Tölvupóstar stjórnenda Rakel Sveinsdóttir skrifar 29. maí 2020 11:00 Vísir/Getty Ef þú ert yfirmaður ættir þú að hugsa þig tvisvar um áður en þú sendir starfsfólki þínu tölvupóst utan vinnutíma. Ekki aðeins teljast slík vinnubrögð ekki lengur hæfa nútímastjórnanda heldur geta áhrifin líka birst í ýmsu öðru. Starfsfólk upplifir sigþurfa að vera á vaktinni allan sólahringinn, telur sig þurfa að svara yfirmönnum um hæl o.s.frv. Að sama skapi eru það oft tölvupóstar stjórnenda sem leggja línurnar fyrir alla aðra tölvupósta fyrirtækisins. Hvernig þeir eru framsettir, hversu tíðir þeir eru, hvenær þeir eru sendir, hversu margir mótttakendur eru o.sfrv. Hér eru nokkur einföld ráð fyrir stjórnendur. Framsetning: Komdu þér beint að efninu Vertu skýr í þeim skilaboðum um hverju þú ert að óska eftir og/eða leiðbeina með. Vertu ekki of langorður. Komdu þér beint að efninu og vandaðu orðaval og stafsetningu. Tímasetning: Ekki senda tölvupóst utan vinnutíma Yfirmenn sem senda tölvupósta utan vinnutíma eru í raun að lýsa því yfir að fyrirtækið ætlist til þess að aðrir starfsmenn geri það sama. Það sama gildir reyndar um tölvupósta stjórnenda almennt utan vinnutíma, til viðskiptavina, birgja o.s.frv. Einstaka undantekningar geta verið á þessu ef erindið er áríðandi eða þolir ekki bið. Nýttu þér frekar að tímastilla tölvupóstsendingar. Leggðu línurnar og fylgdu reglunum sjálf/ur eftir Tæknilega getum við öll verið í sambandi allan sólahringinn en í dag snúast nútímastjórnarhættir um að huga vel að líðan og heilsu starfsmanna, passa vel upp á að allir fái sinn hvíldartíma og að almenn virðing sé borin fyrir aðskilnaði einkalífs og vinnu. Ef starfsmaður er í fríi eða veikur, á hann/hún ekki að hafa áhyggjur af því hvaða tölvupóstar eru mögulega að detta inn í inboxið. Ekki vera stjórnandinn sem vanvirðir þetta þegar þér hentar. Leggðu frekar línurnar og fylgdu eftir þeim reglum sjálfur. Vertu leiðandi í að skapa vinnustaðamenningu þar sem tölvupóstar, framsetning, tímasetning og tíðni skipta máli. Það á ekkert síður við um hvernig, hvenær og hversu fljót/ur þú ert að svara tölvupóstum sem þér berast. Stjórnun Góðu ráðin Mest lesið Langþreytt á fasteignakeðjum sem slitna og ætlar aldrei aftur að flytja Viðskipti innlent Eftirlitið veður í Veðurstofuna Viðskipti innlent Vaxtaverkir í golfi: Kylfingum fjölgar um þúsundir á ári Atvinnulíf Ben kveður Jerry Viðskipti erlent Leitin skili tekjum í ríkissjóð þó það finnist ekki olía Viðskipti innlent Eldgosin við Grindavík höfðu mikil áhrif á neikvæða afkomu hins opinbera Viðskipti innlent Vara við díoxíni í Landnámseggjum Viðskipti innlent Sleppur við vangreiðslugjaldið hjá Parka Neytendur Djúpstæð vonbrigði þegar margra eigna keðjur slitna Viðskipti innlent „Gæti orðið til þess að þú sért látinn fara“ Neytendur Fleiri fréttir Vaxtaverkir í golfi: Kylfingum fjölgar um þúsundir á ári SVÓT viðtöl við alla starfsmenn: „Gerðu þetta bara!“ „Eitt sinn var ég ekki svo lánsöm að tilheyra stóru vinkonusamfélagi“ „Er nú rétt að jafna mig á slæmu Wham! blæti“ Algengustu og neyðarlegustu mistökin í tölvupóstum Hinseginvottun: „Það er heldur engin kynjamerking á salernum fyrir fatlaða“ Gervihjónabönd: Að eiga vinnueiginmann eða vinnueiginkonu Framkvæmdastjóri Olís: „Ekki hleypa henni að græjunum“ Hryllingssögur og dæmi: „Slúbbertar halda heilu stofnunum í gíslingu“ Slúbbertar hjá ríkinu: „Erum að skapa ófremdarástand“ Starfsmenn sem ljúga Að púsla saman vinnu, aukavinnu og lífinu Fótboltastelpan sem fór í verkfræði: „Höfum eiginlega verið saman að eilífu“ Þegar ástríðan slokknar: Eins og hljóðlát kulnun Orkugeirinn stækkar: „Við erum komin að þolmörkum“ Þessi í vinnunni sem þykist vita allt og hefur alltaf rétt fyrir sér „Það er hægt að byrja að fjárfesta með fimm þúsund krónum á mánuði“ Þegar þreyttir starfsmenn mæta til vinnu eftir frí Sjá meira
