Að forðast mistök í tölvupóstum, líka Gmail Rakel Sveinsdóttir skrifar 11. ágúst 2020 09:00 Það hvernig þú sendir tölvupósta getur sagt viðtakendum margt um þig. Vísir/Getty Drjúgur hluti vinnu fólks felst stundum í því að senda eða svara tölvupóstum en auðvitað getur það verið mismunandi eftir því við hvað við störfum. Flestir nota þó tölvupóst í einhverjum mæli, ef ekki fyrir vinnuna þá fyrir sig sjálf. Þá er líka mikilvægt að vera með sér netfang fyrir einkamál því vinnunetfang er ekki við hæfi að nota fyrir annað en vinnutengd mál. Margir festast þó í þeim vana að nota einungis vinnupóstinn sinn fyrir öll erindi. Þetta þýðir þá meðal annars að ef viðkomandi skiptir um starf, glatast tölvupóstar sem fólk hefði annars yfirráð yfir áfram. Hér eru nokkur ráð fyrir tölvupósta sem við sendum og þau eiga þá líka við um tölvupósta sem við sendum úr okkar eigin netfangi eins og Gmail. 1. Skýr yfirskrift/fyrirsögn Yfirskrift eða fyrirsögn (e. subject) tölvupósta getur skorið úr um það hversu fljótt eða áhugasamur viðtakandi er um tölvupóstinn frá þér. Reyndu að hafa textann í yfirskriftinni skýran og eins lýsandi fyrir innihaldið. fyrir innihaldið. ,,Breyttur fundartími“ eða ,,Ein spurning um kynninguna þína.“ ,,Tilboð vikunnar.“ 2. Fagleg undirskrift Óháð því hvaða póstforrit þú notar er ráðlagt að vera alltaf með faglega undirritun staðlaða í öllum póstum frá þér. Mörg fyrirtæki eru með staðlað form á undirritun starfsmanna sinna en þeir sem starfa sjálfstætt eða nota mest einkapóstinn sinn, ættu einnig að útbúa faglega undirskrift þar sem fullt nafn er tiltekið, símanúmer og stöðuheiti eða starf. Ef undirskrift er einungis í textaformi er ráðlagt að hún sé stílhrein, sama leturgerð og stærð notuð. 3. Einkamál aðskilin vinnupósti Þótt þér sé tamt að nota vinnupóstinn þinn eiga einkamál að vera send úr öðru netfangi. Margir styðjast við Gmail en mörg önnur póstforrit eru til sem einnig eru ókeypis. Það er ekki viðeigandi fyrir móttakandann að sjá tölvupóst frá þér sem sendur er í einkaerindum, sendan frá póstfangi vinnuveitanda þíns. 4. Ekki gera ,,reply all“ á fjöldapóst Ef þú færð tölvupóst þar sem viðtakendur eru mjög margir er ráðlagt að hugsa sig tvisvar um áður en þú sendir svarpóst á alla (e. reply all). Í sumum tilvikum getur svarið átt erindi við alla en algeng mistök hjá fólki eru að svara fjöldapósti með ,,reply all“ þótt svarið eigi í rauninni eingöngu erindi við þann sem sendi póstinn. Það getur verið hvimleitt fyrir aðra móttakendur að fá svör frá öllum. 5. Orðalag Í vinnutengdum tölvupóstum er frekar mælt með því að nota orðalag eins og Sæll/sæl frekar en Hæ en það þarf þó ekki að gilda um tölvupósta sem sendir eru á milli starfsfélaga eða fólks sem þekkist vel vegna vinnu. Aðalmálið er að vanda orðalag í tölvupóstum þannig að ritmálið þitt hæfi erindinu og móttakandum. 6. Sparaðu upphrópunarmerki og önnur tákn Það á stundum við að nota upphrópunarmerki eða jafnvel emjoi tákn en í vinnutengdum tölvupóstum er mælt með því að fara sparlega með notkun á slíkum táknum. Þau þarf að nota ef innihaldið gefur virkilegt tilefni til eða ef það er við hæfi að senda slíkt tákn, t.d. broskarl, til móttkandans. 7. Fyndni á sjaldnast við Það þekkja það margir að innihald tölvupósta getur misskilist. Eitt af því sem mælt er með því að forðast í vinnutengdum tölvupóstum er að reyna að vera fyndinn í ritmáli. Oft kemst fyndni illa til skila í tölvupóstum auk þess sem það þarf ekkert endilega að vera að móttakandanum finnist fyndnin þín yfir höfuð sniðug. 8. Svaraðu tölvupóstum Það skiptir í rauninni engu máli hvert innihald tölvupósta er en almennt er mælt með því að þú svarir öllum tölvupóstum sem þér berast. Þannig staðfestir þú móttöku póstsins og sýnir viðtakandanum ákveðna kurteisi. 