Samskipti stjórna og hluthafa

Bein þátttaka hluthafa í stjórnarháttum hefur á undanförnum árum þróast rétt eins og önnur svið stjórnarhátta. Hluthafar taka nú beinan þátt í fleiri ákvörðunum en áður varðandi stjórnun félags, s.s. varðandi starfskjarastefnu – og ýmis Evrópuríki hafa aukið réttindi kjölfestuhluthafa, s.s. til framlagningar tillagna og aukins atkvæðavægis.

Þátttaka hluthafa utan hluthafafunda hefur einnig verið rædd. Alla jafna ætti upplýsingagjöf stjórnar og hluthafafundir að duga hluthöfum til samskipta við stjórnir, en sjónum hefur í auknum mæli verið beint að beinum samskiptum utan funda. Ekki eru takmarkanir á aðgangi annarra haghafa að stjórn s.s. starfsmanna, kröfuhafa og hagsmunasamtaka – og því vandséð hvers vegna hluthafar ættu ekki að eiga farveg fyrir sjónarmið sín. Í leiðbeiningum OECD frá 2015 og drögum að tilskipun Evrópusambandsins 2014/0121 (COD) eru samskipti stofnanafjárfesta við stjórnir sérstaklega tekin til umfjöllunar. Í leiðbeiningum OECD segir: „Hins vegar er atkvæðagreiðsla á hluthafafundum aðeins einn farvegur fyrir þátttöku hluthafa. Bein tengsl og samskipti við stjórn eru önnur birtingarmynd fyrir þátttöku hluthafa sem gjarnan er nýtt.“

Í grein 2.10.2 í íslenskum Leiðbeiningum um stjórnarhætti frá 2015, segir í samræmi við framangreint að stjórn skuli koma á „…?skilvirku og aðgengilegu fyrirkomulagi samskipta hluthafa við stjórn félagsins þannig að þeir hafi jöfn tækifæri til að koma sjónarmiðum sínum á framfæri við hana. Hluthafar skulu þannig eiga þess kost að gera stjórn félagsins grein fyrir viðhorfum sínum tengdum rekstri þess og leggja spurningar fyrir stjórnina.“

Í starfsreglum stjórna ætti að vera lögð áherslu á að slík samskipti við hluthafa fari fram með formlegum hætti – þannig að ekki verði raskað jafnræði hluthafa, trúnaði einstakra stjórnarmanna við félagið og að ekki rísi ágreiningur um hvað fram fór. Undirbúningur funda er því algert grundvallaratriði, s.s. hvaða málefni eru rædd og hver ekki, hverjir sitji fund af hálfu hvors aðila, hverjir eru upplýstir um fundinn – og ritun og varsla fundargerða.

Samskipti stjórna við hluthafa eiga ekki að einkennast af umræðum á bak við tjöldin eða átökum í fjölmiðlum eða á hluthafafundum. Gegnsæ og formleg samskipti við hluthafa eru hins vegar til þess fallin að stuðla að bættri ákvarðanatöku. Þannig verður langtímahagsmuna og sjálfbærni markaðarins best gætt.