Atvinnulíf

Hvers vegna vissir þú ekki af fundinum?

Rakel Sveinsdóttir skrifar
Okkur getur brugðið í vinnunni ef við heyrum af eða sjáum fundi sem við skiljum ekki hvers vegna við vorum ekki boðuð á. En þá skiptir máli að bregðast rétt og jákvætt við aðstæðum. Hér erum við þó ekki að tala um ef fundur er haldið með öllum nema þér.
Okkur getur brugðið í vinnunni ef við heyrum af eða sjáum fundi sem við skiljum ekki hvers vegna við vorum ekki boðuð á. En þá skiptir máli að bregðast rétt og jákvætt við aðstæðum. Hér erum við þó ekki að tala um ef fundur er haldið með öllum nema þér. Vísir/Getty

Sitt sýnist hverjum um ágæti fundarhalda. Enda ekki óalgengt að sumum finnist oft um og ó tíminn sem fer í fundi á vinnustöðum. Ekki síst hjá yfirmönnunum.

Ýmislegt hefur verið ritað og rætt um góða fundarstjórnun og hvað þarf að hafa í huga til þess að fundir séu skilvirkir.

Skiptir þar tímastjórnun miklu máli og þó ekki síður hvernig hægt er að virkja sem flesta til þátttöku.

Í þetta sinn ætlum við þó að ræða fundina sem þig langar að fara á. Eða langaði til að vera á.

En vissir hreinlega ekki af!

Já, það getur alveg gerst hjá ótrúlegasta fólki að fundir eru haldnir í vinnunni sem fólki finnst að það hefði átt að vera boðað á. En er ekki boðið að mæta og veit jafnvel ekki af fundinum fyrr en eftir að hann var haldinn.

Hvernig er best að bregðast við þegar þetta kemur upp?

Hér eru nokkur góð ráð sem Harvard Business Review tók saman.

Þessi ráð eiga þó ekki við ef að allir voru boðaðir á fund nema þú. Ef svo er, er áríðandi að ræða málin hið fyrsta við þinn yfirmann.

Egóið / stoltið

Já, þessi tilfinning getur svo sannarlega hlaupið með okkur í gönur. Þegar við stuðumst, verðum pirruð, leið, reið eða gröm út af einhverju. Verðum jafnvel uppvís að því að fara í smá fýlu.

Þess vegna er svo mikilvægt að byrja á því að kryfja með sjálfum sér hvers vegna okkur fannst við sniðgengin á fundinn. 

Er það egóið eða stoltið okkar sem segir að við séum svo mikilvæg og ómissandi? Eða var það í raun fundartilefnið sjálft?

Hér gæti verið gott að heyra í samstarfsfélaga sem veit meira um fundinn og fá nánari upplýsingar. 

Þó á jákvæðum nótum og með því hugarfari að líklegast sé góð skýring á því hvers vegna þú fékkst ekki fundarboðun.

Rökin þín

Ef þú metur stöðuna hins vegar þannig að þú hefðir átt að vera á fundinum eða ættir að mæta á fyrirhugaðan fund, er spurning um hvernig þú ætlar að bregðast við þeirri stöðu að hafa ekki fengið fundarboðun?

Mikilvægast hér er að vera með rökin á hreinu og að þau séu alveg skýr. 

Vertu líka með svörin á hreinu og undirbúin/n undir að fá spurningar til að svara í þeim rökræðum.

Þegar að við undirbúum svona samtöl í vinnunni, er oft gott að setja sjálfan sig í ákveðinn hlutleysis-gír með því að spyrja sig: 

Hver er ástæðan fyrir því að mitt stöðugildi ætti að vera/hefði átt að vera á fundinum miðað við það hlutverk sem ég hef á þessum vinnustað? 

Ekki spyrja: Hver er ástæðan fyrir því að ÉG ætti að vera á fundinum?

Ekkert væl eða kvörtun

Þá er það hvernig við berum það upp að fá að koma á fundinn eða að skýra út hvers vegna við teljum að við hefðum átt að vera boðuð.

Því þar viltu ekki vera að væla yfir því að hafa ekki fengið fundarboðun eða kvarta.

Gott er að muna að mat fundarboðunaraðila var að þú þyrftir ekki að fá boðun. Þess vegna er góð leið að bjóða fram aðstoð og beina því boði að þeim aðila sem boðaði fundinn.

Bjóða aðstoðina fram hnitmiðað með góðri en stuttri lýsingu á því hvernig þú getur hjálpað.

Ekki taka þessu persónulega

Þegar þú síðan ræðir málið við þann sem boðaði fundinn má gera ráð fyrir að sá hinn sami skýri út sína hlið málsins.

Og þá jafnvel þannig að enn er ætlunin ekki að boða þig á fundinn.

Mundu hér að taka málinu ekki persónulega og færa aldrei samtalið á of persónulegar nótur. 

Þess vegna er gott að halda einbeitingunni á kjarna málsins og passa að tilfinningarnar fari ekki að hlaupa með þig í gönur.

Enda meiri líkur á að þú verðir með á næsta fundi, ef þetta samtal heppnast vel.

Ef allir voru hins vegar boðaðir á fundinn nema þú, ert tilefni til að takast á við aðstæður öðruvísi og milliliðalaust við þinn stjórnanda.


Tengdar fréttir

Líkamstjáning á fundum og nokkur góð ráð

Það skiptir ekki máli hvernig samskiptin okkar fara fram, þegar að við hittum fólk viljum við koma vel fyrir. Hvort sem við erum á fundum, fjarfundum eða bara í almennu spjalli eða viðtölum við viðskiptavini eða samstarfsfólk, skiptir líkamsbeitingin okkar máli.

Að forðast mistök á ZOOM fundum

Það er ekki bara fjarvinna sem er komin til að vera. Fjarfundir eru það líka. Að vera á fjarfundum á ZOOM, Teams, Messenger eða annars staðar er eitthvað sem við þurfum öll að þjálfa okkur í að standa rétt að.

Sex góð ráð fyrir fundarstjóra fjarfunda

Guðrún Ragnarsdóttir hefur fundarstýrt ófáum stærri og smærri fjarfundum. Hún segir fundarstjóra fjarfunda þurfa að vera vel undirbúna og þar skipti nokkur lykilatriði máli. 

Um yfirmanninn sem truflar mann stöðugt

Það getur verið erfitt að eiga samstarfsfélaga sem trufla mann mikið við vinnu. En þegar það er yfirmaðurinn sem er stanslaust að trufla, geta málin virst nokkuð flóknari að takast á við. Því hvernig er hægt að biðja yfirmanninn um að hætta, eða draga úr því, að trufla svona mikið?

„Við þurfum að vinna gegn útundanóttanum“

„Ég vinn meðal annars við að aðstoða og styðja fólk í að reyna að ná utan um þær óvelkomnu breytingar sem hafa orðið í Covid faraldrinum,“ segir Þórkatla Aðalsteinsdóttir sálfræðingur hjá Líf og sál og bendir á að vinnustaðir þurfi að huga vel að þeim áhrifum sem Covid er að hafa á fólk, því þeim áhrifum muni ekki ljúka með bólusetningum. 





Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur.

Fleiri fréttir

Sjá meira


Velkomin á Vísi. Þessi vefur notar vafrakökur. Sjá nánar.