Fögnum stafrænni byltingu hins opinbera Baldur Kristjánsson skrifar 10. júní 2021 06:00 Öll eigum við sögur af samskiptum sem við höfum átt við opinberar stofnanir og sveitarfélög, í þeim tilgangi að sækja þjónustu eða réttindi. Þjónustunálgunin hingað til hjá mörgum þeirra hefur verið eyðublöð á pappír, símtöl á símatíma, fyrirspurnir um stöðu mála í tölvupósti, og flakk á milli bæjarfélaga til að safna fylgigögnum. Í umhverfi þar sem við erum öll nettengd og rafræn skilríki og undirritanir eru fullgild lagalega er ljóst að hægt er að gera mun betur, og undanfarin misseri hefur hljóðlát bylting hafist í formi stafrænnar umbreytingar hins opinbera. Með sjálfsafgreiðslu á netinu er dregið úr veseni til muna hjá einstaklingum og fyrirtækjum. Þjónustan verður einfaldari og hægt er að fylgjast með framvindu mála og eiga samskipti hvar og hvenær sem er. Dæmi um stafræna afgreiðslu hjá hinu opinbera sem við tökum sem sjálfsögðum hlut í dag eru skil á gögnum til Skattsins, tilkynning um eigendaskipti á ökutæki til Samgöngustofu og tilkynning um breytt lögheimili til Þjóðskrár. Við erum öll betur sett að þurfa ekki að gera okkur sérstaka ferð á dagvinnutíma til að sinna þessum erindum og fæst okkar myndu vilja fara til baka til fyrri tíma. Horft til framtíðar eftir hægfara þróun Ísland hefur engu að síður verið eftirbátur annarra vestrænna ríkja í stafrænni opinberri þjónustu. Það sama á við ef við berum opinbera aðila á Íslandi saman við einkageirann, þar sem t.d. bankar, flugfélög og verslanir hafa markvisst verið að færa þjónustuna á netið. Hjá opinberum aðilum eru enn hátt í þrjú þúsund þjónustur sem hefjast með eyðublaði á pappírsmiðuðu formi og reiða sig að miklu leyti á handinnslátt, fylgigögn frá umsækjanda og samskipti á opnunartíma stofnana. Þetta hitti margar stofnanir illa fyrir í heimsfaraldrinum, og sumar þeirra hafa reyndar sýnt mikla hugvitssemi og tekið óvænt stökk inn í framtíðina á ýmsa vegu þegar fyrirtæki og stofnanir neyddust til að loka fyrir heimsóknir viðskiptavina. Það er því skiljanlegt að ríkisstjórnin, Reykjavíkurborg og önnur sveitarfélög leggi mikla áherslu á að fjárfesta í víðtækri stafrænni umbreytingu á opinberri þjónustu. Ríkið jók framlög til stafrænna verkefna um 2,3 milljarða á þessu ári í gegnum verkefnastofu um Stafrænt Ísland, og Reykjavíkurborg ætlar að hraða umbreytingu á allri þjónustu og afgreiðslu á næstu þremur árum með 10 milljarða framlagi. Samband íslenskra sveitarfélaga er sömuleiðis að blása til sóknar í stafrænni þróun. Ávinningur fyrir allt samfélagið En hver er ávinningur notenda opinberrar þjónustu og samfélagsins alls af öllum þessum fjárútlátum? Það má nefna fimm atriði í því sambandi: Stafræn þjónusta er aðgengileg allan sólarhringinn. Ekki þarf lengur að reiða sig á opnunar- og símatíma stofnana sem hentar ekki öllum. Stafræn þjónusta er óháð staðsetningu. Stafræn afgreiðsla ásamt möguleika á fjarsamtölum gerir þjónustu stofnana sem eru eingöngu með starfsstöð á einum stað á landinu mun aðgengilegri fyrir landið allt, og er því stórt byggðamál. Stafrænar lausnir spara pappír og prentkostnað og flytja stafræn gögn með öruggum hætti á milli stofnana, í stað þess að áþreifanleg gögn ferðist með fólki milli hverfa og bæjarfélaga með tilheyrandi sóun og mengun. Stafræn umbreyting er því