Tölvupóstar stjórnenda Rakel Sveinsdóttir skrifar 29. maí 2020 11:00 Vísir/Getty Ef þú ert yfirmaður ættir þú að hugsa þig tvisvar um áður en þú sendir starfsfólki þínu tölvupóst utan vinnutíma. Ekki aðeins teljast slík vinnubrögð ekki lengur hæfa nútímastjórnanda heldur geta áhrifin líka birst í ýmsu öðru. Starfsfólk upplifir sigþurfa að vera á vaktinni allan sólahringinn, telur sig þurfa að svara yfirmönnum um hæl o.s.frv. Að sama skapi eru það oft tölvupóstar stjórnenda sem leggja línurnar fyrir alla aðra tölvupósta fyrirtækisins. Hvernig þeir eru framsettir, hversu tíðir þeir eru, hvenær þeir eru sendir, hversu margir mótttakendur eru o.sfrv. Hér eru nokkur einföld ráð fyrir stjórnendur. Framsetning: Komdu þér beint að efninu Vertu skýr í þeim skilaboðum um hverju þú ert að óska eftir og/eða leiðbeina með. Vertu ekki of langorður. Komdu þér beint að efninu og vandaðu orðaval og stafsetningu. Tímasetning: Ekki senda tölvupóst utan vinnutíma Yfirmenn sem senda tölvupósta utan vinnutíma eru í raun að lýsa því yfir að fyrirtækið ætlist til þess að aðrir starfsmenn geri það sama. Það sama gildir reyndar um tölvupósta stjórnenda almennt utan vinnutíma, til viðskiptavina, birgja o.s.frv. Einstaka undantekningar geta verið á þessu ef erindið er áríðandi eða þolir ekki bið. Nýttu þér frekar að tímastilla tölvupóstsendingar. Leggðu línurnar og fylgdu reglunum sjálf/ur eftir Tæknilega getum við öll verið í sambandi allan sólahringinn en í dag snúast nútímastjórnarhættir um að huga vel að líðan og heilsu starfsmanna, passa vel upp á að allir fái sinn hvíldartíma og að almenn virðing sé borin fyrir aðskilnaði einkalífs og vinnu. Ef starfsmaður er í fríi eða veikur, á hann/hún ekki að hafa áhyggjur af því hvaða tölvupóstar eru mögulega að detta inn í inboxið. Ekki vera stjórnandinn sem vanvirðir þetta þegar þér hentar. Leggðu frekar línurnar og fylgdu eftir þeim reglum sjálfur. Vertu leiðandi í að skapa vinnustaðamenningu þar sem tölvupóstar, framsetning, tímasetning og tíðni skipta máli. Það á ekkert síður við um hvernig, hvenær og hversu fljót/ur þú ert að svara tölvupóstum sem þér berast. Stjórnun Góðu ráðin Mest lesið „Þetta er ömurleg staða“ Viðskipti innlent Fokdýr jólagjöf til dætranna reyndist eintóm blekking Neytendur Landsbankinn hagnaðist um 7,9 milljarða á fyrsta ársfjórðungi Viðskipti innlent Hætta við að selja hlutina í Olíudreifingu Viðskipti innlent Mikill samdráttur á pöntunum til kínverskra verksmiðja Viðskipti erlent Tap á Vinnslustöðinni og fjárfestingar settar á ís Viðskipti innlent Staðfesta að gjöf í formi bankakorts er skattskyld Viðskipti innlent Veiðir hrefnu í sumar og selur kjötið á Íslandi Viðskipti innlent Þau vilja stýra ÁTVR Viðskipti innlent Rannsaka meint samkeppnisbrot Landsvirkjunar Viðskipti innlent Fleiri fréttir Gervigreindin: Stjórnendur framtíðarinnar verði þjálfarar Hressilega kaótískir morgnar sem eiga það til að klikka smá Starfsfólk truflað á tveggja mínútna fresti Frumkvöðlar í áratugi: „Launalaus sjálfboðavinna fyrstu árin“ Að komast aftur í vinnugírinn eftir geggjað páskafrí Elskar kaffi að ítölskum sið og línulega dagskrá Systkinin öll verið forsetar: „Tvö félög, tvöfalt stuð!“ Boða alvöru breytingar í jafnréttismálum efnahags- og atvinnulífs Hundurinn tannlaus og unglingarnir vaktir með diskaglamri Að tilkynna vinnufélaga til lögreglu Gervigreindin: Reksturinn á svaka flugi og fjörið þó rétt að byrja Stjórnendur ekki að hvetja starfsfólk til að nýta gervigreindina enda kynslóðamunur á notendum Opus Futura kerfið: Sjálfvirk pörun orðin að veruleika í atvinnuleit og ráðningum Allt eða ekkert gellan sem er sjúk í Love is Blind Að sporna við neikvæðum áhrifum neikvæðra frétta Eistnesk að kenna íslensku: „Þúst, ehaggibara og kúka” Einsleitni er ekki málið: „Ætlum við að gera þetta aftur?“ Sjá meira
Ef þú ert yfirmaður ættir þú að hugsa þig tvisvar um áður en þú sendir starfsfólki þínu tölvupóst utan vinnutíma. Ekki aðeins teljast slík vinnubrögð ekki lengur hæfa nútímastjórnanda heldur geta áhrifin líka birst í ýmsu öðru. Starfsfólk upplifir sigþurfa að vera á vaktinni allan sólahringinn, telur sig þurfa að svara yfirmönnum um hæl o.s.frv. Að sama skapi eru það oft tölvupóstar stjórnenda sem leggja línurnar fyrir alla aðra tölvupósta fyrirtækisins. Hvernig þeir eru framsettir, hversu tíðir þeir eru, hvenær þeir eru sendir, hversu margir mótttakendur eru o.sfrv. Hér eru nokkur einföld ráð fyrir stjórnendur. Framsetning: Komdu þér beint að efninu Vertu skýr í þeim skilaboðum um hverju þú ert að óska eftir og/eða leiðbeina með. Vertu ekki of langorður. Komdu þér beint að efninu og vandaðu orðaval og stafsetningu. Tímasetning: Ekki senda tölvupóst utan vinnutíma Yfirmenn sem senda tölvupósta utan vinnutíma eru í raun að lýsa því yfir að fyrirtækið ætlist til þess að aðrir starfsmenn geri það sama. Það sama gildir reyndar um tölvupósta stjórnenda almennt utan vinnutíma, til viðskiptavina, birgja o.s.frv. Einstaka undantekningar geta verið á þessu ef erindið er áríðandi eða þolir ekki bið. Nýttu þér frekar að tímastilla tölvupóstsendingar. Leggðu línurnar og fylgdu reglunum sjálf/ur eftir Tæknilega getum við öll verið í sambandi allan sólahringinn en í dag snúast nútímastjórnarhættir um að huga vel að líðan og heilsu starfsmanna, passa vel upp á að allir fái sinn hvíldartíma og að almenn virðing sé borin fyrir aðskilnaði einkalífs og vinnu. Ef starfsmaður er í fríi eða veikur, á hann/hún ekki að hafa áhyggjur af því hvaða tölvupóstar eru mögulega að detta inn í inboxið. Ekki vera stjórnandinn sem vanvirðir þetta þegar þér hentar. Leggðu frekar línurnar og fylgdu eftir þeim reglum sjálfur. Vertu leiðandi í að skapa vinnustaðamenningu þar sem tölvupóstar, framsetning, tímasetning og tíðni skipta máli. Það á ekkert síður við um hvernig, hvenær og hversu fljót/ur þú ert að svara tölvupóstum sem þér berast.
Stjórnun Góðu ráðin Mest lesið „Þetta er ömurleg staða“ Viðskipti innlent Fokdýr jólagjöf til dætranna reyndist eintóm blekking Neytendur Landsbankinn hagnaðist um 7,9 milljarða á fyrsta ársfjórðungi Viðskipti innlent Hætta við að selja hlutina í Olíudreifingu Viðskipti innlent Mikill samdráttur á pöntunum til kínverskra verksmiðja Viðskipti erlent Tap á Vinnslustöðinni og fjárfestingar settar á ís Viðskipti innlent Staðfesta að gjöf í formi bankakorts er skattskyld Viðskipti innlent Veiðir hrefnu í sumar og selur kjötið á Íslandi Viðskipti innlent Þau vilja stýra ÁTVR Viðskipti innlent Rannsaka meint samkeppnisbrot Landsvirkjunar Viðskipti innlent Fleiri fréttir Gervigreindin: Stjórnendur framtíðarinnar verði þjálfarar Hressilega kaótískir morgnar sem eiga það til að klikka smá Starfsfólk truflað á tveggja mínútna fresti Frumkvöðlar í áratugi: „Launalaus sjálfboðavinna fyrstu árin“ Að komast aftur í vinnugírinn eftir geggjað páskafrí Elskar kaffi að ítölskum sið og línulega dagskrá Systkinin öll verið forsetar: „Tvö félög, tvöfalt stuð!“ Boða alvöru breytingar í jafnréttismálum efnahags- og atvinnulífs Hundurinn tannlaus og unglingarnir vaktir með diskaglamri Að tilkynna vinnufélaga til lögreglu Gervigreindin: Reksturinn á svaka flugi og fjörið þó rétt að byrja Stjórnendur ekki að hvetja starfsfólk til að nýta gervigreindina enda kynslóðamunur á notendum Opus Futura kerfið: Sjálfvirk pörun orðin að veruleika í atvinnuleit og ráðningum Allt eða ekkert gellan sem er sjúk í Love is Blind Að sporna við neikvæðum áhrifum neikvæðra frétta Eistnesk að kenna íslensku: „Þúst, ehaggibara og kúka” Einsleitni er ekki málið: „Ætlum við að gera þetta aftur?“ Sjá meira