Spennandi verkefni héraðsskjalasafna framundan Svanhildur Bogadóttir skrifar 12. nóvember 2022 18:00 Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Söfn Reykjavík Mest lesið Heiðmörk: Gaddavír og girðingar Auður Kjartansdóttir Skoðun Er sanngjarnt að hækka virðisaukaskatt á mat og gistingu til að láta erlenda ferðamenn borga meira? Þórir Garðarsson Skoðun Tuttugu ár af röddum sem áður voru þaggaðar, og framtíðin er okkar Guðmundur Ingi Þóroddsson Skoðun Halldór 24.05.2025 Halldór Hamas og átökin við Ísrael – hvað er ekki sagt upphátt? Einar G Harðarson Skoðun #blessmeta - önnur grein Guðrún Hrefna Guðmundsdóttir Skoðun Stéttarkerfi Halldóra Lillý Jóhannsdóttir Skoðun Daði Már týnir sjálfum sér Heiðrún Lind Marteinsdóttir Skoðun Matvælaverð hefur nær þrefaldast frá stofnun Viðskiptaráðs! Sigríður Ingibjörg Ingadóttir Skoðun Þjóðareign, trú og skattar Svanur Guðmundsson Skoðun Skoðun Skoðun Er sanngjarnt að hækka virðisaukaskatt á mat og gistingu til að láta erlenda ferðamenn borga meira? Þórir Garðarsson skrifar Skoðun Heiðmörk: Gaddavír og girðingar Auður Kjartansdóttir skrifar Skoðun Tuttugu ár af röddum sem áður voru þaggaðar, og framtíðin er okkar Guðmundur Ingi Þóroddsson skrifar Skoðun #blessmeta - önnur grein Guðrún Hrefna Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Hvers virði er lambakjöt? Hafliði Halldórsson skrifar Skoðun Lífið er eins og konfektkassi, þú veist aldrei hvernig mola þú færð Elín Íris Fanndal skrifar Skoðun Þjóðareign, trú og skattar Svanur Guðmundsson skrifar Skoðun Hamas og átökin við Ísrael – hvað er ekki sagt upphátt? Einar G Harðarson skrifar Skoðun Gjaldfrjálsar máltíðir fyrir leikskólabörn Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar Skoðun Næstu sólarhringar á Gaza skipta sköpum Hlynur Már Vilhjálmsson skrifar Skoðun Hvernig gengur nýjum kennurum í grunnskólakennslu? Ingólfur Ásgeir Jóhannesson,Aðalheiður Anna Erlingsdóttir,Andri Rafn Ottesen,Maríanna Jónsdóttir Maríudóttir,Valgerður S. Bjarnadóttir skrifar Skoðun Huglæg réttlætiskennd og skattar á verðmætasköpun Kristinn Karl Brynjarsson skrifar Skoðun Loksins fær þyrlan heimili fyrir norðan Njáll Trausti Friðbertsson skrifar Skoðun Opið bréf til stjórnvalda Elín Ýr Arnar Hafdísardóttir skrifar Skoðun Við skuldum þeim að hlusta Ólafur Adolfsson skrifar Skoðun „Litla stúlkan og ruddarnir“ - Hugleiðing um stöðu Íslands á alþj.vettv. Flosi Þorgeirsson skrifar Skoðun Mikilvæg gagnrýni eða tilraun til valdayfirtöku í Sósíalistaflokknum? Ása Lind Finnbogadóttir skrifar Skoðun Matvælaverð hefur nær þrefaldast frá stofnun Viðskiptaráðs! Sigríður Ingibjörg Ingadóttir skrifar Skoðun Alvarleg staða í umhverfi fréttamiðla Rósa Guðbjartsdóttir skrifar Skoðun Stéttarkerfi Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Stöðvum Hamas. Einungis þannig getum við stöðvað hryllinginn á Gaza BIrgir Finnsson skrifar Skoðun Dagur líffræðilegrar fjölbreytni 2025 Rannveig Magnúsdóttir,Ole Sandberg,Ragnhildur Guðmundsdóttir,Rebecca Thompson,Skúli Skúlason,Sæunn Júlía Sigurjónsdóttir skrifar Skoðun Æfingin skapar meistarann! Sigurjón Már Fox Gunnarsson skrifar Skoðun 140 sinnum líklegra að verða fyrir eldingu Sigurður G. Guðjónsson skrifar Skoðun Konum í afplánun fjölgar: Með flókin áföll á bakinu Tinna Eyberg Örlygsdóttir,Sigríður Ella Jónsdóttir skrifar Skoðun Traust í húfi Eyjólfur Ármannsson skrifar Skoðun Verðmætasköpun án virðingar Berglind Harpa Svavarsdóttir skrifar Skoðun Daði Már týnir sjálfum sér Heiðrún Lind Marteinsdóttir skrifar Skoðun Samhljómur við náttúruna og sjálfbæra þróun Anna María Ágústsdóttir skrifar Skoðun Aðgerðir gegn mansali í forgangi Þorbjörg S. Gunnlaugsdóttir skrifar Sjá meira
Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður.
Er sanngjarnt að hækka virðisaukaskatt á mat og gistingu til að láta erlenda ferðamenn borga meira? Þórir Garðarsson Skoðun
Matvælaverð hefur nær þrefaldast frá stofnun Viðskiptaráðs! Sigríður Ingibjörg Ingadóttir Skoðun
Skoðun Er sanngjarnt að hækka virðisaukaskatt á mat og gistingu til að láta erlenda ferðamenn borga meira? Þórir Garðarsson skrifar
Skoðun Tuttugu ár af röddum sem áður voru þaggaðar, og framtíðin er okkar Guðmundur Ingi Þóroddsson skrifar
Skoðun Lífið er eins og konfektkassi, þú veist aldrei hvernig mola þú færð Elín Íris Fanndal skrifar
Skoðun Hvernig gengur nýjum kennurum í grunnskólakennslu? Ingólfur Ásgeir Jóhannesson,Aðalheiður Anna Erlingsdóttir,Andri Rafn Ottesen,Maríanna Jónsdóttir Maríudóttir,Valgerður S. Bjarnadóttir skrifar
Skoðun „Litla stúlkan og ruddarnir“ - Hugleiðing um stöðu Íslands á alþj.vettv. Flosi Þorgeirsson skrifar
Skoðun Mikilvæg gagnrýni eða tilraun til valdayfirtöku í Sósíalistaflokknum? Ása Lind Finnbogadóttir skrifar
Skoðun Matvælaverð hefur nær þrefaldast frá stofnun Viðskiptaráðs! Sigríður Ingibjörg Ingadóttir skrifar
Skoðun Dagur líffræðilegrar fjölbreytni 2025 Rannveig Magnúsdóttir,Ole Sandberg,Ragnhildur Guðmundsdóttir,Rebecca Thompson,Skúli Skúlason,Sæunn Júlía Sigurjónsdóttir skrifar
Skoðun Konum í afplánun fjölgar: Með flókin áföll á bakinu Tinna Eyberg Örlygsdóttir,Sigríður Ella Jónsdóttir skrifar
Er sanngjarnt að hækka virðisaukaskatt á mat og gistingu til að láta erlenda ferðamenn borga meira? Þórir Garðarsson Skoðun
Matvælaverð hefur nær þrefaldast frá stofnun Viðskiptaráðs! Sigríður Ingibjörg Ingadóttir Skoðun