umhverfismál. Stafræn þjónusta felur oftast í sér endurhugsun á þjónustunni almennt. Það gerir þjónustu sem á að vera opin öllum óháð þjóðfélagsstöðu einfaldari og aðgengilegri. Með því að huga jafnframt af metnaði að vefaðgengismálum er þjónustan gerð aðgengilegri en hún var áður fyrir t.d. sjónskerta, hreyfihamlaða eða fólk af erlendum uppruna. Sá hópur sem á erfiðast með að nota tölvur (t.d. eldra fólk) getur áfram sótt þjónustuna eftir eldri leiðum. Þannig nýtist umbreytingin öllum og er stórt aðgengis- og jafnréttismál. Stafræn umbreyting snýst um að spara handtök og sjálfvirknivæða hluta af afgreiðsluferlum stofnana samhliða því að færa þjónustuna út á netið. Hún skilar því hagræðingu sem er hægt að nýta til að stytta biðlista, leiðbeina betur fólki sem þarf leiðbeiningar og fara betur með skattfé. Til að ofangreindur ávinningur skili sér hratt og að fullu er nauðsynlegt að opinberar stofnanir og sveitarfélög byggi upp kunnáttu til að umbreyta þjónustunni í þágu notenda og til að sjá og forgangsraða stafrænum tækifærum. Reynslan sýnir einnig að það getur stuðlað að góðum árangri að nýta til fulls þá þekkingu, kunnáttu og reynslu sem þegar býr í skapandi tæknifyrirtækjum á Íslandi og víðar - með markvissum útboðum, sem gefa hinu opinbera aðgang að vönduðum vinnubrögðum og stafrænum lausnum á heimsmælikvarða. En fyrir öllu er að mikilvægi fjárfestingar í stafrænni umbreytingu hins opinbera er nú viðurkennt hjá ríki og sveitarfélögum, þvert á stjórnmálaflokka. Því ber að fagna! Höfundur starfar við þróun stafrænnar þjónustu hjá Kolibri. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Stjórnsýsla Íslenska á tækniöld Tækni Stafræn þróun Mest lesið Er kominn tími á Útlendingafrí? Marion Poilvez Skoðun 1. maí er líka fyrir fatlað fólk! Geirdís Hanna Kristjánsdóttir Skoðun Börnin á Gasa Ebba Margrét Magnúsdóttir Skoðun Janus og jakkalakkarnir Óskar Guðmundsson Skoðun Immigrant Women: Essential Workers, Rising Voices on Labor Day Maru Alemán Skoðun Verkalýðshreyfingin á næsta leik í Evrópuumræðunni Dagbjört Hákonardóttir Skoðun Hvað ert þú að gera? Eiður Welding Skoðun Samtalið um dauðann veldur okkur óöryggi Ingrid Kuhlman Skoðun Á milli steins og sleggju Heinemann Ólafur Stephensen Skoðun Allir eiga rétt á virku lífi — líka fatlað fólk Anna Margrét Bjarnadóttir Skoðun Skoðun Skoðun Embætti þitt geta allir séð Ragnheiður Davíðsdóttir skrifar Skoðun Opið bréf til hæstvirts innviðaráðherra, Eyjólfs Ármannssonar, um íslensku og ábyrgð Nichole Leigh Mosty skrifar Skoðun Hver á dómur að vera hjá ungmenni fyrir að fremja alvarlegt afbrot, jafnvel morð? Davíð Bergmann skrifar Skoðun Sigursaga Evrópu í 21 ár Pawel Bartoszek skrifar Skoðun Verkalýðshreyfingin, Dagbjört og ESB Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Börnin á Gasa Ebba Margrét Magnúsdóttir skrifar Skoðun Myndir þú ráða fatlað fólk í vinnu? Alma Ýr Ingólfsdóttir skrifar Skoðun Hvað ert þú að gera? Eiður Welding skrifar Skoðun Rauðir sokkar á 1. maí Sveinn Ólafsson skrifar Skoðun 1. maí er líka fyrir fatlað fólk! Geirdís Hanna Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Verkalýðshreyfingin á næsta leik í Evrópuumræðunni Dagbjört Hákonardóttir skrifar Skoðun Á milli steins og sleggju Heinemann Ólafur Stephensen skrifar Skoðun Heiðrum íslenska hestinn Berglind Margo