9. Stafsetning og málfar Reyndu að venja þig á að lesa yfir tölvupósta sem þú sendir því það er hvimleitt að senda frá sér tölvupóst með stafsetningavillum eða röngu málfari. 10. Er móttakandinn réttur? Þá er góð venja að passa sig sérstaklega vel á því að móttakandinn sé örugglega réttur aðili. Í mörgum póstforritum koma nöfn móttakenda upp sjálfkrafa sem getur leitt til þess að í fljótfærni er auðvelt að senda tölvupóst á rangan aðila. 11. Framsetningin Gott er að miða við að tölvupóstur sé ekki í of löngu máli og að hann sé þannig framsettur að hann er auðveldur yfirlestrar. Hér er til dæmis mælt með því að leturgerð og litur sé hefðbundin. Ágætis regla er að horfa alltaf á tölvupóst áður en hann er sendur og velta því fyrir sér hversu auðveldur pósturinn væri fyrir þig sjálfa/n að lesa. 12. Kurteisi Þá skiptir það auðvitað máli að orðaval sé alltaf kurteist í tölvupósti, annað er auðvelt að misskilja. 13. 100% trúnaður er ekki til Tölvupósta er auðvelt að framsenda og þú veist í rauninni aldrei hvar þeir geta endað. Þess vegna er mælt með því að innihaldið þeirra sé ekki það mikið trúnaðarmál að það þyldi ekki dagsins ljós eða lestur af einhverjum sem þú ætlar ekki póstinn. Loks má nefna að þótt flestir séu með tölvupóstföngin sín einnig í símanum telst það ekki alltaf við hæfi að senda eða svara vinnutengdum tölvupóstum úr snjallsíma. Þá hefur verið meira um það rætt síðustu árin að fólk temji sér það að senda tölvupósta á hefðbundnum vinnutíma en ekki á kvöldin eða um helgar. Góðu ráðin Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Hvað er opið um páskana? Neytendur Páskaeggin frá Nóa Síríus vinsælust Neytendur Stjörnugrís sektaður fyrir íslenskan fána Neytendur Forstjóri Boeing lætur af störfum fyrir árslok Viðskipti erlent Rússar flytja inn eldsneyti eftir drónaárásir Viðskipti erlent Tuttugu milljóna hámark sett á einstaklinga Viðskipti innlent Trump græddi milljarða dala í dag Viðskipti erlent Súkkulaði frá Nóa hækkar mest á meðan Freyja lækkar Neytendur Bónus, Extra og Heimkaup oftast með lægsta verðið á páskaeggjum Neytendur Hefð fyrir sumargjöf í Íslandsbanka Viðskipti innlent Fleiri fréttir Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Gæðasamtöl við dótturina, mömmu eða vinkonu á leið í vinnu Sex einkenni um að þú sért í miðaldrakrísu í vinnunni Plankavinir, kaka fyrir vinnufélaga, leika sér með börnum og hafa gaman Spennuþrungin sigling Mottumarssokkana til Íslands dæmi um hvað margt getur komið upp „What do you mean by shit-mix, are you mixing the shit?“ Sofnar í leikhúsi, á tónleikum, í kirkjum og fleiri stöðum Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Fögnum fjölbreytileikanum: Pólverjar flestir, síðan Litháar, síðan Íslendingar Eiga ekki bara að vera Íslendingar í betur launuðu störfunum „Menn trúðu því um tíma að hægt væri að semja við skrattann“ Nú er hægt að kúra og slappa af á morgnana „Karlarnir segja konur of reynslulausar“ Eðlilegt að starfsmenn og stjórnendur skipti um vinnu reglulega „Stjórnendur átta sig ekki alltaf á því að starfslýsing er ekki nóg“ „Þau vildu ræða við kempurnar þrjár: Katrínu Jak, Elízu Reid og mig!“ „Það er fátt skemmtilegra en að taka einn Tene dag“ Leiðtogaþjálfun: „Þetta er eins og taka til í geymslunni“ Sýnileikadagur FKA: Erfiðast að rukka! Sýnileikadagur FKA: „Mikið er hún góð þessi!“ Selja í milljónavís: „Leit vel út en var eins og leðja, dísæt og beisk“ Tímabilið þegar allir fóru í tíu ljósatíma fyrir fermingu Tilfinningin „að langa ekki til að fara í vinnuna“ Besti vinnustaðurinn '23: Enginn er yfirmaður eða undirmaður Besti vinnustaðurinn fyrir konur '24: Viljum upphefja ræstingastarfið Góð ráð: Í atvinnuleit eftir fimmtugt „Fyrst langar mig til að rota mig, taka inn eitur eða bara eitthvað“ Undirbúningur fyrir ræðuhöld eða kynningu Forstjóri Isavia: „Ein af mínum glímum er forðunarhegðun“ „Þar eru leiðtogar sem virðast hafa eitthvað extra“ Sjá meira
