Rót vanda hins opinbera: Almennt starfsfólk eða stjórnendur?

Félag atvinnurekenda hélt opinn fund þann 9. Febrúar þar sem farið var yfir skýrslu Intellecon sem ber yfirskriftina „Er ekki bara best að vinna hjá ríkinu?“, og hafa síðan spunnist umræður sem meðal annars ræða offjölgun á starfsfólki hjá hinu opinbera, auknum launakostnaði sem opinberar stofnanir sitja undir vegna fjölda starfsfólks, og hvort að opinbert starfsfólk njóti of mikillar réttarverndar í starfi.

Greinar og viðtöl sem spunnist hafa upp eftir útgáfu skýrslunnar hafa farið ýtarlega í tölfræðina og röksemdir yfir það hvort að skýrslan eigi við rök að styðjast eða ekki, útfrá innihaldi skýrslunnar.

En það gleymist að benda á að skýrslan er ekki að tækla vandamál, heldur eingöngu mögulega birtingarmynd vandamáls.

Áður en bent er á hið augljósa vandamál sem skýrslan er ekki að tækla, greinum fyrst birtingarmyndina sjálfa sem skýrslan fjallar um.

Þarfir hverjar stofnunar fyrir sig

Þó svo auðvelt þykir að skipta vinnumarkaðinum í tvo hluta, opinberan og almennan markað, þá er skiptingin því miður ekki svo einföld.

Það að frekar skipta opinbera markaðinum niður í ríki og sveitarfélög, er heldur ekki nægilega nákvæmt, þar sem hver stofnun fyrir sig hefur misjafnar þarfir. Ef sveitarfélög eru tekin sem dæmi, þá er ekki hægt að meta mönnunarþörf hjá fjármáladeild til jafns við leikskóla. Að sama skapi þarf að benda á að ekki er hægt að meta mönnunarþörf leikskóla út á landi til jafns við leikskóla á höfuðborgarsvæðinu. Hverja starfsstöð þarf að meta fyrir sig.

Mönnun leikskóla ræðst ekki af neinum efnahagslegum ákvörðunum, heldur eingöngu þörf hverju sinni: Hve mörg börn þurfa leikskólapláss, og hve mikið af starfsfólki þarf til að sinna börnunum sem skyldi. Fyrir byggðarlag þar sem lítið er um fólksfjölgun, og meðalaldur hár, er þörf á mönnun leikskóla minni heldur en í byggðarlagi með mikilli fólksfjölgun og lægri meðalaldri. Mannekla í leikskólum á Reykjavík hefur verið ofarlega á baugi í umræðunni til fjölda ára, eru þær starfsstöðvar þá undanskildar niðurstöðum skýrslunnar?

Að sama skapi er auðvelt að skoða aðrar opinberar stofnanir, t.d. sjúkrahús eða slökkvilið. Þær stofnanir eru mannaðar útfrá vaktakerfi; kerfinu er stillt upp svo að starfsfólk nýti vaktahvata sem best sem hækkar laun þess, en allar vaktir eru mannaðar til að minnka mögulega yfirvinnu sem lækkar launakostnað sem og minnkar starfsálag. Fjöldi einstaklinga til að manna vaktir er svo ákveðin útfrá tölfræði tengdum útköllum, fjölda sjúklinga, lágmarksmönnun samkvæmt kjarasamningum, eða stöðugilda sem sannast hefur að nauðsynlegt er að séu mönnuð á hverri vakt. Illa skipulagðar vaktir og mannekla hækka launakostnað útaf ýmsum ástæðum, ein þerra verandi einmitt mikið starfsálag sem keyrir starfsfólk út, sem skilar sér í hærri launakostnaði vegna fleiri greiddra yfirvinnutíma ásamt veikindalaunum.

Skrifstofustörf er ekki hægt að skipuleggja útfrá tölulegum upplýsingum, en þar er mikilvægara að hafa hæfa stjórnendur sem hafa góða yfirsýn yfir vinnustaðinn og verkefnastöðunni þar og hafa skipulagt skipulagsheildina og starfslýsingar hvers og eins á skilvirkan og hagkvæman máta.

En þar liggur einmitt vandinn.

Ef stjórnandi stofnunar er vanhæfur í sínu starfi, þá skiptir engu máli hvers mikið eða lítið af starfsfólki er skráð sem launtakar stofnunar.

Hvert er þá vandamálið?

Þegar rætt er um vandamál tengt starfsfólki þá liggur ábyrgðin á vandamálinu og úrlausn þess ávallt hjá stjórnendum. Stjórnendur bera ábyrgð á því að þær starfsstöðvar sem heyra undir þá séu réttilega mannaðar, að hvorki sé mannekla né ofmönnun til staðar. Stjórnendur bera einnig ábyrgð á því að réttilega hanna starfslýsingar svo öll störf nýtist stofnuninni sem best, manna vaktir svo að unnir tímar hvers einstaklings hagnist bæði atvinnurekanda og einstaklingum á sem hagkvæmastan máta, sem og að passa að öll fyrrnefnd atriði vinni sem best saman til að minnka allan kostnað fyrir stofnunina. Stjórnendur bera einnig ábyrgð á því að skipuleggja störf sinnar liðsheildar á þann máta að störfin nýtist heildinni sem best, og hjá hinu opinbera þá ber stjórnendum jafnframt að skipuleggja allt starf sinnar stofnunar svo að það nýtist almennum borgurum sem mest.

