Nýjar sveitarstjórnir hafa fjögur ár til að skila árangri. Ekki sóa þeim í enn eina stefnumótunina eða skipulagsbreytinguna.
Þessar nálganir hafa verið prófaðar árum saman. Sömu ráðgjafarnir, sömu vinnustofurnar, sömu SVÓT-greiningarnar, sömu PowerPoint-pakkarnir. Útkoman er alltaf sú sama: glæsilegt skjal sett upp á heimasíðu og daglegt starf sem heldur áfram nákvæmlega eins og áður.
Á meðan heldur veikindadögum áfram að fjölga, þjónusta versnar, álag á starfsfólk eykst og ánægja íbúa endurspeglar þetta allt.
Albert Einstein á að hafa sagt að það að gera sömu hlutina aftur og aftur og vona að útkoman breytist sé skilgreining á geðveiki. Það er eðlilegt að spurt sé: Eiga þessi orð vel við um þessa síendurteknu viðleitni? Er ekki kominn tími á eitthvað nýtt og öðruvísi?
Hvers vegna gamla aðferðin virkar ekki
Rannsóknir Gallup International sýna að aðeins þriðjungur starfsmanna skilur með skýrum hætti hvaða árangri vinnustaðurinn stefnir að. Aðeins fimmtungur er spenntur fyrir að ná þeim markmiðum.
Ætla má að flest sveitarfélög hafi mótað stefnu og að sú stefna sé það almenns eðlis, að flesti geti verið sammála henni. Það er líka eðlilegt að ætla, að ef nýr meirihluti er myndaður hefur hann stefnu og meginmarkmið í farteskinu. Hættan er alltaf sú, að þegar kemur að framkvæmd stefnunnar, sé staðan eins og rannsóknirnar sýna: Aðeins þriðjungur starfsfólks viti raunverulega um hvað hún snýst, og einungis fimmtungur er spenntur fyrir að ná markmiðum hennar. Enda er það oftar en ekki svo, að skýr mælanleg markmið vantar og ekki hefur verið hugað að því að skapa skýra sjónlínu þannig að allir starfsmenn skilji framlag sitt til þess að hverju er stefnt og fái þannig skýran tilgang og meiningu með starfi sínu.
Engin ný stefna leysir þetta vandamál. Það þarf hugarfarsbreytingu. Það þarf umhverfi sem hvetur fólk með því að það sér tilgang í þvi að vinna að þeim markmiðum sem skilgreind hafa verið. Stefnuna þarf að tengja við dagleg störf hvers og eins og vekja þannig áhuga á árangri við að ná markmiðunum.
Það er ekki hægt að innleiða stefnu með skjali. Það er ekki hægt að bæta þjónustu með skipuriti. Það er ekki hægt að fækka veikindadögum með PowerPoint eða viðverustjóra.
Stöðluðu lausnirnar eru lausnir gærdagsins
Verklagsreglur, ferlar, skipurit, viðamiklar greiningar, þykkar skýrslur og glæsileg stefnuskjöl, tilheyra fortíðinni. Dæmin hafa fyrir löngu sannað að þessir hlutir skila ekki raunverulegum breytingum í skipulagsheildum.
Það sem þarf er mannlegri, lífrænni nálgun. Að fólk komi til vinnu með hendur, hug og hjarta, ekki bara með hendurnar. Að starfsmenn finni til ábyrgðar á árangri, ekki bara gera og græja, heldur því sem á að gerast. Þetta snýst um samstillingu sveitarstjórnar, nefnda, ráða, stjórnenda og starfsfólks sem þannig vinna samstillt að sömu markmiðum.
Þetta er það sem rannsóknir kalla helgun í starfi (e. employee engagement) og það hefur gríðarlega mikið að segja um árangur skipulagsheilda.
Gallup hefur mælt helgun í starfi í 30 ár í 150 löndum. Munurinn á starfshópum með mestu og minnstu helgun er sláandi:
- 81% færri fjarvistir
- 64% færri vinnuslys
- 41% færri gæðagallar
- 18% meiri framleiðni
- 23% meiri árangur
Miðað við það sem hefur verið að gerast í samfélaginu samkvæmt fréttum segir okkur að lykiltalan í þessum samanburði er 81% færri fjarvistir.
Veikindadagar, falinn kostnaður sem hækkar ár frá ári
Veikindafjarvistir hafa farið vaxandi ár frá ári í mörgum íslenskum sveitarfélögum og eru víða orðnar veruleg rekstrarbyrði. Í ákveðnum einingum er veikindahlutfallið komið upp í allt að 10% - hundruðir milljóna króna í beinan kostnað, og enn meira í lakari þjónustu og auknu álagi á samstarfsfólk.
Ef sveitarfélagi tækist að fækka veikindadögum um helming, væri sparnaðurinn mældur í tugum til hundruðum milljóna á ári. Þetta er ekki bara mannauðsmál. Þetta er grjóthart rekstrarmál.
Og lykillinn að færri veikindadögum er ekki ný viðverustefna, strangari reglur eða fleiri viðverustjórar. Það er helgun. Fólk sem upplifir tilgang og samhengi í eigin starfi tekur sér færri veikindadaga.
Sveitarstjórn sem leggur fram tölur eftir fjögur ár
Ímyndaðu þér sveitarstjórn að loknu kjörtímabili: ekki bara með pólitísk loforð og almenn slagorð, heldur með áþreifanlegar tölur.
"Veikindadagar í sveitarfélaginu lækkuðu um 30%”
Þetta er gerlegt. Það krefst þess hins vegar að valin sé önnur leið, leið sem byggir á hugarfarsbreytingu, samstillingu og helgun, ekki á þykkum skýrslum og skipuritum.
Veldu nýja leið
Stefnumótunin er ekki vandinn. Innleiðingin er það.
Settu hugarfarsbreytingu í forgang strax. Þá fer samstillingin að gerast. Þá kviknar helgunin. Þá kemur árangurinn.
Höfundar eru Maríanna Magnúsdóttir og Sigvaldi Egill Lárusson, eigendur og rágjafar hjá Hugsýn.
