Góð ráð fyrir verkefnalistann og forgangsröðun verkefna Rakel Sveinsdóttir skrifar 7. apríl 2020 09:00 Gunnar Jónatansson framkvæmdastjóri og aðalþjálfari IBT á Íslandi segir algeng mistök fólks þegar það gerir verkefnalista vera þau að of mörg verkefni eru sett á listann. „Gerð verkefnalista er ekki átaksverkefni heldur leið til að halda sig að verki og eins er verkefnalisti mjög góð leið til að losa um verkefnaálag og áhyggur af því að gleyma að gera einhver tiltekin verk,“ segir Gunnar Jónatansson framkvæmdastjóri og aðalþjálfari IBT á Íslandi. „Þegar mikið gengur á í kollinum þá er það mjög streitulosandi að skrifa iður hvað þurfi að gera í þeim málum sem við hugsum um,“ segir Gunnar og bætir við „Það hafa margir sérfræðingar látið ljós sitt skína um hvaða aðferð er best að viðhalda og vinna með verkefnalista. Mín persónulega reynsla er sú að það er ekki til nein ein rétt leið. Venjur og reynsla manna er misjöfn og allir finna sína leið á endanum ef þeir hafa þolinmæði til.“ Gunnar hefur próf í verkefnastjórnun frá HÍ og markþjálfun frá Evolvia og IBT Learning & Development. Hann segir fólk almennt sífellt vera að leita leiða til að gera meira. „Það les greinar eins og þessa, gúgglar eftir góðum ráðum, ræðir málin á starfsmannafundum og manna á milli,“ segir Gunnar og bendir á að krafan er sífellt háværari um færra fólk og meira framlag hjá hverjum og einum. En hvernig getum við gert góðan verkefnalista fyrir daginn? Gunnar segir algengustu mistökin sem fólk gerir með verkefnalistann einkum vera tvenn: „Í fyrsta lagi að skrá of mörg verkefni niður og í framhaldi af þeim vanda að vera feimin við að henda af listanum því sem ekki stendur til að gera í nánustu framtíð eða jafnvel aldrei,“ segir Gunnar. Að sögn Gunnars er skýringin á því að listinn verður of oft of langur sú að alls konar hugmyndir vakna oft hjá manni sjálfum eða samstarfsmönnum, sem gerir það að verkum að á endanum eru alls kyns aðgerðir komnar á verkefnalistann. Fyrsta ráðið er að læra að segja NEI við ákveðnum verkefnum. Gunnar segir að eflaust sé ekki auðvelt að segja nei við yfirmann sinn eða samstarfsfélaga. Hins vegar sé það svo að enginn kemst yfir allt. „Við erum öll með fulla dagskrá nú þegar og ef eitthvað bætist við þá dregur það úr öðrum aðgerðum. Málið er að öll vinna tekur tíma og öll vinna fer fram í tíma,“ segir Gunnar. Það næsta er síðan að spyrja sjálfan sig: Hvað bý ég til, hvert er mitt framlag, hvað þarf að gera? Svörin við þessum spurningum mynda lista. Þegar listinn kemst síðan til framkvæmda segir Gunnar mikilvægt að vinna ekki að fleiri en tveimur forgangsmálum á sama tíma. Þegar þeim er lokið, á að ákveða hver ný forgangsverkefni eru. En hvernig á að forgangsraða? Gunnar tekur dæmi um verkefnalista þar sem búið er að skrifa niður tíu verkefni. Til að ákveða á hverju á að byrja er gott að styðjast við Pareito lögmálið, sem oft er kallað 80/20 reglan. „Þetta er reglan um hið litla sem skilar miklu. Að 80% af söluhagnaði komi frá 20% viðskiptavina. Að 80% af truflunum sé frá 20% af samstarfsfólki,“ segir Gunnar. Í samhengi við verkefnalistann þýðir þetta að tvö af þeim tíu verkefnum sem eru á listanum, muni skila 80% af ávinningi vinnudagsins. Að sögn Gunnars er ekki alltaf augljóst hvaða tvö verkefni það eru. Ein öflugasta starfsþróun sem hver getur sinnt í sínu starfi er leitin að þessu svari. Hvað tiltölulega fáu verkefni skila þér og þínu fyrirtæki mestum ávinningi með þínu framlagi. Sá sem það veit, er mjög mikils virði í sínu starfi, segir Gunnar að lokum. Góðu ráðin Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Jón nýr formaður bankaráðs Landsbankans Viðskipti innlent Bankaráðið sakar bankasýsluna um aðdróttanir Viðskipti innlent Verðbólgan minnkar en vextirnir hækka Viðskipti innlent Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun Atvinnulíf Minnsta verðbólga í rúm tvö ár Viðskipti innlent Nú er hægt að elta góða veðrið um landið með kortavef Já.is Samstarf Hæstiréttur sker úr um hvort taka hafi mátt bjór úr hillum Viðskipti innlent Sækjast eftir fangelsisdómi yfir rafmyntakóngi Viðskipti erlent Selma nýr formaður Kvenna í orkumálum Viðskipti innlent Mikill samdráttur á hagnaði Tesla Viðskipti erlent Fleiri fréttir Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun „Enda hefði hún hreinlega ekki nennt að þræta við mig endalaust“ Ljúfustu stundirnar þegar allir eru saman í hjónarúminu Þrjú atriði til að auka á sjálfsöryggið okkar í vinnunni Tók fimm mánuði að byrja að tala íslensku Finnur þægilegu heimatilfinninguna þegar hann lendir í Keflavík „Einn mjög fárra karla á mínum aldri sem er ekki í golfi!“ Að vera bestur í teyminu er allt annað en að vera góður stjórnandi Kynslóðaskipti: Arftakaáætlunin virkjuð, vinnustaðaskóli og ný tækifæri fyrir starfsfólk 55-74 ára fjölgar hlutfallslega mest á vinnumarkaði „Ótrúlega vel gift honum Obba sem er A-manneskja“ Algengt að starfsfólk læri ekki af mistökum Hjón í nýsköpun: „Það er reyndar hún sem er Þjóðverjinn en ég Íslendingurinn“ Vandræðalega kvöldsvæfur framkvæmdastjóri Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Gæðasamtöl við dótturina, mömmu eða vinkonu á leið í vinnu Sex einkenni um að þú sért í miðaldrakrísu í vinnunni Plankavinir, kaka fyrir vinnufélaga, leika sér með börnum og hafa gaman Spennuþrungin sigling Mottumarssokkana til Íslands dæmi um hvað margt getur komið upp „What do you mean by shit-mix, are you mixing the shit?“ Sofnar í leikhúsi, á tónleikum, í kirkjum og fleiri stöðum Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Fögnum fjölbreytileikanum: Pólverjar flestir, síðan Litháar, síðan Íslendingar Eiga ekki bara að vera Íslendingar í betur launuðu störfunum „Menn trúðu því um tíma að hægt væri að semja við skrattann“ Nú er hægt að kúra og slappa af á morgnana „Karlarnir segja konur of reynslulausar“ Eðlilegt að starfsmenn og stjórnendur skipti um vinnu reglulega „Stjórnendur átta sig ekki alltaf á því að starfslýsing er ekki nóg“ „Þau vildu ræða við kempurnar þrjár: Katrínu Jak, Elízu Reid og mig!“ Sjá meira
„Gerð verkefnalista er ekki átaksverkefni heldur leið til að halda sig að verki og eins er verkefnalisti mjög góð leið til að losa um verkefnaálag og áhyggur af því að gleyma að gera einhver tiltekin verk,“ segir Gunnar Jónatansson framkvæmdastjóri og aðalþjálfari IBT á Íslandi. „Þegar mikið gengur á í kollinum þá er það mjög streitulosandi að skrifa iður hvað þurfi að gera í þeim málum sem við hugsum um,“ segir Gunnar og bætir við „Það hafa margir sérfræðingar látið ljós sitt skína um hvaða aðferð er best að viðhalda og vinna með verkefnalista. Mín persónulega reynsla er sú að það er ekki til nein ein rétt leið. Venjur og reynsla manna er misjöfn og allir finna sína leið á endanum ef þeir hafa þolinmæði til.“ Gunnar hefur próf í verkefnastjórnun frá HÍ og markþjálfun frá Evolvia og IBT Learning & Development. Hann segir fólk almennt sífellt vera að leita leiða til að gera meira. „Það les greinar eins og þessa, gúgglar eftir góðum ráðum, ræðir málin á starfsmannafundum og manna á milli,“ segir Gunnar og bendir á að krafan er sífellt háværari um færra fólk og meira framlag hjá hverjum og einum. En hvernig getum við gert góðan verkefnalista fyrir daginn? Gunnar segir algengustu mistökin sem fólk gerir með verkefnalistann einkum vera tvenn: „Í fyrsta lagi að skrá of mörg verkefni niður og í framhaldi af þeim vanda að vera feimin við að henda af listanum því sem ekki stendur til að gera í nánustu framtíð eða jafnvel aldrei,“ segir Gunnar. Að sögn Gunnars er skýringin á því að listinn verður of oft of langur sú að alls konar hugmyndir vakna oft hjá manni sjálfum eða samstarfsmönnum, sem gerir það að verkum að á endanum eru alls kyns aðgerðir komnar á verkefnalistann. Fyrsta ráðið er að læra að segja NEI við ákveðnum verkefnum. Gunnar segir að eflaust sé ekki auðvelt að segja nei við yfirmann sinn