Völundarhús

Völundarhús geta verið skemmtileg ef góður tími og næði er til staðar til að fara í gegnum það. Pirringur, óþolinmæði og jafnvel streita getur hlaðist upp ef þessa þætti skortir.

Eftir 20 smelli á músinni opnast loksins glugginn sem opnar rétta rýmið. Eitt skref áfram og tvö aftur á bak. Mögulega eru einhverjar aðferðir til að stytta leiðina en þær eru mismunandi eftir staðsetningu. Fjölbreytt kerfi í tæknivæddu vinnuumhverfi eru ekki alltaf að vinna með okkur.

Flest vinnum við við einhverskonar kerfi við vinnu okkar og má þar nefna ýmiss konar tímaskráningarkerfi, launakerfi, innkaupakerfi, viðskiptavinakerfi, dropbox, trello, share point, lotus notes o.s.frv. Yfirleitt er markmið þessara kerfa að einfalda og auðvelda okkur vinnuna og þar með gera vinnuumhverfi okkar betra. Þó er það staðreynd að þessi kerfi flækja vinnu okkar oft óþarflega mikið og eru jafnvel vinnuhamlandi. Má nefna dæmi úr heilbrigðisgeiranum með 60-80 mismunandi klínísk kerfi sem tengjast illa við önnur kerfi og það getur tekið heilan dag að komast í gegnum lyfjaskráninguna! Ofan á allt hefur hlutverk starfsins fjarlægst kjarnann, meiri samskipti við kerfin og minni við viðskiptavininn.

Það geta verið ýmsar ástæður fyrir því að kerfin virka ekki nægilega vel. Kannski hentar það kerfi sem valið var verkefninu ekki nægilega vel, kerfið er illa hannað eða illa innleitt. Notendaviðmótið er ekki staðlað, mismunandi letur, mismunandi litir, mismunandi tákn.

Þveröfug áhrif

Kerfi eru hönnuð til að einfalda og auðvelda og bæta þannig vinnuumhverfið. Kerfi sem ekki virka geta hins vegar haft áhrif á líðan og valdið streitu. Minni stjórn á aðstæðum og tilfinning um vanhæfni. Þetta getur leitt til minni framleiðni og jafnvel veikindafjarveru.

Kerfin eru því farin að hafa þveröfug áhrif miðað við upphaflegt markmið. Hver kannast ekki við að standa í röð í matvöruversluninni og allt er stopp. Eina skýringin sem starfsmaðurinn getur gefið er að kerfið sé eitthvað að stríða (the computer says NO).

Illa hönnuð, illa innleidd eða rangt valin kerfi geta því valdið streitu.

Notendaviðmót skiptir máli, alls staðar. Tökum sem dæmi venjulega sjónvarpsfjarstýringu. Hvað er verið að nota marga takka á henni? Af hverju ekki að hafa hlutina einfalda ef það virkar?

Vinnuumhverfið hefur breyst töluvert síðustu ár. Meiri fjölbreytileiki, meðvitund um stillanleika búnaðar, loftgæði og vel hannaða lýsingu. Streitan er mikil og því nauðsynlegt að skoða hvað veldur hverju sinni. Mörg og flókin kerfi geta verið einn þátturinn, höfum það í huga þegar verið er að meta áhrif umhverfis á líðan. Höfum notendur með frá fyrsta degi, bæði við hönnun og val búnaðar og gefum tíma fyrir góða innleiðingu og þjálfun. Verum meðvituð um eigið vinnuumhverfi og hvaða þættir hafa áhrif á líðan, látum kerfið vinna fyrir okkur.

Völundarhús geta verið skemmtileg, bara ekki í vinnunni.

(Skrifað undir áhrifum af bókinni Jävla skitsystem! eftir Jonas Söderström.)