Hvað er eiginlega hópefli?

Mannskepnan er hópdýr í eðli sínu sem sækir í félagsskap annara strax frá blautu barnsbeini. Einstaklingar vinna saman í hópum í gegnum öll aldursskeiðin. Bæði í leik og starfi.

Má þar nefna að við:

• Leikum okkur í sandkassanum með jafnöldrum okkar sem ungabörn
• Vinnum verkefni í hópum í gegnum allt menntakerfið
• Förum í félagsmiðstöð sem unglingar eða stundum íþróttir
• Vinnum saman í teymum á vinnustöðum sem fullorðið fólk
• Leikum okkur í félagsstarfi aldraðra þegar við erum komin af léttasta skeiði

Í gegnum þetta ferðalag lendum við í allskonar ævintýrum. Meðan við erum börn og erum að stíga okkur fyrstu skref sem félagsverur þá lendir okkur saman, við tökumst á, við spólum yfir okkur með gassagangi eða okkur gengur illa að vinna með öðrum einstaklingum og þá er gott að geta hallað sér aftur í faðm foreldra sinna eða fengið góð ráð frá kennurum og öðrum fagaðilum. Gott að geta eflt sig sem einstaklingur og hópvera. Reynslunám er að eiga sér stað. En hvað gerist svo þegar við verðum fullorðin? Hættum við að reka okkur á? Hættum við að þurfa stuðning og handleiðslu í gegnum leik og starf? Erum við bara orðin fullnuma sem hópdýr og látum alltaf vel að stjórn? Hjarðhegðun okkar getur verið góð en hún getur líka verið slæm. Eða hreinlega eldim. Meðvirkni, fýlustjórnun, skortur á hreinskilni og allskonar hnökrar koma upp á vinnustöðum okkar og hvað gera bændur þá?

Hópefli er þekkt stærð í íþrótta- og æskulýðsstarfi og undanfarna áratugi hefur þessi aðferð rutt sér til rúms sem tól í að efla vinnustaði og vinnustaðamenningu. Hér heima er þó ákveðin klemma því tungumálið okkar er með nokkuð gildishlaðna skilgreiningu á hugtakinu. Flestir tengja hugtakið "hópefli" við eintóma ærslafulla skátaleiki. Oft þegar fólk heyrir hugtakið þá fyllist það kjánahrolli eða stresshnút. Sjá fyrir sér að einhver sé að fara ýta því út í vandræðalega leiki – þvert gegn þeirra vilja. Að þau þurfi að hlaupa með egg í skeið eða troða sér í strigapoka og skoppa um grasblett í hjákátlegu pokahlaupi. Svo er þó ekki.... eða allaveganna ekki alltaf. Hópefli er vítt hugtak sem nær yfir allskonar aðferðir sem allar eiga það sameiginlegt að efla liðsheild.

Liðsheild er þekkt hugtak í íþróttum. Sigursælu liðin sem vinna stóra sigra inná vellinum eru ekki endilega alltaf skipuð samansafni af bestu íþróttamönnunum í íþróttagreininni heldur ná þessir einstaklingar einhvern veginn saman. Leikmennirnir hafa sameiginleg markmið, sýna skipulagða samvinnu eftir uppskrift þjálfara þeirra, einstaklingarnir hafa afmarkað hlutverk en líta á sig sem eina heild. Þjálfarinn er búinn að prufa einstaklingana í allskonar aðstæðum, færa þá til í stöðum inn á vellinum og para þá saman sem ná að leiðast hönd í hönd í gegnum skaflinn. Leikmennirnir vita af styrkleikum og veikleikum hvors annars og eru fúsir til að leggja sitt á vogarskálarnar til að stoppa í götin sem þarf að stoppa í. Þeir sækja að sama markinu, reka sig á, læra af mistökunum og reyna að gera betur næst. Velgengni íslensku landsliðanna er gott dæmi um svona liðsheild.

En hvernig er þetta inn á vinnustöðum? Er verið að næra liðsheildina? Er sú næring einungis í formi árlegrar vökvunar þegar sólu tekur að hækka? Er vökvunin bara sú að fá sér bjór með liðsfélögunum og gefa svo high five áður en haldið er áfram í næstu verkefni? Hópefli er verkfæri sem getur nýst til þess að skila allskonar árangri. Það er hægt að nota það til að lagfæra hnökra í samskiptum. Stjórnandi hópeflisins er einskonar vegvísir en á ensku er notast við hugtakið „facilitator“. Hann er í hlutverki þjálfarans sem leiðbeinir leikmönnunum í samráði við stjórnendur og mannauðsstjóra. Hann kappkostar að búa til betri liðsheild úr einstaklingum hópsins með virkri þátttöku þeirra sjálfra. Þeir fá tækifæri til að ígrunda farinn veg og setja sér markmið um það hvernig þeir sjálfir geta fínstillt vélina, fært sig til á vellinum og sótt svo að markinu.

