Minnisblöð embættismanna

Í starfi mínu sem ráðgjafi á sviði skjalastjórnar hef ég orðið þess vör að forstöðumenn opinberra stofnana eiga stundum erfitt með að greina á milli hvort skjöl, sem orðið hafa til í starfi þeirra, séu eign stofnunar eða þeirra sjálfra. Fréttablaðið skýrir frá athyglisverðu dæmi um slíkt vafaatriði.

Í Kastljósi Sjónvarpsins 24. febrúar sl. nefndi Davíð Oddsson, þáverandi seðlabankastjóri, að við tiltekt á skrifborði sínu hefði hann fundið minnisblað sem hann ritaði í júní sl. eftir samtal við Geir H. Haarde. Í sjónvarpsviðtalinu upplýsti Davíð að hann hefði varað forsætisráðherrann þáverandi við yfirvofandi hruni íslenska bankakerfisins þótt Geir reki ekki minni til þeirrar viðvörunar. Fréttablaðið greinir síðan frá því 20. mars sl. að Seðlabanki Íslands hefði hafnað ósk blaðsins um afrit af minnisblaðinu með þeim rökstuðningi að þar hefði verið um að ræða „persónulegt minnisblað formanns bankastjórnar" sem væri „í vörslu hans sjálfs".

Nú er mér ekki kunnugt um orðalag minnisblaðsins. Efni þess var þó augljóslega ekki minnisatriði um matarinnkaup á heimleið úr bankanum. Minnisblaðinu er heldur ekki lýst sem persónulegum hugleiðingum sem vöknuðu eftir samtalið. Í slíkum tilvikum væri minnisblaðið persónubundið og snerti á engan hátt starfsemi Seðlabankans. Nei, minnisblaðið á að hafa tengst viðvörunum nefndum í samtali þeirra tveggja varðandi yfirvofandi hrun bankakerfisins. Efni minnisblaðsins varðar þannig grundvallarþátt í starfsemi Seðlabankans, þann að „stuðla að virku og öruggu fjármálakerfi". Slíkt skjal getur skipt miklu máli við að skýra síðar hvernig og hvort bankinn bæði varaði og brást við yfirvofandi hættu á því að fjármálakerfinu væri ógnað. Skjal um slíkt efni er án mikils efa hluti af skjalasafni Seðlabankans og hefði átt að vistast með trúnaðarskjölum bankans þegar í júní. Efni skjalsins er svo viðkvæmt að skjalið mátti alls ekki liggja á glámbekk þannig að það gæti komið fyrir augu óviðkomandi við tiltekt á skrifstofu formanns bankastjórnar.

Minnisblöð hafa því meira gildi sem sönnun þeim mun styttra sem líður frá þeim atburðum sem þau lýsa. Góð verklagsregla hefði því verið að skrá tilvist skjalsins í rafrænt skjalastjórnarkerfi bankans strax í framhaldi af samningu þess og þá með takmarkaðan aðgang í huga m.t.t. mikilvægi þess. Skrásetning skjalsins löngu síðar kann að vekja upp efasemdir um hvort skjalið sé síðari tíma tilbúningur til varnar í umræðu um þá atburðarrás sem síðar varð. Af þeim sökum er samtímaskráning svo mikilvæg. Hér skal ekki véfengt að skjalið hafi orðið til í júní. Hefði beiðni Fréttablaðsins um afrit af skjalinu á grundvelli Upplýsingalaga borist þá hefði Seðlabankinn réttilega átt að hafna beiðninni. Þar kemur til skoðunar 4. tl. 6. gr. laganna sem vísar til atriða sem ná ekki tilætluðum árangri séu þau á almannavitorði. Hefði almenningur trúað að hrun bankakerfisins væri yfirvofandi hefði fólk brugðist við, tekið innistæður sínar út úr bönkum og þar með valdið hruni kerfisins. Nú er skaðinn hins vegar skeður. Bankakerfið fellur ekki að nýju þótt skjalið sé birt. Seðlabankinn virðist þess vegna ekki hafa efnisleg rök fyrir því að neita að afhenda afrit af skjali sem á að vera til í skjalasafni bankans og varðar mikilvægan sögulegan þátt í embættisfærslu hans.

Höfundur er prófessor við HÍ með upplýsinga- og skjalastjórn sem sérsvið.