Þorvaldsdóttir skrifar Skoðun Allir eiga rétt á virku lífi — líka fatlað fólk Anna Margrét Bjarnadóttir skrifar Skoðun Er kominn tími á Útlendingafrí? Marion Poilvez skrifar Skoðun Janus og jakkalakkarnir Óskar Guðmundsson skrifar Skoðun Jafnréttisbaráttan er brýnni en nokkru sinni fyrr Kolbrún Halldórsdóttir,Sunna Kristín Símonardóttir skrifar Skoðun Hvað ætlar þú að vera þegar þú verður stór? Ása Berglind Hjálmarsdóttir skrifar Skoðun Samtalið um dauðann veldur okkur óöryggi Ingrid Kuhlman skrifar Skoðun Sköpum störf við hæfi! Unnur Hrefna Jóhannsóttir skrifar Skoðun Immigrant Women: Essential Workers, Rising Voices on Labor Day Maru Alemán skrifar Skoðun Tikkað í skipulagsboxin Samúel Torfi Pétursson skrifar Skoðun Það sem er ósagt varðandi vinnubrögð hjá Háskólanum á Akureyri Þóra Sigurðardóttir skrifar Skoðun Sjúklingur settur í fangaklefa Arnar Þór Jónsson skrifar Skoðun Opið bréf til fjármálaráðherra, Daða Más Kristóferssonar Íris Róbertsdóttir skrifar Skoðun Ég kalla hann Isildur; mentorinn minn er gervigreind Björgmundur Guðmundsson skrifar Skoðun Hvað er „furry“ annars? Jóhanna Jódís Antonsdóttir skrifar Skoðun Jafnaðarmennskan og verkalýðsbaráttan Sigfús Ómar Höskuldsson skrifar Skoðun Hljóð og mynd íslenskra varna Arnór Sigurjónsson skrifar Skoðun Kveðjur úr Grafarvogi til þeirra sem kasta steinum úr glerhúsi Davíð Már Sigurðsson skrifar Sjá meira
Öll eigum við sögur af samskiptum sem við höfum átt við opinberar stofnanir og sveitarfélög, í þeim tilgangi að sækja þjónustu eða réttindi. Þjónustunálgunin hingað til hjá mörgum þeirra hefur verið eyðublöð á pappír, símtöl á símatíma, fyrirspurnir um stöðu mála í tölvupósti, og flakk á milli bæjarfélaga til að safna fylgigögnum. Í umhverfi þar sem við erum öll nettengd og rafræn skilríki og undirritanir eru fullgild lagalega er ljóst að hægt er að gera mun betur, og undanfarin misseri hefur hljóðlát bylting hafist í formi stafrænnar umbreytingar hins opinbera. Með sjálfsafgreiðslu á netinu er dregið úr veseni til muna hjá einstaklingum og fyrirtækjum. Þjónustan verður einfaldari og hægt er að fylgjast með framvindu mála og eiga samskipti hvar og hvenær sem er. Dæmi um stafræna afgreiðslu hjá hinu opinbera sem við tökum sem sjálfsögðum hlut í dag eru skil á gögnum til Skattsins, tilkynning um eigendaskipti á ökutæki til Samgöngustofu og tilkynning um breytt lögheimili til Þjóðskrár. Við erum öll betur sett að þurfa ekki að gera okkur sérstaka ferð á dagvinnutíma til að sinna þessum erindum og fæst okkar myndu vilja fara til baka til fyrri tíma. Horft til framtíðar eftir hægfara þróun Ísland hefur engu að síður verið eftirbátur annarra vestrænna ríkja í stafrænni opinberri þjónustu. Það sama á við ef við berum opinbera aðila á Íslandi saman við einkageirann, þar sem t.d. bankar, flugfélög og verslanir hafa markvisst verið að færa þjónustuna á netið. Hjá opinberum aðilum eru enn hátt í þrjú þúsund þjónustur sem hefjast með eyðublaði á pappírsmiðuðu formi og reiða sig að miklu leyti á handinnslátt, fylgigögn frá umsækjanda og samskipti á opnunartíma stofnana. Þetta hitti margar stofnanir illa fyrir í heimsfaraldrinum, og sumar þeirra hafa reyndar sýnt mikla hugvitssemi og tekið óvænt stökk inn í framtíðina á ýmsa vegu þegar fyrirtæki og stofnanir neyddust til að loka fyrir heimsóknir