Stjórnandi sem er ófær um að sinna þessum skyldum, telst vanhæfur til sinna starfa, og ætti alls ekki að sinna störfum sem undir falla mannaforráð að einhverju leiti. En þetta er jú helsta vandamál hins opinbera, vanhæfir stjórnendur sem eru ófærir um að taka hagkvæmar og skilvirkar ákvarðanir fyrir stofnanir sínar.

Vanhæfir stjórnendur hjá hinu opinbera

Megin vandamál hins opinbera er því ekki tæklað í skýrslunni, heldur eingöngu mögulegar birtingarmyndir sem engan vegin á við á öllum stofnunum.

Hafa einhverjar stofnanir of mikið af starfsfólki? Já, ef stjórnandi þeirrar stofnunar hefur ekki heildarsýn yfir störf sinnar stofnunar, er ófær um að sníða verkflæði innan stofnunarinnar og starfslýsingar einstakra starfsfólk svo að vinna hvers og eins nýtist stofnuninni sem best.

Hafa einhverjar stofnanir of lítið af starfsfólki? Já, ef stjórnandi þeirrar stofnunar hefur ekki færnina til þess að skipuleggja og manna vaktir samkvæmt gefnum upplýsingum.

Er launakostnaður upp úr öllu valdi? Já, ef stjórnandi er vanhæfur til að meta mönnunarþörf og er að ráða inn of marga einstaklinga til að sinna óþarfa störfum, eða ef stjórnandi ræður inn of fáa einstaklinga og keyrir upp fyrrnefndan kostnað tengdan manneklu á starfsstöð.

En hvernig tæklum við þá vandann?

Jú, með því að tækla stjórnendur.

Stjórnendur hjá hinu opinbera eru oft ekki ráðnir inn, heldur kjörnir. Einstaklingar sem oft hafa litla sem enga þekkingu eða grunn á þeim málefnum sem þeir eru að tækla í sinni stofnun er kemur að mannauðsmálum.

Lausnin þar er einföld: Kjörnir einstaklingar ættu aldrei að sinna störfum sem fela í sér mannaforráð, uppstokkun á skipulagsheildum stofnana, uppsetningu vakta, né neitt sem viðkemur mannauðnum á neinn máta.

Annað sem er því miður þekkt hjá hinu opinbera, er vin- og frændhygli. Staðreyndin er sú að mikið af störfum hins opinbera er fyllt upp af aðilum sem eru í réttum flokki, þekkja rétta fólkið, eða er skylt réttu aðilunum.

Lausnin hér er erfiðari, en ein hugmynd væri að opinberir aðilar settu allar ráðningar á stjórnendastöðum til óháðs, þriðja aðila sem starfar alfarið án allrar íhlutunar frá stjórnendum hins opinbera. Þar sem Ísland er lítið land, og vinatengsl fyrirfinnast alls staðar er þetta erfitt, en það að setja upp hlutlaust ferli ætti að vera í fyrirrúmi til þess að efla stofnanir hins opinbera til muna.

Hæfir stjórnendur eru lykillinn að bæði lægri rekstrar- og launakostnaður hjá hinu opinbera.

Að lokum

Þegar rætt er um opinbert starfsfólk þarf að passa að gera ávallt greinarmun á milli almenns starfsfólks og stjórnanda. Mikið af því sem fara megi betur er látið bitna á almennu starfsfólki, sem hefur enga stjórn á aðstæðum. Mikilvægt er að líta ávallt á stjórnendur og meta hvað betur megi fara við ráðningar á þeim, sem og starfslýsingar kjörna fulltrúa sem enga sérþekkingu hafa er kemur að þeirra stofnun, hvað þá færni til að sinna mannaforráðum og skipulagi skipulagsheildar stofnunarinnar.

Að sama skapi þarf að ígrunda það vel áður en réttindum opinberra starfsmanna er breytt. Rík réttarvernd í starfi fyrir almennt starfsfólk hins opinbera er mikilvæg þar sem um er að ræða einstaklinga sem oft er undirokaðir af vanhæfum stjórnendum og vandamálum því tengdu: illa uppsettum og mönnuðum vöktum, manneklu, skipulagsleysi, og oft almennt stjórnleysi.

Opinbert starfsfólk heyir margar og flóknar baráttur innan veggja sinna stofnanna daglega, sem almenningur fréttir ekki af. Baráttur sem oft kostar þau tiltöl, áminningar, og mögulega starfamissi. En baráttur sem þarf að fara í, til að krefjast betri þjónustu og nálgun til almennings þegar stjórnandi hefur ekki nægilega þekkingu til að meta þjónustuþörf, eða færni til að átta sig á hvaða nálgun almenningur þarfnast frá stofnuninni.

Það er tímabært að opinbert almennt starfsfólk skili skömminni. Hár launakostnaður, illa skipulögð starfsemi, langur biðtími eftir úrlausnum mála, og erfiðleikar með þjónustu er ekki vegna starfsfólks hins opinbera.

Skömmin er alfarið hjá vanhæfum stjórnendum.

Höfundur er stofnandi Vinnuhjálpar, og sérfræðingur í mannauðsmálum.