Um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu ríkisins Lovísa Arnardóttir skrifar 10. desember 2024 10:51 Myndin er tekin á Þjóðskjalasafninu sem er einn þeirra fjórtán aðila sem er með fyrirmyndar skjalavörslu. Þjóðskjalasafnið Í dag eru um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins, þau voru 106.000 árið 2021. Umfangið hefur minnkað um 42 prósent. Helstu niðurstöður nýrrar eftirlitskönnunarinnar Þjóðskjalasafnsins eru að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari áfram batnandi. Í fyrsta skipti mælist fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem væri skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma. Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Vegaframkvæmdir við Höfðabakka valdi bæði umferðaröngþveiti og töfum Innlent Keyrðu hratt á hjólreiðastíg og tóku fram úr reiðhjólamönnum á háannatíma Innlent Vonast til að uppsagnir leiði ekki til flutnings fólks af svæðinu Innlent Biskup lætur Rúv heyra það vegna umræðunnar í gær Innlent Þriggja mánaða bið eftir greftrun: „Þetta var óbærilegur yfirgangur“ Innlent Enn eigi margir eftir að gera upp hug sinn um aðildarviðræður Innlent Laugarnestangi skrefi nær friðlýsingu Innlent „Borgarstjórn stendur með trans fólki og hinsegin samfélaginu öllu“ Innlent Bjarnhólastígur gata ársins í Kópavogi Innlent Vonbrigði að tillögu um símabann og samræmd próf hafi verið vísað frá Innlent Fleiri fréttir Vegaframkvæmdir við Höfðabakka valdi bæði umferðaröngþveiti og töfum Enn eigi margir eftir að gera upp hug sinn um aðildarviðræður Vonast til að uppsagnir leiði ekki til flutnings fólks af svæðinu Laugarnestangi skrefi nær friðlýsingu Bjarnhólastígur gata ársins í Kópavogi Keyrðu hratt á hjólreiðastíg og tóku fram úr reiðhjólamönnum á háannatíma Vonbrigði að tillögu um símabann og samræmd próf hafi verið vísað frá Regnbogafánar víða við hún: Umræðan „grátbrosleg en samt grafalvarleg“ Þriggja mánaða bið eftir greftrun: „Þetta var óbærilegur yfirgangur“ „Borgarstjórn stendur með trans fólki og hinsegin samfélaginu öllu“ „Það logar allt í hinsegin samfélaginu“ Beið í marga mánuði eftir að jarða móður sína Komst upp úr sjónum af sjálfsdáðum Fækka eftirlitsaðilum verulega Baðlón fær ekki að setja upp ljósaskilti við hringveginn Biskup lætur Rúv heyra það vegna umræðunnar í gær Bein útsending: Kynna breytingar á eftirliti og mengunarvörnum „Ég er með meiri athygli í tímum og maður lærir miklu betur“ Ekki hægt að byggja endurbætur í Mjóddinni á frasapólitík Vilja samræmd próf og móttökudeildir fyrir innflytjendur Haustið komið og auknar líkur á grjóthruni, aurskriðum og aurflóðum „Þeir sem eru haldnir fordómum eiga ekki að koma nálægt opinberri stefnumótun“ „Ég treysti því að stjórnvöld vakni og hjálpi okkur“ Sótt að Snorra vegna framkomu hans og forneskjulegra skoðana Enn fleiri uppsagnir á Bakka og Dóra Björt segir Mjóddina rækilega á dagskrá Nýr matsferill „stórkostlegar fréttir“ að mati formanns Bæta lyftuhúsi við leikskólann og opna ekki fyrr en 2027 Ívar leiðir frekari uppbyggingu Húseigendafélagsins Börnum á bið eftir leikskólaplássi í Reykjavík fækkar milli ára Viðreisn dalar en annars lítil hreyfing á fylgi flokka Sjá meira
Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma.
Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Vegaframkvæmdir við Höfðabakka valdi bæði umferðaröngþveiti og töfum Innlent Keyrðu hratt á hjólreiðastíg og tóku fram úr reiðhjólamönnum á háannatíma Innlent Vonast til að uppsagnir leiði ekki til flutnings fólks af svæðinu Innlent Biskup lætur Rúv heyra það vegna umræðunnar í gær Innlent Þriggja mánaða bið eftir greftrun: „Þetta var óbærilegur yfirgangur“ Innlent Enn eigi margir eftir að gera upp hug sinn um aðildarviðræður Innlent Laugarnestangi skrefi nær friðlýsingu Innlent „Borgarstjórn stendur með trans fólki og hinsegin samfélaginu öllu“ Innlent Bjarnhólastígur gata ársins í Kópavogi Innlent Vonbrigði að tillögu um símabann og samræmd próf hafi verið vísað frá Innlent Fleiri fréttir Vegaframkvæmdir við Höfðabakka valdi bæði umferðaröngþveiti og töfum Enn eigi margir eftir að gera upp hug sinn um aðildarviðræður Vonast til að uppsagnir leiði ekki til flutnings fólks af svæðinu Laugarnestangi skrefi nær friðlýsingu Bjarnhólastígur gata ársins í Kópavogi Keyrðu hratt á hjólreiðastíg og tóku fram úr reiðhjólamönnum á háannatíma Vonbrigði að tillögu um símabann og samræmd próf hafi verið vísað frá Regnbogafánar víða við hún: Umræðan „grátbrosleg en samt grafalvarleg“ Þriggja mánaða bið eftir greftrun: „Þetta var óbærilegur yfirgangur“ „Borgarstjórn stendur með trans fólki og hinsegin samfélaginu öllu“ „Það logar allt í hinsegin samfélaginu“ Beið í marga mánuði eftir að jarða móður sína Komst upp úr sjónum af sjálfsdáðum Fækka eftirlitsaðilum verulega Baðlón fær ekki að setja upp ljósaskilti við hringveginn Biskup lætur Rúv heyra það vegna umræðunnar í gær Bein útsending: Kynna breytingar á eftirliti og mengunarvörnum „Ég er með meiri athygli í tímum og maður lærir miklu betur“ Ekki hægt að byggja endurbætur í Mjóddinni á frasapólitík Vilja samræmd próf og móttökudeildir fyrir innflytjendur Haustið komið og auknar líkur á grjóthruni, aurskriðum og aurflóðum „Þeir sem eru haldnir fordómum eiga ekki að koma nálægt opinberri stefnumótun“ „Ég treysti því að stjórnvöld vakni og hjálpi okkur“ Sótt að Snorra vegna framkomu hans og forneskjulegra skoðana Enn fleiri uppsagnir á Bakka og Dóra Björt segir Mjóddina rækilega á dagskrá Nýr matsferill „stórkostlegar fréttir“ að mati formanns Bæta lyftuhúsi við leikskólann og opna ekki fyrr en 2027 Ívar leiðir frekari uppbyggingu Húseigendafélagsins Börnum á bið eftir leikskólaplássi í Reykjavík fækkar milli ára Viðreisn dalar en annars lítil hreyfing á fylgi flokka Sjá meira
Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18
Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51
„Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32