Beðið eftir Godot? 83 dagar, 179 tölvu­póstar

Það er eðlilegt að gera ríkar kröfur til fyrirtækja sem ætla að hefja veitingarekstur. Brunavarnir, heilbrigðiskröfur, húsnæði og önnur skilyrði þurfa að vera í lagi. Fyrirtæki eiga ekki sjálfkrafa rétt á því leyfi sem þau sækja um. En þau eiga rétt á skýrum svörum og því að mál þeirra séu afgreidd með skilvirkum og fyrirsjáanlegum hætti.

Þess vegna er áhugavert að skoða mál veitingastaðar að Vesturgötu 3 í Reykjavík. Þar voru aðaluppdrættir lagðir inn 20. maí. Þegar ítarleg greinargerð um málið var tekin saman 11. ágúst voru liðnir 83 dagar. Að baki málinu lágu þá 179 tölvupóstar í 82 samskiptaþráðum. Tölurnar segja ekki alla söguna. Umsækjandi og ráðgjafar hans þurftu að svara athugasemdum og breyta gögnum. Það sem vekur hins vegar athygli er að athugasemdir frá fjórum mismunandi einingum bárust á mismunandi tímum. Gögn voru leiðrétt og lögð inn að nýju, beðið eftir næstu yfirferð og síðan komu frekari athugasemdir sem kölluðu á nýja vinnu og endurinnlögn. Þarna er ástæða til að spyrja hvort við séum að horfa á eðlilega og skilvirka stjórnsýslu. Ekki vegna þess að 83 dagar séu einhver algild mörk, heldur vegna þess að 179 tölvupóstar og 82 samskiptaþræðir vegna einnar umsóknar gefa tilefni til að skoða hvort ferlið sé orðið óþarflega flókið.

Vesturgata 3 er heldur ekki eina málið sem hefur komið inn á borð SVEIT.

Ítrekuð alvarleg tilfelli 

SEL, nýr veitingastaður Þráins Freys Vigfússonar og samstarfsfólks hans, opnaði síðar en upphaflega hafði verið stefnt að. Hamborgarafabrikkan beið samkvæmt upplýsingum SVEIT í um þrjá mánuði eftir að geta opnað við Tryggvagötu, í húsnæði þar seldir hafa verið hamborgarar alveg frá því á síðustu öld. Síðan er það mál Víkingapylsna við Laugaveg 54. Samkvæmt upplýsingum sem lagðar hafa verið fyrir SVEIT sóttu rekstraraðilarnir um leyfi fyrir söluturn en fengu höfnun vegna leyfis til að reka veitingastað, sem þeir segjast ekki hafa sótt um. Þeir hafa síðan reynt að fá málið leiðrétt og sú bið er nú komin í um eitt ár.

Málin eru ólík og ekki rétt að setja þau öll undir sama hatt. Það kann líka vel að vera að í einhverjum þeirra séu gildar ástæður fyrir því að ekki sé hægt að veita það leyfi sem sótt er um. Eldri leyfi, skipulag, notkun húsnæðis eða önnur skilyrði geta einfaldlega staðið í vegi fyrir því sem rekstraraðili vill gera.

En þá þarf líka að segja það. Skýrt og fljótt.

Ákall um hraðaði afgreiðslu

Það er jafn mikilvægt að fá skýrt nei og skýrt já. Ef fyrir liggur skilyrði sem kemur í veg fyrir leyfisveitingu á umsækjandi að fá að vita það eins snemma í ferlinu og mögulegt er. Þá getur hann brugðist við, breytt áformum sínum eða ákveðið að fjárfesta ekki frekar í verkefninu. Það sem er erfiðast fyrir fyrirtæki er óvissan. Að vita ekki hvort leyfið sé handan við hornið, hvort eitthvað vanti eða hvort grundvallaratriði standi yfirhöfuð í vegi fyrir því að starfsemin geti hafist. Auðvitað ber fyrirtækið ábyrgð á sinni umsókn. Það þarf að leggja fram fullnægjandi gögn, svara athugasemdum og gera nauðsynlegar breytingar. En á fyrirtækið líka að þurfa að fylgja umsókninni eftir milli mismunandi eininga, kanna hvort gögn hafi borist, hvaða athugasemdir séu enn opnar og hvenær málið verði tekið fyrir?

Það bera allir ábyrgð

Fyrirtæki eiga að bera ábyrgð á umsóknum sínum en þau eiga ekki að þurfa að vera verkefnastjórar stjórnsýslunnar. Margra mánaða bið og endurtekin eftirgrennslan er heldur ekki bara álag á umsækjandann. Hún hlýtur líka að skapa óþarfa vinnu innan stjórnsýslunnar sjálfrar. Hver tölvupóstur þarf svar, hver stöðufyrirspurn tekur tíma og þegar upplýsingar liggja dreifðar milli margra aðila verður ferlið þyngra fyrir alla. Á meðan heldur kostnaður fyrirtækisins áfram. Leiga fellur til, fjármagn ber vexti og reikningar hönnuða og verktaka koma til greiðslu án þess að fyrirtækið geti opnað dyrnar og aflað tekna. Málshraði hins opinbera er því raunverulegur hluti af rekstrarumhverfi fyrirtækja.

SVEIT er ekki að kalla eftir því að slakað verði á reglum eða að allar umsóknir eigi að fá jákvæða afgreiðslu. Við erum að kalla eftir skýrri og tímanlegri afgreiðslu — hvort sem svarið er já, nei eða að tiltekin gögn vanti. Í grunninn ætti fyrirtæki að geta fengið svör við einföldum spurningum: Hvar er málið statt? Hvað vantar? Er eitthvað sem kemur í veg fyrir leyfisveitingu? Og hvenær má vænta niðurstöðu?

Vesturgata 3 gefur okkur gott tilefni til þessarar umræðu. Þegar eitt byggingarleyfismál er komið í 83 daga, 179 tölvupósta og 82 samskiptaþræði er sanngjarnt að spyrja hvort þetta sé ásættanleg stjórnsýsla og hvort hægt sé að gera betur.

Það er ekki ákall um minni kröfur. Það er ákall um skýrari, hraðari og betri stjórnsýslu.

Höfundur er framkvæmdastjóri SVEIT.