Drjúgur hluti vinnu fólks felst stundum í því að senda eða svara tölvupóstum en auðvitað getur það verið mismunandi eftir því við hvað við störfum. Flestir nota þó tölvupóst í einhverjum mæli, ef ekki fyrir vinnuna þá fyrir sig sjálf. Þá er líka mikilvægt að vera með sér netfang fyrir einkamál því vinnunetfang er ekki við hæfi að nota fyrir annað en vinnutengd mál. Margir festast þó í þeim vana að nota einungis vinnupóstinn sinn fyrir öll erindi. Þetta þýðir þá meðal annars að ef viðkomandi skiptir um starf, glatast tölvupóstar sem fólk hefði annars yfirráð yfir áfram. Hér eru nokkur ráð fyrir tölvupósta sem við sendum og þau eiga þá líka við um tölvupósta sem við sendum úr okkar eigin netfangi eins og Gmail. 1. Skýr yfirskrift/fyrirsögn Yfirskrift eða fyrirsögn (e. subject) tölvupósta getur skorið úr um það hversu fljótt eða áhugasamur viðtakandi er um tölvupóstinn frá þér. Reyndu að hafa textann í yfirskriftinni skýran og eins lýsandi fyrir innihaldið. fyrir innihaldið. ,,Breyttur fundartími“ eða ,,Ein spurning um kynninguna þína.“ ,,Tilboð vikunnar.“ 2. Fagleg undirskrift Óháð því hvaða póstforrit þú notar er ráðlagt að vera alltaf með faglega undirritun staðlaða í öllum póstum frá þér. Mörg fyrirtæki eru með staðlað form á undirritun starfsmanna sinna en þeir sem starfa sjálfstætt eða nota mest einkapóstinn sinn, ættu einnig að útbúa faglega undirskrift þar sem fullt nafn er tiltekið, símanúmer og stöðuheiti eða starf. Ef undirskrift er einungis í textaformi er ráðlagt að hún sé stílhrein, sama leturgerð og stærð notuð. 3. Einkamál aðskilin vinnupósti Þótt þér sé tamt að nota vinnupóstinn þinn eiga einkamál að vera send úr öðru netfangi. Margir styðjast við Gmail en mörg önnur póstforrit eru til sem einnig eru ókeypis. Það er ekki viðeigandi fyrir móttakandann að sjá tölvupóst frá þér sem sendur er í einkaerindum, sendan frá póstfangi vinnuveitanda þíns. 4. Ekki gera ,,reply all“ á fjöldapóst Ef þú færð tölvupóst þar sem viðtakendur eru mjög margir er ráðlagt að hugsa sig tvisvar um áður en þú sendir svarpóst á alla (e. reply all). Í sumum tilvikum getur svarið átt erindi við alla en algeng mistök hjá fólki eru að svara fjöldapósti með ,,reply all“ þótt svarið eigi í rauninni eingöngu erindi við þann sem sendi póstinn. Það getur verið hvimleitt fyrir aðra móttakendur að fá svör frá öllum. 5. Orðalag Í vinnutengdum tölvupóstum er frekar mælt með því að nota orðalag eins og Sæll/sæl frekar en Hæ en það þarf þó ekki að gilda um tölvupósta sem sendir eru á milli starfsfélaga eða fólks sem þekkist vel vegna vinnu. Aðalmálið er að vanda orðalag í tölvupóstum þannig að ritmálið þitt hæfi erindinu og móttakandum. 6. Sparaðu upphrópunarmerki og önnur tákn Það á stundum við að nota upphrópunarmerki eða jafnvel emjoi tákn en í vinnutengdum tölvupóstum er mælt með því að fara sparlega með notkun á slíkum táknum. Þau þarf að nota ef innihaldið gefur virkilegt tilefni til eða ef það er við hæfi að senda slíkt tákn, t.d. broskarl, til móttkandans. 7. Fyndni á sjaldnast við Það þekkja það margir að innihald tölvupósta getur misskilist. Eitt af því sem mælt er með því að forðast í vinnutengdum tölvupóstum er að reyna að vera fyndinn í ritmáli. Oft kemst fyndni illa til skila í tölvupóstum auk þess sem það þarf ekkert endilega að vera að móttakandanum finnist fyndnin þín yfir höfuð sniðug. 8. Svaraðu tölvupóstum Það skiptir í rauninni engu máli hvert innihald tölvupósta er en almennt er mælt með því að þú svarir öllum tölvupóstum sem þér berast. Þannig staðfestir þú móttöku póstsins og sýnir viðtakandanum ákveðna kurteisi. 9. Stafsetning og málfar Reyndu að venja þig á að lesa yfir tölvupósta sem þú sendir því það er hvimleitt að senda frá sér tölvupóst með stafsetningavillum eða röngu málfari. 