Að græða með verkefnastjórnun

Verkefnastjórnun er orðið nokkuð vel þekkt hugtak. Verkefnastjórnun er beitt í æ ríkari mæli á ólíkum sviðum mannlegrar athafnasemi. Hugtakið hljómar svo vel að það er meðal annars notað um ný störf og verk sem oft eiga fátt skylt með verkefnastjórnun.

En hvert er inntak verkefnastjórnunar? Samkvæmt skilgreiningu Alþjóðaverkefnastjórnunarsambandsins IPMA er verkefnastjórnun í senn áætlun, skipulagning, eftirlit með og stýring á öllum þáttum verkefnis. Ennfremur sú samhæfing, stjórnun og forysta sem þarf til að ná markmiðum verkefnisins örugglega og innan samþykktra viðmiða, svo sem um tíma, kostnað og gæði.

Verkefnastjórnun byggir á ýmsum gagnlegum aðferðum og verkfærum. Sum eru aðallega tæknileg, en snertiflöturinn við mannleg samskipti er þó sjaldnast langt undan.

Hvar nýtist verkefnastjórnun?

Stutta svarið er: Alls staðar - ef verkefnum er til að dreifa. Aðferðir verkefnastjórnunar hafa síðustu árin verið þróaðar þannig að þær nýtist á ólíkum sviðum við fjölbreyttar aðstæður. Alþjóðlegar hæfniskröfur til verkefnastjóra miða sömuleiðis að því að þeir geti beitt þekkingu sinni í ólíku samhengi, meða annars í ólíkum löndum. Sérhæfing hefur þó líka þróast innan verkefnastjórnunar, til dæmis á sviði lögfræði (legal project management). Fjölmörg fyrirtæki, stofnanir og félagasamtök hafa séð hag í að nýta faglega aðferðafræði verkefnastjórnunar.

Hvernig nýtist verkefnastjórnun?

Í fyrirtækjum (orðið nær hér eftir yfir fyrirtæki, stofnun og félagasamtök) getur verkefnastjórnun nýst „alltaf, oft eða stundum“, það er sem grunnaðferð við stjórnun fyrirtækis, til að halda utan um tiltekin viðfangsefni í starfseminni eða um stök verkefni. Jafnvel í viðfangsefnum sem teljast til reglubundinnar starfsemi má sækja gagnlegar aðferðir í smiðju verkefnastjórnunar.

Hver er ávinningurinn?

Bandaríska verkefnastjórnunarfélagið, PMI, hefur gefið út leiðbeiningar við innleiðingu verkefnastjórnunar hjá fyrirtækjum og stofnunum. Það metur líklegan ávinning af verkefnastjórnun mestan við framkvæmd stefnu fyrirtækja, þar sem markmiðin séu skipulega tengd við fyrirfram skilgreind verkefni. Innleiðing verkefnastjórnunar, alfarið eða að hluta, geti einnig hjálpað við að auka samkeppnisforskot fyrirtækja, gera starfsemina skilvirkari, auka framleiðni og kostnaðargát og bæta samskipti og ánægju viðskiptavina.

Að græða ...

Verkefnastjórnun nýtist við að græða það sem miður hefur farið við stjórnun fyrirtækis. Með hagsmunaaðilagreiningu fæst til dæmis yfirsýn yfir þá sem byggja þarf upp samskipti við til frambúðar. Það má græða á verkefnastjórnun þegar skapa á nýjar vörur eða sækja á nýja markaði, t.d. með skilgreiningu markmiða, áhættugreiningu og –stjórnun, eða með því að stýra aðföngum og mannauð með aðferðum verkefnastjórnunar, þar sem við á.

Stjórnendur ættu þó að gæta þess að beita verkefnastjórnun í samræmi við þarfir fyrirtækisins og á forsendum þess, en ekki öfugt.