Ef þú ert yfirmaður ættir þú að hugsa þig tvisvar um áður en þú sendir starfsfólki þínu tölvupóst utan vinnutíma. Ekki aðeins teljast slík vinnubrögð ekki lengur hæfa nútímastjórnanda heldur geta áhrifin líka birst í ýmsu öðru. Starfsfólk upplifir sigþurfa að vera á vaktinni allan sólahringinn, telur sig þurfa að svara yfirmönnum um hæl o.s.frv. Að sama skapi eru það oft tölvupóstar stjórnenda sem leggja línurnar fyrir alla aðra tölvupósta fyrirtækisins. Hvernig þeir eru framsettir, hversu tíðir þeir eru, hvenær þeir eru sendir, hversu margir mótttakendur eru o.sfrv. Hér eru nokkur einföld ráð fyrir stjórnendur. Framsetning: Komdu þér beint að efninu Vertu skýr í þeim skilaboðum um hverju þú ert að óska eftir og/eða leiðbeina með. Vertu ekki of langorður. Komdu þér beint að efninu og vandaðu orðaval og stafsetningu. Tímasetning: Ekki senda tölvupóst utan vinnutíma Yfirmenn sem senda tölvupósta utan vinnutíma eru í raun að lýsa því yfir að fyrirtækið ætlist til þess að aðrir starfsmenn geri það sama. Það sama gildir reyndar um tölvupósta stjórnenda almennt utan vinnutíma, til viðskiptavina, birgja o.s.frv. Einstaka undantekningar geta verið á þessu ef erindið er áríðandi eða þolir ekki bið. Nýttu þér frekar að tímastilla tölvupóstsendingar. Leggðu línurnar og fylgdu reglunum sjálf/ur eftir Tæknilega getum við öll verið í sambandi allan sólahringinn en í dag snúast nútímastjórnarhættir um að huga vel að líðan og heilsu starfsmanna, passa vel upp á að allir fái sinn hvíldartíma og að almenn virðing sé borin fyrir aðskilnaði einkalífs og vinnu. Ef starfsmaður er í fríi eða veikur, á hann/hún ekki að hafa áhyggjur af því hvaða tölvupóstar eru mögulega að detta inn í inboxið. Ekki vera stjórnandinn sem vanvirðir þetta þegar þér hentar. Leggðu frekar línurnar og fylgdu eftir þeim reglum sjálfur. Vertu leiðandi í að skapa vinnustaðamenningu þar sem tölvupóstar, framsetning, tímasetning og tíðni skipta máli. Það á ekkert síður við um hvernig, hvenær og hversu fljót/ur þú ert að svara tölvupóstum sem þér berast.
Stjórnun Góðu ráðin Mest lesið Langþreytt á fasteignakeðjum sem slitna og ætlar aldrei aftur að flytja Viðskipti innlent Eftirlitið veður í Veðurstofuna Viðskipti innlent Vaxtaverkir í golfi: Kylfingum fjölgar um þúsundir á ári Atvinnulíf Ben kveður Jerry Viðskipti erlent Leitin skili tekjum í ríkissjóð þó það finnist ekki olía Viðskipti innlent Eldgosin við Grindavík höfðu mikil áhrif á neikvæða afkomu hins opinbera Viðskipti innlent Vara við díoxíni í Landnámseggjum Viðskipti innlent Sleppur við vangreiðslugjaldið hjá Parka Neytendur Djúpstæð vonbrigði þegar margra eigna keðjur slitna Viðskipti innlent „Gæti orðið til þess að þú sért látinn fara“ Neytendur Fleiri fréttir Vaxtaverkir í golfi: Kylfingum fjölgar um þúsundir á ári SVÓT viðtöl við alla starfsmenn: „Gerðu þetta bara!“ „Eitt sinn var ég ekki svo lánsöm að tilheyra stóru vinkonusamfélagi“ „Er nú rétt að jafna mig á slæmu Wham! blæti“ Algengustu og neyðarlegustu mistökin í tölvupóstum Hinseginvottun: „Það er heldur engin kynjamerking á salernum fyrir fatlaða“ Gervihjónabönd: Að eiga vinnueiginmann eða vinnueiginkonu Framkvæmdastjóri Olís: „Ekki hleypa henni að græjunum“ Hryllingssögur og dæmi: „Slúbbertar halda heilu stofnunum í gíslingu“ Slúbbertar hjá ríkinu: „Erum að skapa ófremdarástand“ Starfsmenn sem ljúga Að púsla saman vinnu, aukavinnu og lífinu Fótboltastelpan sem fór í verkfræði: „Höfum eiginlega verið saman að eilífu“ Þegar ástríðan slokknar: Eins og hljóðlát kulnun Orkugeirinn stækkar: „Við erum komin að þolmörkum“ Þessi í vinnunni sem þykist vita allt og hefur alltaf rétt fyrir sér „Það er hægt að byrja að fjárfesta með fimm þúsund krónum á mánuði“ Þegar þreyttir starfsmenn mæta til vinnu eftir frí Sjá meira