Spennandi verkefni héraðsskjalasafna framundan Svanhildur Bogadóttir skrifar 12. nóvember 2022 18:00 Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Söfn Reykjavík Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Eftirliti með snyrtistofum ábótavant Halla Signý Kristjánsdóttir Skoðun Hver skipaði bankaráði Landsbankans að kaupa TM? Ásthildur Lóa Þórsdóttir Skoðun Tónlist í gleði og sorg Sigurvin Lárus Jónsson Skoðun Er þetta eðlilegt? Guðrún Árnadóttir,Guðrún Tara Sveinsdóttir,Hekla Kollmar,Þorgerður Jörundsdóttir Skoðun Bréf til þjóðarinnar Steinunn Ólína Þorsteinsdóttir Skoðun Formaður geðlækna illa áttaður? Vilhjálmur Hjálmarsson Skoðun Skaðaminnkun, lækning, hroki og hleypidómar Guðbjörg Sveinsdóttir Skoðun Um tímabær áform ráðherra og ótímabært frumhlaup Viðskiptaráðs Jóna Hlíf Halldórsdóttir Skoðun Að vera eða vera ekki í samkeppni við sjálfa sig Ólafur Stephensen Skoðun Markvissar aðgerðir munu skila árangri á húsnæðismarkaði Ágúst Bjarni Garðarsson Skoðun Skoðun Skoðun Tónlist í gleði og sorg Sigurvin Lárus Jónsson skrifar Skoðun Eftirliti með snyrtistofum ábótavant Halla Signý Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Markvissar aðgerðir munu skila árangri á húsnæðismarkaði Ágúst Bjarni Garðarsson skrifar Skoðun Bréf til þjóðarinnar Steinunn Ólína Þorsteinsdóttir skrifar Skoðun Einokunarmjólk? Hilmar Vilberg Gylfason skrifar Skoðun Má þjóðin ráða? Þorgerður Katrín Gunnarsdóttir skrifar Skoðun Formaður geðlækna illa áttaður? Vilhjálmur Hjálmarsson skrifar Skoðun Hver skipaði bankaráði Landsbankans að kaupa TM? Ásthildur Lóa Þórsdóttir skrifar Skoðun Að vera eða vera ekki í samkeppni við sjálfa sig Ólafur Stephensen skrifar Skoðun Engin námslán fyrir fátækt fólk Gísli Laufeyjarson Höskuldsson skrifar Skoðun Er þetta eðlilegt? Guðrún Árnadóttir,Guðrún Tara Sveinsdóttir,Hekla Kollmar,Þorgerður Jörundsdóttir skrifar Skoðun Stjórnmálin koma okkur öllum við Arnar Freyr Sigurðsson skrifar Skoðun Um tímabær áform ráðherra og ótímabært frumhlaup Viðskiptaráðs Jóna Hlíf Halldórsdóttir skrifar Skoðun Fríar máltíðir grunnskólabarna - merkur samfélagslegur áfangi Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar Skoðun Heilbrigðisráðuneytið er með forystu Halla Signý Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Skaðaminnkun, lækning, hroki og hleypidómar Guðbjörg Sveinsdóttir skrifar Skoðun Fyrirgefðu mér mín kæra Harpa Sævar Helgi Lárusson skrifar Skoðun Vikan með Gísla Árný Björg Blandon skrifar Skoðun Furðulegar verðlækkanir á mörkuðum Baldur Thorlacius skrifar Skoðun Varanlegt vopnahlé og sjálfstæð Palestína Kristrún Frostadóttir skrifar Skoðun Með of mikil völd Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Hvað ef það gýs nær höfuðborgarsvæðinu? Ingvi Gunnarsson,Sigrún Tómsdóttir,Hrefna Hallgrímsdóttir,Daði Hafþórsson skrifar Skoðun Er sniðugt að vera með tilgreinda séreign? Guðný Helga Lárusdóttir skrifar Skoðun Ekki þykjast ekki vita neitt Hjálmtýr Heiðdal skrifar Skoðun Athugasemdir við eignaumsýslu Landsbanka Íslands Þorsteinn Sæmundsson skrifar Skoðun Framsókn stendur með bændum og neytendum Hópur þingmanna Framsóknar skrifar Skoðun Staðan í stjórnmálum vorið 2024 Björn Leví Gunnarsson skrifar Skoðun Bónus, viðbót eða umframorka Hörður Arnarson skrifar Skoðun Grímulaus sérhagsmunagæsla Andrés Magnússon skrifar Skoðun VI. Sköpunarsaga þjóðsögu – plottið í Síðumúla raunar hápólitískt Hafþór S. Ciesielski skrifar Sjá meira
Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður.
Er þetta eðlilegt? Guðrún Árnadóttir,Guðrún Tara Sveinsdóttir,Hekla Kollmar,Þorgerður Jörundsdóttir Skoðun
Um tímabær áform ráðherra og ótímabært frumhlaup Viðskiptaráðs Jóna Hlíf Halldórsdóttir Skoðun
Skoðun Er þetta eðlilegt? Guðrún Árnadóttir,Guðrún Tara Sveinsdóttir,Hekla Kollmar,Þorgerður Jörundsdóttir skrifar
Skoðun Um tímabær áform ráðherra og ótímabært frumhlaup Viðskiptaráðs Jóna Hlíf Halldórsdóttir skrifar
Skoðun Fríar máltíðir grunnskólabarna - merkur samfélagslegur áfangi Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar
Skoðun Hvað ef það gýs nær höfuðborgarsvæðinu? Ingvi Gunnarsson,Sigrún Tómsdóttir,Hrefna Hallgrímsdóttir,Daði Hafþórsson skrifar
Skoðun VI. Sköpunarsaga þjóðsögu – plottið í Síðumúla raunar hápólitískt Hafþór S. Ciesielski skrifar
Er þetta eðlilegt? Guðrún Árnadóttir,Guðrún Tara Sveinsdóttir,Hekla Kollmar,Þorgerður Jörundsdóttir Skoðun
Um tímabær áform ráðherra og ótímabært frumhlaup Viðskiptaráðs Jóna Hlíf Halldórsdóttir Skoðun