Hópefli getur verið tól þar sem dýnamík starfsmannaheilda er efld með markvissum hætti. Ferli þar sem uppbygging og menning starfsmannahópsins er skoðuð og hvaða sóknarfæri bíða hans. Þar sem þeim sóknarfærum er mætt með markmiðasetningu og samhentu átaki allra liðsmanna.

Hópefli þarf ekki að vera leiðinlegt. Hópefli þarf ekki að vera bara eitthvað árlegt uppbrot þar sem stjórnendur reyna að troða sem mestu inn í dagskrána til þess að verðlauna starfsfólki sínu fyrir vasklega frammistöðu. Stjórnendur eru ekki að greiða upp „skuld“ því of lítill tími hefur gefist til að hlúa að starfsfólkinu í amstri vinnudagsins.

Það er hægt að nota hópefli áður en lagt er af stað í stór verkefni. Það er hægt að nota hópefli þegar vinnustaðir erum hálfnaðir með krefjandi verkefni og vilja ígrunda farinn veg og hvert skuli stefna. Hópefli getur verið gott þegar verið er að gera skipulagsbreytingar eða sameina deildir. Hópefli getur verið góð leið til þess að skoða uppbyggingu hópa og hvaða hlutverki hver og einn gegnir út frá þekktum kenningum í hópaþróunarfræðum. Fræðimenn eins og Dr Meredith Belbin, Marshall Scott Poole, B. Aubery Fisher og Bruce Tuckman hafa rannsakað hvað það er sem gerist þegar einstaklingar koma saman og vinna að úrlausn verkefna. Þarfapíramídi Abrahams Maslows er kenning sem gott er að hafa við höndina. Þessar kenningar eru góðar til hliðsjónar fyrir stjórnendur og mannauðsráðgjafa þegar verið að rýna í liðsheild starfsmannahópsins.

Hvað eiga fyrirtæki til að klikka á þegar kemur að hópefli?

Það sem maður sér ansi oft er að fyrirtæki setji sér ekki nein eiginleg markmið með hópeflinu. Það liggur ekki fyrir þarfagreining á því hver þörfin sé hjá þeim. Þau finna hjá sér þörf að gera EITTHVAÐ og þá er bara farið af stað í það að gera eitthvað. Eins og þau séu að tikka í eitthvað ósýnilegt box um að standa fyrir einhverskonar uppbroti með starfsmönnum sínum. Vantar bara létt fjörefli? Vantar að efla samvinnu og samtal? Þarf að vinna með ákveðin samskiptavandamál? Þarf að kafa niður á dýptina og setja sér langtíma markmið til að efla liðsheild?

Getur hópefli lagfært slæman móral á vinnustaðnum?

Já það getur svo sannarlega gert það ef að það er nálgunin sem verið er að vinna með. Markvisst hópefli getur verið sá vettvangur þar sem starfsmannahópurinn sest niður og grandskoðar menninguna á vinnustaðnum. Hvar styrkleikarnir liggi og hvar veikleikarnir séu. Þar sem einstaklingarnir staldra við og ígrunda. Það þarf að passa sig að þetta verði ekki eins og áramótaheit sem maður strengir í sinni barnslegu einlægni rétt fyrir áramót..... en svíkur svo áður en þréttandinn sjálfur er runninn upp.

Það eru ákveðnir töfrar sem geta átt sér stað ef staðið er rétt að málum. Til þess þarf að vanda vel til verka. Undirbúa dagskránna vel, framkvæma hana og standa svo fyrir markvissri eftirfylgd. Það að smala hópnum út í rútu, bruna austur á Selfoss og gera vel við starfsmenn í mat og drykk er þá kannski ekki lausnin. Þess konar fjöreflisdagskrá er góð fyrir marga hópa en það þarf að kafa meira inn á dýptina ef hnökrar í menningunni eru að aftra vexti og framþróun.

Ekki gera þau mistök að hafa dýpra hópefli í enda dags þegar allir eru búnir að væta kverkarnar og ekki í stakk búnir að rýna inn á við. Ekki nota það sem uppfyllingu. Reyndu að varast það að hafa hópeflið þannig uppbyggt að það skilji ekkert eftir nema innantóma skemmtun. Nema það sé það sem þarf fyrir ykkar hóp.

Það má alveg blanda saman gleði og glaum með markvissu og faglegu hópefli.

Höfundur er formaður Liðsauka, áhugamannafélags um markvissa liðsheildarvinnu með hjálp þekktra kenninga í hópaþróun og hópeflisfræðum, og annar tvíeykisins Fúll á móti.