mikið og lengi er ekki það sama og að hafa háa framleiðni. Flest fyrirtæki leggja mikið á sig til að mæla hversu duglegt fólk er að mæta á réttum tíma, sjá til þess að það sé við vélina (tölvuna) og endurtaki sömu hlutina aftur og aftur. Flókin kerfi halda utan um hver gerir hvað í hversu langan tíma og spár/áætlanir eru notaðar til að skipuleggja framvindu starfseminnar. Þetta hefur hins vegar lítið eða ekkert að gera með framleiðni, sem mælir gegnumstreymi eða hvað við fáum út úr hlutunum miðað við það hversu mikið við leggjum í hlutina. Það er því mikilvægt að skoða vel tímann sem notaður er í aðgerðir og ferla fyrirtækisins með það að leiðarljósi að minnka tímanotkun og þannig auka framleiðni. Þetta gæti þýtt að við ættum í raun að finna leiðir til að stytta vinnudaginn en ekki lengja hann og skapa þannig aðstæður þar sem allir hagsmunaaðilar vinna. Versta leiðin til að auka framleiðni er að auka álag á fólk eða ferla, þ.e. að biðja fólk um að vinna hraðar eða að borga fólki einstaklingsbónusa. Slíkar aðferðir eru gamaldags og byggja á þeirri hugmynd að fólk sé hálfmennskir róbótar og er ekki hluti af því sem kallað er nútímastjórnunaraðferðir. Mörgum fyrirtækjum er ljóst að nútímasamkeppnisumhverfi og nútímastarfsfólk kallar eftir nýjum stjórnunaraðferðum og fyrirtækjamenningu sem fóstrar hugmyndaauðgi, sköpunargáfu og ástríðu starfsfólks til að gera góða hluti.

Ein af þeim stjórnunaraðferðum sem horfir öðruvísi á hlutina og setur fókusinn á það hvernig virði verður til og hvernig viðskiptavinir upplifa þetta virði er straumlínustjórnun eða „lean“. Lean er sennilega útbreiddasta stjórnunaraðferð okkar tíma. Dæmi um lean má finna í öllum iðnaði og gerðum fyrirtækja og útbreiðsla lean á Íslandi hefur verið töluverð síðustu ár. Þrátt fyrir þessa miklu útbreiðslu um allan heim er grunnhugmyndafræðin oft illa skilgreind og almennt misskilin.

Fimmtudaginn 11. júní mun Niklas Modig halda fyrirlestur og vinnustofu sem ber heitið „This is Lean“ í Háskólanum í Reykjavík. Þar mun hann fara yfir inntakið í lean og afburða rekstrarstjórnun (e. operational excellence). Niklas hefur varið miklum tíma við rannsóknir hjá Toyota og hefur skoðað þjónustusvið þeirra með það fyrir augum að skilja hugmyndafræði Toyota og hvernig fyrirtækið notar sína hugmyndafræði utan framleiðsluferlanna. Niklas hefur áunnið sér sess sem einn fremsti lean-fyrirlesari heimsins í dag þegar kemur að lean í þjónustu og lean í stjórnun. Hann gaf út bókina „This is Lean – Resolving the Efficiency Paradox“ árið 2012. Skráning og nánari upplýsingar má finna á www.manino.is.