Spennandi verkefni héraðsskjalasafna framundan Svanhildur Bogadóttir skrifar 12. nóvember 2022 18:00 Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Söfn Reykjavík Mest lesið Enn einn kvennahópurinn sem þarf bara að vera duglegri að harka af sér? Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun Charlie og sjúkleikaverksmiðjan Guðjón Eggert Agnarsson Skoðun Ert þú meðalmaðurinn? Jóhann Óskar Jóhannsson Skoðun Flumbrugangur í framhaldsskólum Jón Pétur Zimsen Skoðun Nútímaviðskipti og lögin sem gleymdist að uppfæra Fróði Steingrímsson Skoðun Af Millet-úlpum og öldrunarmálum Þröstur V. Söring Skoðun „Words are wind“ Ingólfur Hermannsson Skoðun PCOS: Er ódýrara að halda heilsu eða meðhöndla veikindi? Elísa Ósk Línadóttir Skoðun Nú þarf bæði sleggju og vélsög Trausti Hjálmarsson,Ólafur Stephensen Skoðun Miðbær Selfoss vekur ánægju Bragi Bjarnason Skoðun Skoðun Skoðun Austurland – þrælanýlenda Íslands Björn Ármann Ólafsson skrifar Skoðun Gervigreindin stöðluð - öryggisins vegna Hanna Kristín Skaftadóttir,Helga Sigrún Harðardóttir skrifar Skoðun Frelsi, framtíð og vistvænar samgöngur: Hvers vegna Ísland þarf að hugsa stærra Sigurborg Ósk Haraldsdóttir skrifar Skoðun Atvinnustefna er alvöru mál Jóhannes Þór Skúlason skrifar Skoðun 1984 og Hunger Games á sama sviðinu Sigríður Svanborgardóttir skrifar Skoðun Mikilvægi aukinnar verndunar hafsvæða og leiðrétting Hrönn Egilsdóttir skrifar Skoðun Betri leið til einföldunar regluverks Pétur Halldórsson skrifar Skoðun Af Millet-úlpum og öldrunarmálum Þröstur V. Söring skrifar Skoðun Charlie og sjúkleikaverksmiðjan Guðjón Eggert Agnarsson skrifar Skoðun Nú þarf bæði sleggju og vélsög Trausti Hjálmarsson,Ólafur Stephensen skrifar Skoðun Nútímaviðskipti og lögin sem gleymdist að uppfæra Fróði Steingrímsson skrifar Skoðun Sjálfsvíg eru ekki óumflýjanleg Sigurþóra Bergsdóttir skrifar Skoðun „Words are wind“ Ingólfur Hermannsson skrifar Skoðun Ert þú meðalmaðurinn? Jóhann Óskar Jóhannsson skrifar Skoðun Enn einn kvennahópurinn sem þarf bara að vera duglegri að harka af sér? Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Flumbrugangur í framhaldsskólum Jón Pétur Zimsen skrifar Skoðun Miðbær Selfoss vekur ánægju Bragi Bjarnason skrifar Skoðun PCOS: Er ódýrara að halda heilsu eða meðhöndla veikindi? Elísa Ósk Línadóttir skrifar Skoðun Opinn og alþjóðlegur: Krísa erlendra nemenda við íslenska háskóla Melissa Anne Pfeffer skrifar Skoðun Be Kind - ekki kind Aðalheiður Mjöll Þórarinsdóttir ,Perla Magnúsdóttir skrifar Skoðun Illa verndaðir Íslendingar Sighvatur Björgvinsson skrifar Skoðun Viðreisn afhjúpar sig endanlega Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Heimalestur – gæðastund en ekki grátur og gnístan tanna Svava Þ. Hjaltalín skrifar Skoðun Frelsi til sölu Erling Kári Freysson skrifar Skoðun Vangaveltur um íslenskt barnaefni – Hvers vegna skiptir það máli að börn heyri sjálf sig? Tinna Björg Kristinsdóttir,Valdimar Gylfason skrifar Skoðun Móðir í Breiðholti hjólar 5.000 kílómetra Sara Björg Sigurðardóttir skrifar Skoðun Viðreisn lætur verkin tala Þorgerður Katrín Gunnarsdóttir skrifar Skoðun Sterkara framhaldsskólakerfi Guðmundur Ingi Kristinsson skrifar Skoðun Hægfara endalok sjónvarps útsendinga fyrir móttöku á loftneti á Íslandi Jón Frímann Jónsson skrifar Skoðun Eru Íslendingar feigir? Olíuvinnsla! Sigurður Loftur Thorlacius skrifar Sjá meira
Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður.
Enn einn kvennahópurinn sem þarf bara að vera duglegri að harka af sér? Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun
Skoðun Gervigreindin stöðluð - öryggisins vegna Hanna Kristín Skaftadóttir,Helga Sigrún Harðardóttir skrifar
Skoðun Frelsi, framtíð og vistvænar samgöngur: Hvers vegna Ísland þarf að hugsa stærra Sigurborg Ósk Haraldsdóttir skrifar
Skoðun Enn einn kvennahópurinn sem þarf bara að vera duglegri að harka af sér? Diljá Mist Einarsdóttir skrifar
Skoðun Opinn og alþjóðlegur: Krísa erlendra nemenda við íslenska háskóla Melissa Anne Pfeffer skrifar
Skoðun Vangaveltur um íslenskt barnaefni – Hvers vegna skiptir það máli að börn heyri sjálf sig? Tinna Björg Kristinsdóttir,Valdimar Gylfason skrifar
Skoðun Hægfara endalok sjónvarps útsendinga fyrir móttöku á loftneti á Íslandi Jón Frímann Jónsson skrifar
Enn einn kvennahópurinn sem þarf bara að vera duglegri að harka af sér? Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun