Ríkir gagnsæi hjá þínu fyrirtæki? Þorsteinn Guðmundsson skrifar 9. desember 2022 13:31 Í persónuverndarlögum segir að markmið þeirra sé m.a. að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Stór þáttur í því að njóta friðhelgi einkalífsins gagnvart vinnslu persónuupplýsinga er að vinnslan teljist gagnsæ og sanngjörn, þ.e. uppfylli skilyrði sanngirnisreglu persónuverndarlaga. Það er því grundvallarskilyrði að einstaklingar viti að unnið sé með persónuupplýsingar um þá. Fyrirtækjum sem vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini sína ber því samkvæmt persónuverndarlögum að tilkynna þeim um vinnsluna en slíkar upplýsingar hafa mikla þýðingu fyrir viðkomandi t.a.m. til að geta tekið afstöðu til vinnslunnar út frá þeim réttindum sem persónuverndarlög veita. Algengast er að slíkar tilkynningar séu færðar fyrir augu viðskiptavina með svokölluðum persónuverndarstefnum á vefsíðum fyrirtækja. Það skiptir máli hvert innihald persónuverndarstefnu er Fjölmörg atriði þarf að hafa í huga þegar slíkar persónuverndarstefnur eru settar fram en hér verður þó einungis tæpt á þeim helstu. Vart ætti að þurfa taka það fram að mikilvægast af öllu er að fyrirtæki hafi yfirhöfuð upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu fyrirtækisins t.d. í formi persónuverndarstefnu. Það er ekki síður mikilvægt að persónuverndarstefna sé á áberandi stað og helst á aðalsíðu fyrirtækjavefsins. Þannig ætti ekki að þurfa nema einn til tvo „smelli“ til að komast í stefnuna. Miklu máli getur skipt hvernig persónuverndarstefnur eru orðaðar því skýrt þarf að koma fram hvaða upplýsingar unnið er með og hvenær. Ekki ætti því að nota orðalag eins og “… dæmi um persónuupplýsingar sem unnið er með”, “… gætum unnið með …”, „… kunnum að vinna með …“ eða „… vinnum einkum …“ þegar lýst er hvaða persónuupplýsingar eru unnar. Slíkt orðalag er þó ansi algengt þrátt fyrir að vera ófullnægjandi því eins og áður sagði er það grundvallaratriði að einstaklingar viti hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá og hvenær það er gert. Hér er því mikilvægt að fyrirtæki noti meira afgerandi orðalag enda ætti það ekki að vefjast fyrir fyrirtækjum, sem hafa útbúið vinnsluskrá, hvenær það vinnur persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Rétt er að hafa það í huga að persónuverndarstefnur eru í eðli sínu upplýsingar til hins almenna neytenda og ættu því að vera á einföldu og skýru máli. Forðast ætti að nota óútskýrð hugtök úr persónuverndarlögum og annað lagatæknimál. Því miður er alltof algengt að sjá persónuverndarstefnur þar sem notast er við langar málsgreinar, t.a.m. þar sem vinnslu persónuupplýsinga er lýst í samfelldu máli sem fyllir margar línur. Betra er að setja textann upp í punktaformi til að gera textann aðgengilegri og sporna með því við „upplýsingaþreytu“. Í því samhengi má benda á ef viðskiptavinir skilja almennt ekki efni persónuverndarstefnu og geta þannig ekki ráðið af henni hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá eða hvenær það er gert, þá uppfyllir vinnslan ekki kröfur persónuverndarlaga um sanngirni og gagnsæi. Staða íslenskra fyrirtækja gagnvart persónuvernd Eftir skoðun á fjölda vefsíðna er óhætt að fullyrða að stór hluti fyrirtækja á Íslandi uppfyllir ekki fyrrgreind skilyrði persónuverndarlaga. Í því sambandi ætti að vera nokkuð augljóst að fyrirtæki sem ekki birtir upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu sinni, getur ekki talist uppfylla kröfur persónuverndarlaga um sanngjarna og gagnsæja vinnslu. Einnig er ljóst að fyrirtæki sem birtir ófullnægjandi persónuverndarstefnu, eins og hér hefur verið lýst, gerir það ekki heldur. Það er mikið í húfi fyrir rekstraraðila að hafa persónuverndarmálin á hreinu því trúverðugleiki fyrirtækja og traust viðskiptavina verða ekki metin til fjár. Það verða þó hins vegar sektarákvarðanir Persónuverndar, því samkvæmt lögunum geta sektir fyrir brot á þeim reglum sem hér um ræðir numið allt að 2,4 milljörðum eða 4% af ársveltu, eftir því hvort er hærra. Rétt er því að hvetja rekstraraðila fyrirtækja til að birta upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðum sínum. Einnig þarf að ganga úr skugga um að persónuverndarstefnan uppfylli skilyrði persónuverndarlaga. Að öðrum kosti gæti aðgerðarleysi í þessum efnum leitt til þess að bæði glatist fé og traust. Höfundur er lögfræðingur og starfar sem persónuverndarráðgjafi. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Persónuvernd Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið #Katrín er minn forseti Elín Hirst Skoðun Kjósum Helgu Þórisdóttur Ragnheiður Stefánsdóttir Skoðun Má brjóta lög? Sigríður Ólafsdóttir Skoðun Framtíð Dalanna heillar Garðar Freyr Vilhjálmsson Skoðun Grunnskóli á krossgötum Álfhildur Leifsdóttir,Hólmfríður Árnadóttir,Þóra Geirlaug Bjartmarsdóttir Skoðun Skapandi ónákvæmni tveggja hagfræðinga Sirrý Hallgrímsdóttir Skoðun Svart er það og yfirgangur mikill Magnús Guðmundsson Skoðun Að skilja íslenskt félagslegt viðmið Valerio Gargiulo Skoðun Af hverju Helgu Þórisdóttur? Haukur Arnþórsson Skoðun Öryggisógnir í breyttum heimi Jóhann Friðrik Friðriksson Skoðun Skoðun Skoðun #Katrín er minn forseti Elín Hirst skrifar Skoðun Svart er það og yfirgangur mikill Magnús Guðmundsson skrifar Skoðun Um sjálfstæði þjóðar Steinunn Ólína Þorsteinsdóttir skrifar Skoðun Skapandi ónákvæmni tveggja hagfræðinga Sirrý Hallgrímsdóttir skrifar Skoðun Af hverju Helgu Þórisdóttur? Haukur Arnþórsson skrifar Skoðun Kjósum Helgu Þórisdóttur Ragnheiður Stefánsdóttir skrifar Skoðun Má brjóta lög? Sigríður Ólafsdóttir skrifar Skoðun Að skilja íslenskt félagslegt viðmið Valerio Gargiulo skrifar Skoðun Traust og gagnsæi Halldór Auðar Svansson skrifar Skoðun Framtíð Dalanna heillar Garðar Freyr Vilhjálmsson skrifar Skoðun Grunnskóli á krossgötum Álfhildur Leifsdóttir,Hólmfríður Árnadóttir,Þóra Geirlaug Bjartmarsdóttir skrifar Skoðun Öryggisógnir í breyttum heimi Jóhann Friðrik Friðriksson skrifar Skoðun Höfnum óeðlilegri hagnýtingu sjálfboðaliða Ástþór Jón Ragnheiðarson skrifar Skoðun Að skilja faglega Sævar Þór Jónsson skrifar Skoðun Dánaraðstoð: Læknafélag Íslands skilar ekki auðu Steinunn Þórðardóttir,Oddur Steinarsson,Thelma Kristinsdóttir,Katrín Ragna Kemp,Magdalena Ásgeirsdóttir,Margrét Ólafía Tómasdóttir,Ragnar Freyr Ingvarsson,Teitur Ari Theodórsson,Theódór Skúli Sigurðsson skrifar Skoðun Áttu efnaða foreldra eða ekki? Thelma Lind Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Farsæl hagræðing í kjötiðnaði innan ramma samkeppnislaga Ólafur Stephensen skrifar Skoðun Kennarar – á hraðbraut í kulnun Rakel Linda Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Heilbrigðiskerfi Íslands – horfum til framtíðar Egill Steinar Ágústsson skrifar Skoðun Er of mikill hiti í hleðslunni hjá þér? Ágúst Mogensen skrifar Skoðun Hvað felst í frumvarpi til laga um breytingu á húsaleigulögum? Hildur Ýr Viðarsdóttir skrifar Skoðun Af hverju eru kaupin á TM ekki á dagskrá aðalfundar Landsbankans? Ásthildur Lóa Þórsdóttir skrifar Skoðun Skortur á möguleikanum á dánaraðstoð leiðir til þess að fólk tekur eigið líf Ingrid Kuhlman skrifar Skoðun Varnargarðar utan um fólkið í Grindavík Guðbrandur Einarsson skrifar Skoðun Meiri pening, takk Gunnar Úlfarsson skrifar Skoðun Gervigreind og máttur tungumálsins Þorsteinn Siglaugsson skrifar Skoðun Sameinum 2. og 3. deild karla í knattspyrnu Bergvin Oddsson skrifar Skoðun Skynsamlegt að selja Íslandsbanka Teitur Björn Einarsson skrifar Skoðun Gleymdu börnin Kolbrún Pálsdóttir skrifar Skoðun Vinstri gráir Yngvi Óttarsson skrifar Sjá meira
Í persónuverndarlögum segir að markmið þeirra sé m.a. að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Stór þáttur í því að njóta friðhelgi einkalífsins gagnvart vinnslu persónuupplýsinga er að vinnslan teljist gagnsæ og sanngjörn, þ.e. uppfylli skilyrði sanngirnisreglu persónuverndarlaga. Það er því grundvallarskilyrði að einstaklingar viti að unnið sé með persónuupplýsingar um þá. Fyrirtækjum sem vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini sína ber því samkvæmt persónuverndarlögum að tilkynna þeim um vinnsluna en slíkar upplýsingar hafa mikla þýðingu fyrir viðkomandi t.a.m. til að geta tekið afstöðu til vinnslunnar út frá þeim réttindum sem persónuverndarlög veita. Algengast er að slíkar tilkynningar séu færðar fyrir augu viðskiptavina með svokölluðum persónuverndarstefnum á vefsíðum fyrirtækja. Það skiptir máli hvert innihald persónuverndarstefnu er Fjölmörg atriði þarf að hafa í huga þegar slíkar persónuverndarstefnur eru settar fram en hér verður þó einungis tæpt á þeim helstu. Vart ætti að þurfa taka það fram að mikilvægast af öllu er að fyrirtæki hafi yfirhöfuð upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu fyrirtækisins t.d. í formi persónuverndarstefnu. Það er ekki síður mikilvægt að persónuverndarstefna sé á áberandi stað og helst á aðalsíðu fyrirtækjavefsins. Þannig ætti ekki að þurfa nema einn til tvo „smelli“ til að komast í stefnuna. Miklu máli getur skipt hvernig persónuverndarstefnur eru orðaðar því skýrt þarf að koma fram hvaða upplýsingar unnið er með og hvenær. Ekki ætti því að nota orðalag eins og “… dæmi um persónuupplýsingar sem unnið er með”, “… gætum unnið með …”, „… kunnum að vinna með …“ eða „… vinnum einkum …“ þegar lýst er hvaða persónuupplýsingar eru unnar. Slíkt orðalag er þó ansi algengt þrátt fyrir að vera ófullnægjandi því eins og áður sagði er það grundvallaratriði að einstaklingar viti hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá og hvenær það er gert. Hér er því mikilvægt að fyrirtæki noti meira afgerandi