Markviss ríkisrekstur með CAF-sjálfsmati

Um miðjan tíunda áratug síðustu aldar áttu sér stað viðamiklar breytingar innan stjórnsýslunnar undir formerkjum nýskipunar í ríkisrekstri með áherslu á aukna valddreifingu og aukið sjálfstæði stofnana. Þessar breytingar höfðu það m.a. í för með sér að ákveðið var að formfesta samskiptin á milli ráðuneyta og stofnana. Fóru þá ráðuneytin að gera árangursstjórnunarsamninga við stofnanir, m.a. til þess að skýra ábyrgð beggja aðila og tryggja markvisst eftirlit með starfsemi stofnana. Þetta fyrirkomulag er enn við lýði í dag og hafa margvíslegar úttektir verið gerðar á því í gegnum árin af ráðuneytum, Ríkisendurskoðun o.fl. Árið 2001 var ein fyrsta úttektin gerð meðal forstöðumanna og leiddu niðurstöður í ljós að margar stofnanir áttu nokkuð í land að þessu leyti. Ótímabært var að segja að árangursstjórnunarhugsunin hefði skotið þar rótum. Reynt var að bregðast við þessu m.a. með því að kynna til leiks stefnumiðað árangursmat (balance scorecard), auk þess sem búin var til handbók um árangursstjórnun fyrir ráðuneyti og stofnanir.

Innleiðing stefnumiðaðs árangursmats hjá stofnunum gekk misjafnlega vel fyrir sig, en þó eru stofnanir sem styðjast enn í dag við tækið með ágætis árangri. Eins og forstöðumenn ríkisstofnana þekkja vel þá hefur mikil gróska verið í stjórnunarfræðum á síðastliðnum árum samhliða tæknibyltingu í upplýsinga- og samskiptamálum. Þetta hefur leitt til aukinnar meðvitundar hjá hinu opinbera um að stofnanir og ráðuneyti þurfi að vera stöðugt að endurmeta starfsemina og þjónustu sína í samræmi við tækniframfarir og kröfur almennings.

Fjármála- og efnahagsráðuneytið hefur haft veg og vanda af því að skoða, meta og innleiða hér á landi stjórnunaraðferðir og tæki fyrir ríkisreksturinn. Jafnframt hefur ráðuneytið haft það að leiðarljósi að tækin og aðferðirnar geti nýst öllum eða meirihluta stofnana. Þó ekki hafi verið unnið markvisst að því síðastliðin ár að innleiða nýja aðferðafræði eða stjórnunartæki þá er ekki skortur á aðferðum og tækjum í boði. Aftur á móti eru þau ekki öll hentug fyrir það stofnanaumhverfi sem finna má hér á landi. Margbreytileiki stofnana ríkisins, stærð þeirra, umfang, rekstrarfyrirkomulag og fleira gerir það að verkum að tækin henta misvel.

CAF-sjálfsmatslíkanið

Síðan 2011 hefur fjármála- og efnahagsráðuneytið unnið að því að meta fýsileika þess að innleiða sjálfsmatslíkan fyrir stjórnsýsluna. Erlendis hefur reynslan af slíkum líkönum verið góð, bæði fyrir einkageirann og opinbera geirann.

CAF-sjálfsmatslíkanið (Common Assessment Framework) hefur verið skoðað sérstaklega en það var hannað í Evrópu um aldamótin fyrir opinberar stofnanir og sveitarfélög. CAF-líkanið er byggt á grundvelli EFQM-líkansins, sem er eitt mest notaða matslíkanið í einkageiranum í Evrópu. CAF-notendur (ráðuneyti, stofnanir, sveitarfélög og alþjóðastofnanir) eru yfir 3.000 talsins og fer fjölgandi en þá má finna í flestum ríkjum Evrópu, í Asíu, Mið-Ameríku og á fleiri stöðum.

Líkanið hefur verið notað í þrenns konar tilgangi, (1) sem stjórntæki og til að auðvelda yfirsýn yfir starfsemina, (2) sem greiningartæki til að meta þörf fyrir umbætur og (3) sem viðmiðunartæki til að bera saman árangur við aðrar stofnanir sem skara fram úr. Aðferðafræðin miðar fyrst og fremst að því að stuðla að hámarks skilvirkni í rekstri og bæta arðsemi, auka tryggð starfsmanna og byggja upp árangursdrifinn teymisanda.

Tilraunaverkefni

CAF-sjálfsmatslíkanið hefur almennt ekki verið tekið upp á Íslandi þó dæmi sé um að stofnanir hafi notað CAF. Um mitt ár 2011 hóf fjármálaráðuneytið samstarf við velferðarráðuneytið um að vinna að innleiðingu CAF á Íslandi. Ákveðið var að hefja tilraunaferli með því að prufakeyra CAF hjá fimm stofnunum. Tilgangurinn var að afla upplýsinga um tækið svo að hægt væri að meta fýsileika þess og taka ákvörðun um hvort CAF væri tæki sem stofnanir á Íslandi gætu almennt notað. Með tilraunaferlinu var því verið að skoða áhrif CAF-líkansins á starfsemi stofnana, safna upplýsingum er snúa að framkvæmd og úrvinnslu en jafnframt meta hvort þróa þyrfti aðferðina frekar.

Tilraunaferlinu er nú lokið og má segja að tilraunastofnanir séu almennt ánægðar með CAF-sjálfsmatslíkanið. Flestar stofnanir sjá fyrir sér betri nýtingu fjármuna m.a. með endurskoðun á forgangsröðun verkefna í samræmi við þarfir viðskiptavina. Einnig sjá stofnanir fyrir sér breytingar á verklagi og skipulagi til að ná betur markmiðum stofnana. CAF-sjálfsmatslíkanið hefur sannað að það geti leitt til úrbóta á öllum helstu sviðum er tengjast rekstri ríkisstofnana. CAF kemur ekki í staðinn fyrir framangreinda árangursstjórnunarsamninga. Aftur á móti geta upplýsingar sem verða til við framkvæmd sjálfsmats hjá stofnun eða ráðuneyti nýst við stefnumótun og gerð árangursstjórnunarsamninga.

Varðandi framhaldið þá mun fjármála- og efnahagsráðuneytið áfram gegna miðlægu hlutverki innan Stjórnarráðsins í tengslum við CAF-verkefnið og tryggja þar með að tækið verði kynnt og að aðilar geti nálgast þau verkfæri sem nauðsynleg eru svo að framkvæma megi sjálfsmatið. Frekari upplýsingar um CAF-sjálfsmatslíkanið og tilraunaverkefnið má nálgast vef á fjármála- og efnahagsráðuneytisins.