eða samstarfsfélaga. Hins vegar sé það svo að enginn kemst yfir allt. „Við erum öll með fulla dagskrá nú þegar og ef eitthvað bætist við þá dregur það úr öðrum aðgerðum. Málið er að öll vinna tekur tíma og öll vinna fer fram í tíma,“ segir Gunnar. Það næsta er síðan að spyrja sjálfan sig: Hvað bý ég til, hvert er mitt framlag, hvað þarf að gera? Svörin við þessum spurningum mynda lista. Þegar listinn kemst síðan til framkvæmda segir Gunnar mikilvægt að vinna ekki að fleiri en tveimur forgangsmálum á sama tíma. Þegar þeim er lokið, á að ákveða hver ný forgangsverkefni eru. En hvernig á að forgangsraða? Gunnar tekur dæmi um verkefnalista þar sem búið er að skrifa niður tíu verkefni. Til að ákveða á hverju á að byrja er gott að styðjast við Pareito lögmálið, sem oft er kallað 80/20 reglan. „Þetta er reglan um hið litla sem skilar miklu. Að 80% af söluhagnaði komi frá 20% viðskiptavina. Að 80% af truflunum sé frá 20% af samstarfsfólki,“ segir Gunnar. Í samhengi við verkefnalistann þýðir þetta að tvö af þeim tíu verkefnum sem eru á listanum, muni skila 80% af ávinningi vinnudagsins. Að sögn Gunnars er ekki alltaf augljóst hvaða tvö verkefni það eru. Ein öflugasta starfsþróun sem hver getur sinnt í sínu starfi er leitin að þessu svari. Hvað tiltölulega fáu verkefni skila þér og þínu fyrirtæki mestum ávinningi með þínu framlagi. Sá sem það veit, er mjög mikils virði í sínu starfi, segir Gunnar að lokum.
Góðu ráðin Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Jón nýr formaður bankaráðs Landsbankans Viðskipti innlent Bankaráðið sakar bankasýsluna um aðdróttanir Viðskipti innlent Verðbólgan minnkar en vextirnir hækka Viðskipti innlent Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun Atvinnulíf Minnsta verðbólga í rúm tvö ár Viðskipti innlent Nú er hægt að elta góða veðrið um landið með kortavef Já.is Samstarf Hæstiréttur sker úr um hvort taka hafi mátt bjór úr hillum Viðskipti innlent Sækjast eftir fangelsisdómi yfir rafmyntakóngi Viðskipti erlent Selma nýr formaður Kvenna í orkumálum Viðskipti innlent Mikill samdráttur á hagnaði Tesla Viðskipti erlent Fleiri fréttir Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun „Enda hefði hún hreinlega ekki nennt að þræta við mig endalaust“ Ljúfustu stundirnar þegar allir eru saman í hjónarúminu Þrjú atriði til að auka á sjálfsöryggið okkar í vinnunni Tók fimm mánuði að byrja að tala íslensku Finnur þægilegu heimatilfinninguna þegar hann lendir í Keflavík „Einn mjög fárra karla á mínum aldri sem er ekki í golfi!“ Að vera bestur í teyminu er allt annað en að vera góður stjórnandi Kynslóðaskipti: Arftakaáætlunin virkjuð, vinnustaðaskóli og ný tækifæri fyrir starfsfólk 55-74 ára fjölgar hlutfallslega mest á vinnumarkaði „Ótrúlega vel gift honum Obba sem er A-manneskja“ Algengt að starfsfólk læri ekki af mistökum Hjón í nýsköpun: „Það er reyndar hún sem er Þjóðverjinn en ég Íslendingurinn“ Vandræðalega kvöldsvæfur framkvæmdastjóri Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Gæðasamtöl við dótturina, mömmu eða vinkonu á leið í vinnu Sex einkenni um að þú sért í miðaldrakrísu í vinnunni Plankavinir, kaka fyrir vinnufélaga, leika sér með börnum og hafa gaman Spennuþrungin sigling Mottumarssokkana til Íslands dæmi um hvað margt getur komið upp „What do you mean by shit-mix, are you mixing the shit?“ Sofnar í leikhúsi, á tónleikum, í kirkjum og fleiri stöðum Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Fögnum fjölbreytileikanum: Pólverjar flestir, síðan Litháar, síðan Íslendingar Eiga ekki bara að vera Íslendingar í betur launuðu störfunum „Menn trúðu því um tíma að hægt væri að semja við skrattann“ Nú er hægt að kúra og slappa af á morgnana „Karlarnir segja konur of reynslulausar“ Eðlilegt að starfsmenn og stjórnendur skipti um vinnu reglulega „Stjórnendur átta sig ekki alltaf á því að starfslýsing er ekki nóg“ „Þau vildu ræða við kempurnar þrjár: Katrínu Jak, Elízu Reid og mig!“ Sjá meira