Ríkið: „Covid flýtti í raun bara þróun sem var að verða“ Rakel Sveinsdóttir skrifar 10. júní 2020 13:00 Guðrún Ingvarsdóttir forstjóri Framkvæmdasýslu ríkisins Vísir/Vilhelm „Covid flýtti í raun bara þróun sem var að verða hvort sem er,“ segir Guðrún Ingarsdóttir forstjóri Framkvæmdasýslu ríkisins, FSR, aðspurð um það hvort kórónufaraldurinn sé að breyta vinnustöðum hins opinbera. „Frelsi og sveigjanleiki skrifstofufólks til að sinna vinnu sinni hefur verið að aukast,“ segir Guðrún og bætir við „Við sjáum til dæmis í stórum verkefnum sem við erum að vinna að fermetraþörf starfsfólks er að minnka og krafan um sveigjanleika að aukast.“ Í dag fjallar Atvinnulífið á Vísi um hið nýja ,,norm“ vinnustaða: Í hverju felst það, hvað hefur breyst og hvað mun breytast til frambúðar í kjölfar kórónufaraldurs? Í þessari þriðju grein af þremur í greinaröð dagsins er rætt við Guðrúnu Ingvarsdóttur forstjóra FSR en stofnunin hefur umsjón með uppbyggingu húsakosts fyrir flestar ríkisstofnanir auk þess sem ofanflóðaframkvæmdir um land allt heyra undir stofnunina. Meðal þess sem heyrir til starfssviðs FSR er skrifstofuhúsnæði ríkisstofnana. Er það ýmist í eigu ríkisins eða leiguhúsnæði. Þá greinir FSR þarfir ríkisstofnana í samstarfi við þær sjálfar og fagráðuneyti, hefur umsjón með hönnun og framkvæmdum á endurbótum húsnæðis og uppbyggingu nýs húsnæðis. Fjar-töflufundir hið nýja norm „Á okkar vinnustað kom upp smit um miðjan mars,“ segir Guðrún og í kjölfarið þurfti starfsfólk að hafa hraðar hendur því smitið olli því að allt starfsfólk fór heim að vinna. „Starfsfólk sýndi mikinn sveigjanleika og starfsemin hélt áfram nánast hnökralaust. Það hjálpaði að við höfum verið að taka upp stafræna verkferla, en kófið flýtti þessu ferli mjög mikið,“ segir Guðrún. Að sögn Guðrúnar breyttist fundarformið verulega Stafrænir fjar-töflufundir urðu normið á einni viku og margt starfsfólk hefur haft á orði að þessir fundir séu hnitmiðaðri og gagnlegri en fundir þar sem allir koma saman í eitt rými,“ segir Guðrún og bætir við „Þegar við opnuðum svo skrifstofurnar aftur var stór hluti starfsfólks sem kaus að vera að hluta áfram heima, og nýta þannig aukinn sveigjanleika sem tæknin býður upp á.“ Guðrún segir að þessi velgengni fjarvinnu hjá FSR hafi leitt til þess að nú sé verið að marka stefnu innan stofnunarinnar sem miðar við auka frelsi starfsfólks til að vinna að heiman. Færri fermetrar, minna pláss Þá segir Guðrún að fyrir tíma kórónufaraldurs hafi stafræn þróun verið byrjuð að breyta vinnustöðum hins opinbera verulega. „Ör þróun tækninnar hefur haft í för með sér nánast algera útrýmingu möppudýrsins í ríkisstofnunum. Það heyrir nú til undantekninga að starfsmenn þurfi að handleika mikið magn pappírs, svo að hillumetrar af EGLA eða LEITZ möppum sjást ekki víða núorðið,“ segir Guðrún. Að hennar sögn hefur fartölvu- og snjallsímavæðingin líka aukið svigrúm fólks og sveigjanleika og saman veldur þetta því plássið sem fólk þarf í vinnunni er minna þó starfsmenn hafi í raun val um fjölbreyttari aðstöðu en áður var. „Það er svo aukabónus hvað þetta er jákvæð þróun út frá umhverfissjónarmiðum,“ segir Guðrún. Fyrir hið opinbera þýðir þessi þróun líka að verulega sparast í fermetraplássi Þannig eru til dæmis Skatturinn og Skattrannsóknarstjóri að flytja úr 15 þúsund fermetrum og leita að 9.800 fermetrum, þrátt fyrir að starfsfólki muni fyrirsjáanlega fjölga og fjölbreytni aðstöðu starfsmanna stofnananna muni aukast,“ nefnir Guðrún að lokum sem dæmi. Stjórnun Faraldur kórónuveiru (COVID-19) Fjarvinna Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Jón nýr formaður bankaráðs Landsbankans Viðskipti innlent Bankaráðið sakar bankasýsluna um aðdróttanir Viðskipti innlent Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun Atvinnulíf Hæstiréttur sker úr um hvort taka hafi mátt bjór úr hillum Viðskipti innlent Töpuðu þremur milljörðum á fyrsta ársfjórðungi Viðskipti innlent Sækjast eftir fangelsisdómi yfir rafmyntakóngi Viðskipti erlent Farsímatekjur undir væntingum Viðskipti innlent Samþykkja helming umsókna um sölu eigna fyrir lok vikunnar Viðskipti innlent „Enda hefði hún hreinlega ekki nennt að þræta við mig endalaust“ Atvinnulíf Mikill samdráttur á hagnaði Tesla Viðskipti erlent Fleiri fréttir Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun „Enda hefði hún hreinlega ekki nennt að þræta við mig endalaust“ Ljúfustu stundirnar þegar allir eru saman í hjónarúminu Þrjú atriði til að auka á sjálfsöryggið okkar í vinnunni Tók fimm mánuði að byrja að tala íslensku Finnur þægilegu heimatilfinninguna þegar hann lendir í Keflavík „Einn mjög fárra karla á mínum aldri sem er ekki í golfi!“ Að vera bestur í teyminu er allt annað en að vera góður stjórnandi Kynslóðaskipti: Arftakaáætlunin virkjuð, vinnustaðaskóli og ný tækifæri fyrir starfsfólk 55-74 ára fjölgar hlutfallslega mest á vinnumarkaði „Ótrúlega vel gift honum Obba sem er A-manneskja“ Algengt að starfsfólk læri ekki af mistökum Hjón í nýsköpun: „Það er reyndar hún sem er Þjóðverjinn en ég Íslendingurinn“ Vandræðalega kvöldsvæfur framkvæmdastjóri Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Gæðasamtöl við dótturina, mömmu eða vinkonu á leið í vinnu Sex einkenni um að þú sért í miðaldrakrísu í vinnunni Plankavinir, kaka fyrir vinnufélaga, leika sér með börnum og hafa gaman Spennuþrungin sigling Mottumarssokkana til Íslands dæmi um hvað margt getur komið upp „What do you mean by shit-mix, are you mixing the shit?“ Sofnar í leikhúsi, á tónleikum, í kirkjum og fleiri stöðum Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Fögnum fjölbreytileikanum: Pólverjar flestir, síðan Litháar, síðan Íslendingar Eiga ekki bara að vera Íslendingar í betur launuðu störfunum „Menn trúðu því um tíma að hægt væri að semja við skrattann“ Nú er hægt að kúra og slappa af á morgnana „Karlarnir segja konur of reynslulausar“ Eðlilegt að starfsmenn og stjórnendur skipti um vinnu reglulega „Stjórnendur átta sig ekki alltaf á því að starfslýsing er ekki nóg“ „Þau vildu ræða við kempurnar þrjár: Katrínu Jak, Elízu Reid og mig!“ Sjá meira
„Covid flýtti í raun bara þróun sem var að verða hvort sem er,“ segir Guðrún Ingarsdóttir forstjóri Framkvæmdasýslu ríkisins, FSR, aðspurð um það hvort kórónufaraldurinn sé að breyta vinnustöðum hins opinbera. „Frelsi og sveigjanleiki skrifstofufólks til að sinna vinnu sinni hefur verið að aukast,“ segir Guðrún og bætir við „Við sjáum til dæmis í stórum verkefnum sem við erum að vinna að fermetraþörf starfsfólks er að minnka og krafan um sveigjanleika að aukast.“ Í dag fjallar Atvinnulífið á Vísi um hið nýja ,,norm“ vinnustaða: Í hverju felst það, hvað hefur breyst og hvað mun breytast til frambúðar í kjölfar kórónufaraldurs? Í þessari þriðju grein af þremur í greinaröð dagsins er rætt við Guðrúnu Ingvarsdóttur forstjóra FSR en stofnunin hefur umsjón með uppbyggingu húsakosts fyrir flestar ríkisstofnanir auk þess sem ofanflóðaframkvæmdir um land allt heyra undir stofnunina. Meðal þess sem heyrir til starfssviðs FSR er skrifstofuhúsnæði ríkisstofnana. Er það ýmist í eigu ríkisins eða leiguhúsnæði. Þá greinir FSR þarfir ríkisstofnana í samstarfi við þær sjálfar og fagráðuneyti, hefur umsjón með hönnun og framkvæmdum á endurbótum húsnæðis og uppbyggingu nýs húsnæðis. Fjar-töflufundir hið nýja norm „Á okkar vinnustað kom upp smit um miðjan mars,“ segir Guðrún og í kjölfarið þurfti starfsfólk að hafa hraðar hendur því smitið olli því að allt starfsfólk fór heim að vinna. „Starfsfólk sýndi mikinn sveigjanleika og starfsemin hélt áfram nánast hnökralaust. Það hjálpaði að við höfum verið að taka upp stafræna verkferla, en kófið flýtti þessu ferli mjög mikið,“ segir Guðrún. Að sögn Guðrúnar breyttist fundarformið verulega Stafrænir fjar-töflufundir urðu normið á einni viku og margt starfsfólk hefur haft á orði að þessir fundir séu hnitmiðaðri og gagnlegri en fundir þar sem allir koma saman í eitt rými,“ segir Guðrún og bætir við „Þegar við opnuðum svo skrifstofurnar aftur var stór hluti starfsfólks sem kaus að vera að hluta áfram heima, og nýta þannig aukinn sveigjanleika sem tæknin býður upp á.