Óboðlegt ástand skjalavörslu ríkisins Þórir Helgi Sigvaldason skrifar 3. júlí 2020 14:00 Nýverið voru fluttar fréttir af niðurstöðum skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn stofnana íslenska ríkisins. Skýrslan, líkt og eldri skýrslur safnsins um sama efni, sýnir að skjalavarsla er ríkisstofnana samræmist ekki lagaboðum og mikil vinna er fyrir höndum til að tryggja langtímavarðveislu upplýsinga hins opinbera. Sú mikla bót hefur orðið á stjórnsýslunni undanfarið að hún er að miklu leyti orðin rafræn. Í skýrslu Þjóðskjalasafns kemur hins vegar fram að safninu hafi aðeins borist gögn úr 3% þeirra rafrænu skjalakerfa sem í notkun eru hjá ríkisstofnunum og að safninu hafi aðeins verið tilkynnt um notkun 20% þeirra. Þetta er bagalegt ástand, enda hvílir rík lagaskylda á opinberum aðilum að skila öllum sínum gögnum til opinberra skjalasafna. Skjalavarsla opinberra aðila er lögbundin. Starfsmönnum ríkis og sveitarfélaga er því ekki frjálst að meðhöndla skjöl og gögn sem til verða í tengslum við störf þeirra með hvaða hætti sem er. Stjórnvöldum ber lagaskylda til að afhenda skjalasöfn sín til opinberra skjalasafna og óheimilt er að eyða skjölum opinberra aðila nema með sérstakri heimild. Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir að óheimil eyðing gagna sé næstum úr sögunni. Undirritaður efast verulega að hvert og eitt skjal, þ.á.m. allir tölvupóstar, sem einhverja tengingu hafa við verkefni ríkisins sé réttilega vistað og aðgengilegt í viðurkenndu skjalakerfi. Þá eru vísbendingar um að ástand skjalavörslu sveitarfélaganna sé litlu betra. Nægir að vísa til skýrslu innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bygginga við Nauthólsveg 100, þ.e. um hinn svokallaða Bragga. Niðurstaða innri endurskoðunar var meðal annars að skjalastjórn og skjalavarsla í tengslum við verkefnið hafi verið óvönduð og að upplýsingar um ákvarðanir hafi tapast. Þá var talið að meðferð skjala hafi hvorki verið í samræmi við lög um opinber skjalasöfn né skjalastefnu Reykjavíkurborgar. Niðurstaða skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur um skjalavörslu í tengslum við framkvæmdina var áþekk. Skyldan til að varðveita opinber skjöl stafar ekki af söfnunaráráttu þjóðskjalavarðar og starfsliðs hans, heldur er gríðarlega mikilvægt að varðveita opinber skjöl til þess að tryggja gagnsæi stjórnsýslunnar og ábyrgð þeirra sem sýsla með opinbera hagsmuni. Vönduð skjalavarsla er grundvallarforsenda þess að almenningur og fjölmiðlar fái notið þess aðgangs að skjölum og gögnum stjórnvalda sem tryggður er í upplýsingalögum. Slíkt tryggir að almenningur og fjölmiðlar geti haft eftirlit með aðgerðum og starfsháttum stjórnvalda, stuðlar að vönduðum vinnubrögðum og eykur trúverðugleika stjórnvalda. Þar sem skjöl og gögn eru varðveitt þar þrífst ekki spilling. Höfundur er lögmaður hjá Lögmönnum Laugardal og starfaði áður sem lögfræðingur Borgarskjalasafns Reykjavíkur. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Stjórnsýsla Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Hver skipaði bankaráði Landsbankans að kaupa TM? Ásthildur Lóa Þórsdóttir Skoðun Er þetta eðlilegt? Guðrún Árnadóttir,Guðrún Tara Sveinsdóttir,Hekla Kollmar,Þorgerður Jörundsdóttir Skoðun Bréf til þjóðarinnar Steinunn Ólína Þorsteinsdóttir Skoðun Foreldrar með börn í vímuefnaneyslu og úrræði Dagbjört Ósk Steindórsdóttir Skoðun Vikan með Gísla Árný Björg Blandon Skoðun Páskarnir - íhugunarhvatning Árni Stefán Árnason Skoðun Tónlist í gleði og sorg Sigurvin Lárus Jónsson Skoðun Skaðaminnkun, lækning, hroki og hleypidómar Guðbjörg Sveinsdóttir Skoðun Eftirliti með snyrtistofum ábótavant Halla Signý Kristjánsdóttir Skoðun Formaður geðlækna illa áttaður? Vilhjálmur Hjálmarsson Skoðun Skoðun Skoðun Foreldrar með börn í vímuefnaneyslu og úrræði Dagbjört Ósk Steindórsdóttir skrifar Skoðun Páskarnir - íhugunarhvatning Árni Stefán Árnason skrifar Skoðun Aukinn kraftur með hækkandi sól Bragi Bjarnason skrifar Skoðun Tilbrigðin um enda lífsins Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Tónlist í gleði og sorg Sigurvin Lárus Jónsson skrifar Skoðun Eftirliti með snyrtistofum ábótavant Halla Signý Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Markvissar aðgerðir munu skila árangri á húsnæðismarkaði Ágúst Bjarni Garðarsson skrifar Skoðun Bréf til þjóðarinnar Steinunn Ólína Þorsteinsdóttir skrifar Skoðun Einokunarmjólk? Hilmar Vilberg Gylfason skrifar Skoðun Má þjóðin ráða? Þorgerður Katrín Gunnarsdóttir skrifar Skoðun Formaður geðlækna illa áttaður? Vilhjálmur Hjálmarsson skrifar Skoðun Hver skipaði bankaráði Landsbankans að kaupa TM? Ásthildur Lóa Þórsdóttir skrifar Skoðun Að vera eða vera ekki í samkeppni við sjálfa sig Ólafur Stephensen skrifar Skoðun Engin námslán fyrir fátækt fólk Gísli Laufeyjarson Höskuldsson skrifar Skoðun Er þetta eðlilegt? Guðrún Árnadóttir,Guðrún Tara Sveinsdóttir,Hekla Kollmar,Þorgerður Jörundsdóttir skrifar Skoðun Stjórnmálin koma okkur öllum við Arnar Freyr Sigurðsson skrifar Skoðun Um tímabær áform ráðherra og ótímabært frumhlaup Viðskiptaráðs Jóna Hlíf Halldórsdóttir skrifar Skoðun Fríar máltíðir grunnskólabarna - merkur samfélagslegur áfangi Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar Skoðun Heilbrigðisráðuneytið er með forystu Halla Signý Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Skaðaminnkun, lækning, hroki og hleypidómar Guðbjörg Sveinsdóttir skrifar Skoðun Fyrirgefðu mér mín kæra Harpa Sævar Helgi Lárusson skrifar Skoðun Vikan með Gísla Árný Björg Blandon skrifar Skoðun Furðulegar verðlækkanir á mörkuðum Baldur Thorlacius skrifar Skoðun Varanlegt vopnahlé og sjálfstæð Palestína Kristrún Frostadóttir skrifar Skoðun Með of mikil völd Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Hvað ef það gýs nær höfuðborgarsvæðinu? Ingvi Gunnarsson,Sigrún Tómsdóttir,Hrefna Hallgrímsdóttir,Daði Hafþórsson skrifar Skoðun Er sniðugt að vera með tilgreinda séreign? Guðný Helga Lárusdóttir skrifar Skoðun Ekki þykjast ekki vita neitt Hjálmtýr Heiðdal skrifar Skoðun Athugasemdir við eignaumsýslu Landsbanka Íslands Þorsteinn Sæmundsson skrifar Skoðun Framsókn stendur með bændum og neytendum Hópur þingmanna Framsóknar skrifar Sjá meira
