Óboðlegt ástand skjalavörslu ríkisins Þórir Helgi Sigvaldason skrifar 3. júlí 2020 14:00 Nýverið voru fluttar fréttir af niðurstöðum skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn stofnana íslenska ríkisins. Skýrslan, líkt og eldri skýrslur safnsins um sama efni, sýnir að skjalavarsla er ríkisstofnana samræmist ekki lagaboðum og mikil vinna er fyrir höndum til að tryggja langtímavarðveislu upplýsinga hins opinbera. Sú mikla bót hefur orðið á stjórnsýslunni undanfarið að hún er að miklu leyti orðin rafræn. Í skýrslu Þjóðskjalasafns kemur hins vegar fram að safninu hafi aðeins borist gögn úr 3% þeirra rafrænu skjalakerfa sem í notkun eru hjá ríkisstofnunum og að safninu hafi aðeins verið tilkynnt um notkun 20% þeirra. Þetta er bagalegt ástand, enda hvílir rík lagaskylda á opinberum aðilum að skila öllum sínum gögnum til opinberra skjalasafna. Skjalavarsla opinberra aðila er lögbundin. Starfsmönnum ríkis og sveitarfélaga er því ekki frjálst að meðhöndla skjöl og gögn sem til verða í tengslum við störf þeirra með hvaða hætti sem er. Stjórnvöldum ber lagaskylda til að afhenda skjalasöfn sín til opinberra skjalasafna og óheimilt er að eyða skjölum opinberra aðila nema með sérstakri heimild. Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir að óheimil eyðing gagna sé næstum úr sögunni. Undirritaður efast verulega að hvert og eitt skjal, þ.á.m. allir tölvupóstar, sem einhverja tengingu hafa við verkefni ríkisins sé réttilega vistað og aðgengilegt í viðurkenndu skjalakerfi. Þá eru vísbendingar um að ástand skjalavörslu sveitarfélaganna sé litlu betra. Nægir að vísa til skýrslu innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bygginga við Nauthólsveg 100, þ.e. um hinn svokallaða Bragga. Niðurstaða innri endurskoðunar var meðal annars að skjalastjórn og skjalavarsla í tengslum við verkefnið hafi verið óvönduð og að upplýsingar um ákvarðanir hafi tapast. Þá var talið að meðferð skjala hafi hvorki verið í samræmi við lög um opinber skjalasöfn né skjalastefnu Reykjavíkurborgar. Niðurstaða skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur um skjalavörslu í tengslum við framkvæmdina var áþekk. Skyldan til að varðveita opinber skjöl stafar ekki af söfnunaráráttu þjóðskjalavarðar og starfsliðs hans, heldur er gríðarlega mikilvægt að varðveita opinber skjöl til þess að tryggja gagnsæi stjórnsýslunnar og ábyrgð þeirra sem sýsla með opinbera hagsmuni. Vönduð skjalavarsla er grundvallarforsenda þess að almenningur og fjölmiðlar fái notið þess aðgangs að skjölum og gögnum stjórnvalda sem tryggður er í upplýsingalögum. Slíkt tryggir að almenningur og fjölmiðlar geti haft eftirlit með aðgerðum og starfsháttum stjórnvalda, stuðlar að vönduðum vinnubrögðum og eykur trúverðugleika stjórnvalda. Þar sem skjöl og gögn eru varðveitt þar þrífst ekki spilling. Höfundur er lögmaður hjá Lögmönnum Laugardal og starfaði áður sem lögfræðingur Borgarskjalasafns Reykjavíkur. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Stjórnsýsla Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Jarðakaup í nýjum tilgangi Halla Hrund Logadóttir Skoðun Eldri borgarar fá lítið út úr kjarasamningunum Kári Jónasson Skoðun Hvítþvottur á fótboltavellinum – leikur Íslands við Ísrael í undankeppni EM 2024 Hrönn G. Guðmundsdóttir Skoðun Austurgata 10 - blm. í góðri trú blekktir? - Ærumeiðandi dylgjur leigjanda Árni Stefán Árnason Skoðun Ráðherra sem fer þvert á vilja Alþingis Ásthildur Lóa Þórsdóttir,Eyjólfur Ármannsson,Guðmundur Ingi Kristinsson,Inga Sæland,Jakob Frímann Magnússon,Tómas A. Tómasson Skoðun Opið bréf til Heru Bjarkar Anna Tómasdóttir,Margrét Manda Jónsdóttir,Marta Jóns Hjördísardóttir Skoðun Þreytandi grænþvottur Birgitta Stefánsdóttir Skoðun Að skoða meira inn í sumar ástæður misnotkunar Matthildur Björnsdóttir Skoðun Hvað tökum við með okkur? Magnús Bergmann Skoðun „Við áttum aldrei möguleika“ Hjörtur J. Guðmundsson Skoðun Skoðun Skoðun Að skoða meira inn í sumar ástæður misnotkunar Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Fundur NAMMCO í vikunni Micah Garen skrifar Skoðun Hvítþvottur á fótboltavellinum – leikur Íslands við Ísrael í undankeppni EM 2024 Hrönn G. Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Leiðin að bílprófinu Þuríður B. Ægisdóttir skrifar Skoðun Draumalandið Luxemburg og íslenskir jafnaðarmenn - þriðji hluti Ólafur Sveinsson skrifar Skoðun Austurgata 10 - blm. í góðri trú blekktir? - Ærumeiðandi dylgjur leigjanda Árni Stefán Árnason skrifar Skoðun V. Sköpunarsaga þjóðsögu –Guðmundarmálið skyndilega skellt á borð Hafþór S. Ciesielski skrifar Skoðun Forsendur krafna um íslenskukunnáttu Eiríkur Rögnvaldsson skrifar Skoðun Eldri borgarar fá lítið út úr kjarasamningunum Kári Jónasson skrifar Skoðun Hræðsla er hjálplegur þjónn, en hræðilegt yfirvald Jón Þór Ólafsson skrifar Skoðun „Kvótasetning grásleppu snýst um að tryggja arðsemi“? Örn Pálsson skrifar Skoðun Hvað tökum við með okkur? Magnús Bergmann skrifar Skoðun Þreytandi grænþvottur Birgitta Stefánsdóttir skrifar Skoðun Ráðherra sem fer þvert á vilja Alþingis Ásthildur Lóa Þórsdóttir,Eyjólfur Ármannsson,Guðmundur Ingi Kristinsson,Inga Sæland,Jakob Frímann Magnússon,Tómas A. Tómasson skrifar Skoðun Hvað á ég að gera? Rannveig Hafsteinsdóttir skrifar Skoðun Jarðakaup í nýjum tilgangi Halla Hrund Logadóttir skrifar Skoðun Íslenskur matur Bjarni Jónsson skrifar Skoðun „Við áttum aldrei möguleika“ Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Lán úr óláni Ísleifur Arnórsson skrifar Skoðun Síðasta kynslóðin! Sigurvin Lárus Jónsson skrifar Skoðun Að læra íslensku til að finnast þú vera hluti af samfélaginu Valerio Gargiulo skrifar Skoðun Virði lýðræðis Sigríður Hrund Pétursdóttir skrifar Skoðun Ójöfnuður - andhverfa lýðræðis Jón Baldvin Hannibalsson skrifar Skoðun Mars er mánuður árvekni um ristilkrabbamein Agnes Smáradóttir,Sigurdís Haraldsdóttir skrifar Skoðun Norræna módelið og framtíð lýðræðis Jón Baldvin Hannibalsson skrifar Skoðun Frelsi og fjárhagslegt öryggi ungbarnafjölskyldna Vilhjálmur Árnason skrifar Skoðun Sigurbogi Dagbjört Ósk Steindórsdóttir skrifar Skoðun Er hækkun húsnæðisbóta á óregluvæddum leigumarkaði heimska eða meðvitaður stuðningur við eignafólk? Guðmundur Hrafn Arngrímsson skrifar Skoðun Af hverju er útspil SA um verkbann alvarlegt fyrir þig? Sunna Arnardóttir skrifar Skoðun Jarðgöng sem gagnast Benedikt Vilhjálmsson Warén skrifar Sjá meira
Nýverið voru fluttar fréttir af niðurstöðum skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn stofnana íslenska ríkisins. Skýrslan, líkt og eldri skýrslur safnsins um sama efni, sýnir að skjalavarsla er ríkisstofnana samræmist ekki lagaboðum og mikil vinna er fyrir höndum til að tryggja langtímavarðveislu upplýsinga hins opinbera. Sú mikla bót hefur orðið á stjórnsýslunni undanfarið að hún er að miklu leyti orðin rafræn. Í skýrslu Þjóðskjalasafns kemur hins vegar fram að safninu hafi aðeins borist gögn úr 3% þeirra rafrænu skjalakerfa sem í notkun eru hjá ríkisstofnunum og að safninu hafi aðeins verið tilkynnt um notkun 20% þeirra. Þetta er bagalegt ástand, enda hvílir rík lagaskylda á opinberum aðilum að skila öllum sínum gögnum til opinberra skjalasafna. Skjalavarsla opinberra aðila er lögbundin. Starfsmönnum ríkis og sveitarfélaga er því ekki frjálst að meðhöndla skjöl og gögn sem til verða í tengslum við störf þeirra með hvaða hætti sem er. Stjórnvöldum ber lagaskylda til að afhenda skjalasöfn sín til opinberra skjalasafna og óheimilt er að eyða skjölum opinberra aðila nema með sérstakri heimild. Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir að óheimil eyðing gagna sé næstum úr sögunni. Undirritaður efast verulega að hvert og eitt skjal, þ.á.m. allir tölvupóstar, sem einhverja tengingu hafa við verkefni ríkisins sé réttilega vistað og aðgengilegt í viðurkenndu skjalakerfi. Þá eru vísbendingar um að ástand skjalavörslu sveitarfélaganna sé litlu betra. Nægir að vísa til skýrslu innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bygginga við Nauthólsveg 100, þ.e. um hinn svokallaða Bragga. Niðurstaða innri endurskoðunar var meðal annars að skjalastjórn og skjalavarsla í tengslum við verkefnið hafi verið óvönduð og að upplýsingar um ákvarðanir hafi tapast. Þá var talið að meðferð skjala hafi hvorki verið í samræmi við lög um opinber skjalasöfn né skjalastefnu Reykjavíkurborgar. Niðurstaða skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur um skjalavörslu í tengslum við framkvæmdina var áþekk. Skyldan til að varðveita opinber skjöl stafar ekki af söfnunaráráttu þjóðskjalavarðar og starfsliðs hans, heldur er gríðarlega mikilvægt að varðveita opinber skjöl til þess að tryggja gagnsæi stjórnsýslunnar og ábyrgð þeirra sem sýsla með opinbera hagsmuni. Vönduð skjalavarsla er grundvallarforsenda þess að almenningur og fjölmiðlar fái notið þess aðgangs að skjölum og gögnum stjórnvalda sem tryggður er í upplýsingalögum. Slíkt tryggir að almenningur og fjölmiðlar geti haft eftirlit með aðgerðum og starfsháttum stjórnvalda, stuðlar að vönduðum vinnubrögðum og eykur trúverðugleika stjórnvalda. Þar sem skjöl og gögn eru varðveitt þar þrífst ekki spilling. Höfundur er lögmaður hjá Lögmönnum Laugardal og starfaði áður sem lögfræðingur Borgarskjalasafns Reykjavíkur.
Hvítþvottur á fótboltavellinum – leikur Íslands við Ísrael í undankeppni EM 2024 Hrönn G. Guðmundsdóttir Skoðun
Austurgata 10 - blm. í góðri trú blekktir? - Ærumeiðandi dylgjur leigjanda Árni Stefán Árnason Skoðun
Ráðherra sem fer þvert á vilja Alþingis Ásthildur Lóa Þórsdóttir,Eyjólfur Ármannsson,Guðmundur Ingi Kristinsson,Inga Sæland,Jakob Frímann Magnússon,Tómas A. Tómasson Skoðun
Opið bréf til Heru Bjarkar Anna Tómasdóttir,Margrét Manda Jónsdóttir,Marta Jóns Hjördísardóttir Skoðun
Skoðun Hvítþvottur á fótboltavellinum – leikur Íslands við Ísrael í undankeppni EM 2024 Hrönn G. Guðmundsdóttir skrifar
Skoðun Austurgata 10 - blm. í góðri trú blekktir? - Ærumeiðandi dylgjur leigjanda Árni Stefán Árnason skrifar
Skoðun V. Sköpunarsaga þjóðsögu –Guðmundarmálið skyndilega skellt á borð Hafþór S. Ciesielski skrifar
Skoðun Ráðherra sem fer þvert á vilja Alþingis Ásthildur Lóa Þórsdóttir,Eyjólfur Ármannsson,Guðmundur Ingi Kristinsson,Inga Sæland,Jakob Frímann Magnússon,Tómas A. Tómasson skrifar
Skoðun Er hækkun húsnæðisbóta á óregluvæddum leigumarkaði heimska eða meðvitaður stuðningur við eignafólk? Guðmundur Hrafn Arngrímsson skrifar
Hvítþvottur á fótboltavellinum – leikur Íslands við Ísrael í undankeppni EM 2024 Hrönn G. Guðmundsdóttir Skoðun
Austurgata 10 - blm. í góðri trú blekktir? - Ærumeiðandi dylgjur leigjanda Árni Stefán Árnason Skoðun
Ráðherra sem fer þvert á vilja Alþingis Ásthildur Lóa Þórsdóttir,Eyjólfur Ármannsson,Guðmundur Ingi Kristinsson,Inga Sæland,Jakob Frímann Magnússon,Tómas A. Tómasson Skoðun
Opið bréf til Heru Bjarkar Anna Tómasdóttir,Margrét Manda Jónsdóttir,Marta Jóns Hjördísardóttir Skoðun