10. Er móttakandinn réttur? Þá er góð venja að passa sig sérstaklega vel á því að móttakandinn sé örugglega réttur aðili. Í mörgum póstforritum koma nöfn móttakenda upp sjálfkrafa sem getur leitt til þess að í fljótfærni er auðvelt að senda tölvupóst á rangan aðila. 11. Framsetningin Gott er að miða við að tölvupóstur sé ekki í of löngu máli og að hann sé þannig framsettur að hann er auðveldur yfirlestrar. Hér er til dæmis mælt með því að leturgerð og litur sé hefðbundin. Ágætis regla er að horfa alltaf á tölvupóst áður en hann er sendur og velta því fyrir sér hversu auðveldur pósturinn væri fyrir þig sjálfa/n að lesa. 12. Kurteisi Þá skiptir það auðvitað máli að orðaval sé alltaf kurteist í tölvupósti, annað er auðvelt að misskilja. 13. 100% trúnaður er ekki til Tölvupósta er auðvelt að framsenda og þú veist í rauninni aldrei hvar þeir geta endað. Þess vegna er mælt með því að innihaldið þeirra sé ekki það mikið trúnaðarmál að það þyldi ekki dagsins ljós eða lestur af einhverjum sem þú ætlar ekki póstinn. Loks má nefna að þótt flestir séu með tölvupóstföngin sín einnig í símanum telst það ekki alltaf við hæfi að senda eða svara vinnutengdum tölvupóstum úr snjallsíma. Þá hefur verið meira um það rætt síðustu árin að fólk temji sér það að senda tölvupósta á hefðbundnum vinnutíma en ekki á kvöldin eða um helgar.
Góðu ráðin Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Hvað er opið um páskana? Neytendur Páskaeggin frá Nóa Síríus vinsælust Neytendur Stjörnugrís sektaður fyrir íslenskan fána Neytendur Forstjóri Boeing lætur af störfum fyrir árslok Viðskipti erlent Rússar flytja inn eldsneyti eftir drónaárásir Viðskipti erlent Tuttugu milljóna hámark sett á einstaklinga Viðskipti innlent Trump græddi milljarða dala í dag Viðskipti erlent Súkkulaði frá Nóa hækkar mest á meðan Freyja lækkar Neytendur Bónus, Extra og Heimkaup oftast með lægsta verðið á páskaeggjum Neytendur Hefð fyrir sumargjöf í Íslandsbanka Viðskipti innlent Fleiri fréttir Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Gæðasamtöl við dótturina, mömmu eða vinkonu á leið í vinnu Sex einkenni um að þú sért í miðaldrakrísu í vinnunni Plankavinir, kaka fyrir vinnufélaga, leika sér með börnum og hafa gaman Spennuþrungin sigling Mottumarssokkana til Íslands dæmi um hvað margt getur komið upp „What do you mean by shit-mix, are you mixing the shit?“ Sofnar í leikhúsi, á tónleikum, í kirkjum og fleiri stöðum Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Fögnum fjölbreytileikanum: Pólverjar flestir, síðan Litháar, síðan Íslendingar Eiga ekki bara að vera Íslendingar í betur launuðu störfunum „Menn trúðu því um tíma að hægt væri að semja við skrattann“ Nú er hægt að kúra og slappa af á morgnana „Karlarnir segja konur of reynslulausar“ Eðlilegt að starfsmenn og stjórnendur skipti um vinnu reglulega „Stjórnendur átta sig ekki alltaf á því að starfslýsing er ekki nóg“ „Þau vildu ræða við kempurnar þrjár: Katrínu Jak, Elízu Reid og mig!“ „Það er fátt skemmtilegra en að taka einn Tene dag“ Leiðtogaþjálfun: „Þetta er eins og taka til í geymslunni“ Sýnileikadagur FKA: Erfiðast að rukka! Sýnileikadagur FKA: „Mikið er hún góð þessi!“ Selja í milljónavís: „Leit vel út en var eins og leðja, dísæt og beisk“ Tímabilið þegar allir fóru í tíu ljósatíma fyrir fermingu Tilfinningin „að langa ekki til að fara í vinnuna“ Besti vinnustaðurinn '23: Enginn er yfirmaður eða undirmaður Besti vinnustaðurinn fyrir konur '24: Viljum upphefja ræstingastarfið Góð ráð: Í atvinnuleit eftir fimmtugt „Fyrst langar mig til að rota mig, taka inn eitur eða bara eitthvað“ Undirbúningur fyrir ræðuhöld eða kynningu Forstjóri Isavia: „Ein af mínum glímum er forðunarhegðun“ „Þar eru leiðtogar sem virðast hafa eitthvað extra“ Sjá meira