Nýverið voru fluttar fréttir af niðurstöðum skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn stofnana íslenska ríkisins. Skýrslan, líkt og eldri skýrslur safnsins um sama efni, sýnir að skjalavarsla er ríkisstofnana samræmist ekki lagaboðum og mikil vinna er fyrir höndum til að tryggja langtímavarðveislu upplýsinga hins opinbera. Sú mikla bót hefur orðið á stjórnsýslunni undanfarið að hún er að miklu leyti orðin rafræn. Í skýrslu Þjóðskjalasafns kemur hins vegar fram að safninu hafi aðeins borist gögn úr 3% þeirra rafrænu skjalakerfa sem í notkun eru hjá ríkisstofnunum og að safninu hafi aðeins verið tilkynnt um notkun 20% þeirra. Þetta er bagalegt ástand, enda hvílir rík lagaskylda á opinberum aðilum að skila öllum sínum gögnum til opinberra skjalasafna. Skjalavarsla opinberra aðila er lögbundin. Starfsmönnum ríkis og sveitarfélaga er því ekki frjálst að meðhöndla skjöl og gögn sem til verða í tengslum við störf þeirra með hvaða hætti sem er. Stjórnvöldum ber lagaskylda til að afhenda skjalasöfn sín til opinberra skjalasafna og óheimilt er að eyða skjölum opinberra aðila nema með sérstakri heimild. Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir að óheimil eyðing gagna sé næstum úr sögunni. Undirritaður efast verulega að hvert og eitt skjal, þ.á.m. allir tölvupóstar, sem einhverja tengingu hafa við verkefni ríkisins sé réttilega vistað og aðgengilegt í viðurkenndu skjalakerfi. Þá eru vísbendingar um að ástand skjalavörslu sveitarfélaganna sé litlu betra. Nægir að vísa til skýrslu innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bygginga við Nauthólsveg 100, þ.e. um hinn svokallaða Bragga. Niðurstaða innri endurskoðunar var meðal annars að skjalastjórn og skjalavarsla í tengslum við verkefnið hafi verið óvönduð og að upplýsingar um ákvarðanir hafi tapast. Þá var talið að meðferð skjala hafi hvorki verið í samræmi við lög um opinber skjalasöfn né skjalastefnu Reykjavíkurborgar. Niðurstaða skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur um skjalavörslu í tengslum við framkvæmdina var áþekk. Skyldan til að varðveita opinber skjöl stafar ekki af söfnunaráráttu þjóðskjalavarðar og starfsliðs hans, heldur er gríðarlega mikilvægt að varðveita opinber skjöl til þess að tryggja gagnsæi stjórnsýslunnar og ábyrgð þeirra sem sýsla með opinbera hagsmuni. Vönduð skjalavarsla er grundvallarforsenda þess að almenningur og fjölmiðlar fái notið þess aðgangs að skjölum og gögnum stjórnvalda sem tryggður er í upplýsingalögum. Slíkt tryggir að almenningur og fjölmiðlar geti haft eftirlit með aðgerðum og starfsháttum stjórnvalda, stuðlar að vönduðum vinnubrögðum og eykur trúverðugleika stjórnvalda. Þar sem skjöl og gögn eru varðveitt þar þrífst ekki spilling. Höfundur er lögmaður hjá Lögmönnum Laugardal og starfaði áður sem lögfræðingur Borgarskjalasafns Reykjavíkur.
Er þetta eðlilegt? Guðrún Árnadóttir,Guðrún Tara Sveinsdóttir,Hekla Kollmar,Þorgerður Jörundsdóttir Skoðun
Skoðun Er þetta eðlilegt? Guðrún Árnadóttir,Guðrún Tara Sveinsdóttir,Hekla Kollmar,Þorgerður Jörundsdóttir skrifar
Skoðun Um tímabær áform ráðherra og ótímabært frumhlaup Viðskiptaráðs Jóna Hlíf Halldórsdóttir skrifar
Skoðun Fríar máltíðir grunnskólabarna - merkur samfélagslegur áfangi Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar
Skoðun Hvað ef það gýs nær höfuðborgarsvæðinu? Ingvi Gunnarsson,Sigrún Tómsdóttir,Hrefna Hallgrímsdóttir,Daði Hafþórsson skrifar
Er þetta eðlilegt? Guðrún Árnadóttir,Guðrún Tara Sveinsdóttir,Hekla Kollmar,Þorgerður Jörundsdóttir Skoðun