“ Guðrún segir að þessi velgengni fjarvinnu hjá FSR hafi leitt til þess að nú sé verið að marka stefnu innan stofnunarinnar sem miðar við auka frelsi starfsfólks til að vinna að heiman. Færri fermetrar, minna pláss Þá segir Guðrún að fyrir tíma kórónufaraldurs hafi stafræn þróun verið byrjuð að breyta vinnustöðum hins opinbera verulega. „Ör þróun tækninnar hefur haft í för með sér nánast algera útrýmingu möppudýrsins í ríkisstofnunum. Það heyrir nú til undantekninga að starfsmenn þurfi að handleika mikið magn pappírs, svo að hillumetrar af EGLA eða LEITZ möppum sjást ekki víða núorðið,“ segir Guðrún. Að hennar sögn hefur fartölvu- og snjallsímavæðingin líka aukið svigrúm fólks og sveigjanleika og saman veldur þetta því plássið sem fólk þarf í vinnunni er minna þó starfsmenn hafi í raun val um fjölbreyttari aðstöðu en áður var. „Það er svo aukabónus hvað þetta er jákvæð þróun út frá umhverfissjónarmiðum,“ segir Guðrún. Fyrir hið opinbera þýðir þessi þróun líka að verulega sparast í fermetraplássi Þannig eru til dæmis Skatturinn og Skattrannsóknarstjóri að flytja úr 15 þúsund fermetrum og leita að 9.800 fermetrum, þrátt fyrir að starfsfólki muni fyrirsjáanlega fjölga og fjölbreytni aðstöðu starfsmanna stofnananna muni aukast,“ nefnir Guðrún að lokum sem dæmi.
Stjórnun Faraldur kórónuveiru (COVID-19) Fjarvinna Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Jón nýr formaður bankaráðs Landsbankans Viðskipti innlent Bankaráðið sakar bankasýsluna um aðdróttanir Viðskipti innlent Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun Atvinnulíf Hæstiréttur sker úr um hvort taka hafi mátt bjór úr hillum Viðskipti innlent Töpuðu þremur milljörðum á fyrsta ársfjórðungi Viðskipti innlent Sækjast eftir fangelsisdómi yfir rafmyntakóngi Viðskipti erlent Farsímatekjur undir væntingum Viðskipti innlent Samþykkja helming umsókna um sölu eigna fyrir lok vikunnar Viðskipti innlent „Enda hefði hún hreinlega ekki nennt að þræta við mig endalaust“ Atvinnulíf Mikill samdráttur á hagnaði Tesla Viðskipti erlent Fleiri fréttir Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun „Enda hefði hún hreinlega ekki nennt að þræta við mig endalaust“ Ljúfustu stundirnar þegar allir eru saman í hjónarúminu Þrjú atriði til að auka á sjálfsöryggið okkar í vinnunni Tók fimm mánuði að byrja að tala íslensku Finnur þægilegu heimatilfinninguna þegar hann lendir í Keflavík „Einn mjög fárra karla á mínum aldri sem er ekki í golfi!“ Að vera bestur í teyminu er allt annað en að vera góður stjórnandi Kynslóðaskipti: Arftakaáætlunin virkjuð, vinnustaðaskóli og ný tækifæri fyrir starfsfólk 55-74 ára fjölgar hlutfallslega mest á vinnumarkaði „Ótrúlega vel gift honum Obba sem er A-manneskja“ Algengt að starfsfólk læri ekki af mistökum Hjón í nýsköpun: „Það er reyndar hún sem er Þjóðverjinn en ég Íslendingurinn“ Vandræðalega kvöldsvæfur framkvæmdastjóri Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Gæðasamtöl við dótturina, mömmu eða vinkonu á leið í vinnu Sex einkenni um að þú sért í miðaldrakrísu í vinnunni Plankavinir, kaka fyrir vinnufélaga, leika sér með börnum og hafa gaman Spennuþrungin sigling Mottumarssokkana til Íslands dæmi um hvað margt getur komið upp „What do you mean by shit-mix, are you mixing the shit?“ Sofnar í leikhúsi, á tónleikum, í kirkjum og fleiri stöðum Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Fögnum fjölbreytileikanum: Pólverjar flestir, síðan Litháar, síðan Íslendingar Eiga ekki bara að vera Íslendingar í betur launuðu störfunum „Menn trúðu því um tíma að hægt væri að semja við skrattann“ Nú er hægt að kúra og slappa af á morgnana „Karlarnir segja konur of reynslulausar“ Eðlilegt að starfsmenn og stjórnendur skipti um vinnu reglulega „Stjórnendur átta sig ekki alltaf á því að starfslýsing er ekki nóg“ „Þau vildu ræða við kempurnar þrjár: Katrínu Jak, Elízu Reid og mig!“ Sjá meira