orðalag enda ætti það ekki að vefjast fyrir fyrirtækjum, sem hafa útbúið vinnsluskrá, hvenær það vinnur persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Rétt er að hafa það í huga að persónuverndarstefnur eru í eðli sínu upplýsingar til hins almenna neytenda og ættu því að vera á einföldu og skýru máli. Forðast ætti að nota óútskýrð hugtök úr persónuverndarlögum og annað lagatæknimál. Því miður er alltof algengt að sjá persónuverndarstefnur þar sem notast er við langar málsgreinar, t.a.m. þar sem vinnslu persónuupplýsinga er lýst í samfelldu máli sem fyllir margar línur. Betra er að setja textann upp í punktaformi til að gera textann aðgengilegri og sporna með því við „upplýsingaþreytu“. Í því samhengi má benda á ef viðskiptavinir skilja almennt ekki efni persónuverndarstefnu og geta þannig ekki ráðið af henni hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá eða hvenær það er gert, þá uppfyllir vinnslan ekki kröfur persónuverndarlaga um sanngirni og gagnsæi. Staða íslenskra fyrirtækja gagnvart persónuvernd Eftir skoðun á fjölda vefsíðna er óhætt að fullyrða að stór hluti fyrirtækja á Íslandi uppfyllir ekki fyrrgreind skilyrði persónuverndarlaga. Í því sambandi ætti að vera nokkuð augljóst að fyrirtæki sem ekki birtir upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu sinni, getur ekki talist uppfylla kröfur persónuverndarlaga um sanngjarna og gagnsæja vinnslu. Einnig er ljóst að fyrirtæki sem birtir ófullnægjandi persónuverndarstefnu, eins og hér hefur verið lýst, gerir það ekki heldur. Það er mikið í húfi fyrir rekstraraðila að hafa persónuverndarmálin á hreinu því trúverðugleiki fyrirtækja og traust viðskiptavina verða ekki metin til fjár. Það verða þó hins vegar sektarákvarðanir Persónuverndar, því samkvæmt lögunum geta sektir fyrir brot á þeim reglum sem hér um ræðir numið allt að 2,4 milljörðum eða 4% af ársveltu, eftir því hvort er hærra. Rétt er því að hvetja rekstraraðila fyrirtækja til að birta upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðum sínum. Einnig þarf að ganga úr skugga um að persónuverndarstefnan uppfylli skilyrði persónuverndarlaga. Að öðrum kosti gæti aðgerðarleysi í þessum efnum leitt til þess að bæði glatist fé og traust. Höfundur er lögfræðingur og starfar sem persónuverndarráðgjafi.
Grunnskóli á krossgötum Álfhildur Leifsdóttir,Hólmfríður Árnadóttir,Þóra Geirlaug Bjartmarsdóttir Skoðun
Skoðun Grunnskóli á krossgötum Álfhildur Leifsdóttir,Hólmfríður Árnadóttir,Þóra Geirlaug Bjartmarsdóttir skrifar
Skoðun Dánaraðstoð: Læknafélag Íslands skilar ekki auðu Steinunn Þórðardóttir,Oddur Steinarsson,Thelma Kristinsdóttir,Katrín Ragna Kemp,Magdalena Ásgeirsdóttir,Margrét Ólafía Tómasdóttir,Ragnar Freyr Ingvarsson,Teitur Ari Theodórsson,Theódór Skúli Sigurðsson skrifar
Skoðun Hvað felst í frumvarpi til laga um breytingu á húsaleigulögum? Hildur Ýr Viðarsdóttir skrifar
Skoðun Af hverju eru kaupin á TM ekki á dagskrá aðalfundar Landsbankans? Ásthildur Lóa Þórsdóttir skrifar
Skoðun Skortur á möguleikanum á dánaraðstoð leiðir til þess að fólk tekur eigið líf Ingrid Kuhlman skrifar
Grunnskóli á krossgötum Álfhildur Leifsdóttir,Hólmfríður Árnadóttir,Þóra Geirlaug Bjartmarsdóttir Skoðun