viðskiptavina. Það er því skiljanlegt að ríkisstjórnin, Reykjavíkurborg og önnur sveitarfélög leggi mikla áherslu á að fjárfesta í víðtækri stafrænni umbreytingu á opinberri þjónustu. Ríkið jók framlög til stafrænna verkefna um 2,3 milljarða á þessu ári í gegnum verkefnastofu um Stafrænt Ísland, og Reykjavíkurborg ætlar að hraða umbreytingu á allri þjónustu og afgreiðslu á næstu þremur árum með 10 milljarða framlagi. Samband íslenskra sveitarfélaga er sömuleiðis að blása til sóknar í stafrænni þróun. Ávinningur fyrir allt samfélagið En hver er ávinningur notenda opinberrar þjónustu og samfélagsins alls af öllum þessum fjárútlátum? Það má nefna fimm atriði í því sambandi: Stafræn þjónusta er aðgengileg allan sólarhringinn. Ekki þarf lengur að reiða sig á opnunar- og símatíma stofnana sem hentar ekki öllum. Stafræn þjónusta er óháð staðsetningu. Stafræn afgreiðsla ásamt möguleika á fjarsamtölum gerir þjónustu stofnana sem eru eingöngu með starfsstöð á einum stað á landinu mun aðgengilegri fyrir landið allt, og er því stórt byggðamál. Stafrænar lausnir spara pappír og prentkostnað og flytja stafræn gögn með öruggum hætti á milli stofnana, í stað þess að áþreifanleg gögn ferðist með fólki milli hverfa og bæjarfélaga með tilheyrandi sóun og mengun. Stafræn umbreyting er því umhverfismál. Stafræn þjónusta felur oftast í sér endurhugsun á þjónustunni almennt. Það gerir þjónustu sem á að vera opin öllum óháð þjóðfélagsstöðu einfaldari og aðgengilegri. Með því að huga jafnframt af metnaði að vefaðgengismálum er þjónustan gerð aðgengilegri en hún var áður fyrir t.d. sjónskerta, hreyfihamlaða eða fólk af erlendum uppruna. Sá hópur sem á erfiðast með að nota tölvur (t.d. eldra fólk) getur áfram sótt þjónustuna eftir eldri leiðum. Þannig nýtist umbreytingin öllum og er stórt aðgengis- og jafnréttismál. Stafræn umbreyting snýst um að spara handtök og sjálfvirknivæða hluta af afgreiðsluferlum stofnana samhliða því að færa þjónustuna út á netið. Hún skilar því hagræðingu sem er hægt að nýta til að stytta biðlista, leiðbeina betur fólki sem þarf leiðbeiningar og fara betur með skattfé. Til að ofangreindur ávinningur skili sér hratt og að fullu er nauðsynlegt að opinberar stofnanir og sveitarfélög byggi upp kunnáttu til að umbreyta þjónustunni í þágu notenda og til að sjá og forgangsraða stafrænum tækifærum. Reynslan sýnir einnig að það getur stuðlað að góðum árangri að nýta til fulls þá þekkingu, kunnáttu og reynslu sem þegar býr í skapandi tæknifyrirtækjum á Íslandi og víðar - með markvissum útboðum, sem gefa hinu opinbera aðgang að vönduðum vinnubrögðum og stafrænum lausnum á heimsmælikvarða. En fyrir öllu er að mikilvægi fjárfestingar í stafrænni umbreytingu hins opinbera er nú viðurkennt hjá ríki og sveitarfélögum, þvert á stjórnmálaflokka. Því ber að fagna! Höfundur starfar við þróun stafrænnar þjónustu hjá Kolibri.
Skoðun Opið bréf til hæstvirts innviðaráðherra, Eyjólfs Ármannssonar, um íslensku og ábyrgð Nichole Leigh Mosty skrifar
Skoðun Hver á dómur að vera hjá ungmenni fyrir að fremja alvarlegt afbrot, jafnvel morð? Davíð Bergmann skrifar
Skoðun Jafnréttisbaráttan er brýnni en nokkru sinni fyrr Kolbrún Halldórsdóttir,Sunna Kristín Símonardóttir skrifar
Skoðun Það sem er ósagt varðandi vinnubrögð hjá Háskólanum á Akureyri Þóra Sigurðardóttir skrifar