Stafræn bylting sýslumanna Kristín Þórðardóttir skrifar 10. febrúar 2025 21:02 Sýslumannsembættin hafa á síðustu árum náð markverðum árangri í stafrænni umbreytingu og eru nú meðal fremstu stofnana í rafrænni opinberri þjónustu. Flest þjónustuferli hafa verið færð í stafrænan farveg, sem gerir landsmönnum kleift að nálgast þjónustuna án þess að mæta á staðinn. Ár hvert þjónusta sýslumenn tæplega 60% landsmanna. Það er fullt tilefni til að vekja athygli á þeirri þróun sem hefur átt sér stað í starfsemi sýslumanna. Meiri framleiðni, samvinna og samstarf Stafræn vegferð sýslumanna hefur einkennst af samvinnu og samstarfi milli níu sjálfstæðra sýslumannsembætta þar sem starfsmönnum var veitt tækifæri til að taka þátt í og leiða stafræna umbreytingu, í stað þess að stöðugildum væri fjölgað með ráðningum utanaðkomandi sérfræðinga. Þannig var stafræn umbreyting drifin af núverandi mannauði þar sem starfsmenn tóku að sér hlutverk vörustjóra fyrir mismunandi málaflokka. Starfsmenn fengu því bæði rödd og hlutverk í breytingaferlinu. Öflugt Sýslumannaráð stýrði vegferðinni, einfaldaði boðleiðir og forgangsraðaði verkefnum. Vörustjórar sýslumanna þróuðu ný þjónustuferli með áherslu á þarfir viðskiptavina, í góðu samstarfi við Stafrænt Ísland. Sýslumenn hafa tengst stofnunum og fyrirtækjum til að tryggja öruggt, sjálfvirkt og áreiðanlegt flæði upplýsinga í stað þess að senda viðskiptavini á milli staða í sömu erindagjörðum. Umbótamenning Í umbreytingarferlinu og á undirbúningstíma þess hafa sýslumenn ráðist í útboð á tölvurekstri og hugbúnaðarþróun og hafa, fyrstir stofnana, fært upplýsingavef sinn á Ísland.is, innleitt stafrænar lausnir og sjálfvirka ferla og fært allar umsóknir, beiðnir o.fl. í stafrænt eða rafrænt form. Þrátt fyrir aukinn málafjölda, fleiri verkefni og fjölgun íbúa um rúmlega 30.000 frá því stafræn innleiðing hófst hefur stöðugildum ekki fjölgað. Reynslan hefur sýnt að þeir sem þegar starfa að verkefnunum finna oft bestu lausnirnar, enda búa þeir að góðri þekkingu á sínu sviði. Með því að virkja starfsmenn til þátttöku í breytingaferlum eykst ekki aðeins skilvirkni í málaflokkum heldur einnig áhugi hinna sömu á að þróa og bæta eigin vinnuferla. Umbótahugsun verður áberandi þáttur í vinnustaðamenningunni. Aukin hagræðing og hraðari innleiðing nýrra verkefna hefur skilað sér í meiri ánægju með þjónustu sýslumanna, auknu trausti til embættanna og vaxandi ánægju meðal starfsmanna. Nokkur dæmi Hér verða nefnd helstu atriði sem staðfesta árangur af umbótum sýslumanna: ·180.000 mál hafa verið stofnuð með stafrænum hætti. Beiðnir sem undirritaðar eru rafrænt ásamt nauðsynlegum fylgigögnum stofnast sjálfkrafa í málaskrárkerfum sýslumanna. Þetta skapar umtalsvert vinnuhagræði þar sem gera má ráð fyrir að skráning máls ein og sér taki starfsmann sýslumanns a.m.k. þrjár til fimm mínútur. ·110 nýjar sjálfsafgreiðsluleiðir Stafrænar umsóknir og beiðnir, stafrænir samningar, spjallmenni, netspjall, stafrænt pósthólf, gagnagátt sýslumanna, sjálfvirkar birtingar á listum yfir starfsréttindi og leyfi á vef, upplýsingar um skírteini og réttindi á Mínum síðum og í Ísland.is-appi, stafræn stæðiskort, forskráningar vegna umsókna um vegabréf, nafnskírteini o.fl. ·40.600 rafrænar undirritanir Að hverju máli sem stofnað er hjá sýslumanni koma að jafnaði einn til fjórir aðilar. Stafrænar lausnir gera ráð fyrir undirskriftum allra hlutaðeigandi. Hér hafa rúmlega 40 þúsund manns sparað sér óþarfa ferðalög með tilheyrandi tímasparnaði, svo ekki sé minnst á jákvæð áhrif á umhverfið. ·167.000 bréf send í stafrænt pósthólf Samkvæmt verðskrá Íslandspósts er burðargjald á almennum bréfpósti 0 - 50 g kr. 290. Að teknum mismuni vegna sendingarkostnaðar í stafrænt pósthólf má halda því fram að embættin hafi sparað tæplega 50 m.kr. í póstburðargjöld. ·17 tengingar við stofnanir og fyrirtæki Vefþjónustutengingar hafa verið þróaðar sem stuðla að aukinni sjálfvirkni í öflun gagna bæði fyrir viðskiptavini og starfsmenn við vinnslu mála. Unnið er að fjölgun slíkra tenginga, því viðskiptavinir eiga ekki að þurfa að fara á milli stofnana til að afla gagna fyrir sýslumenn. ·120 sjálfvirkir ferlar Yfir 90% dánarbúsmála stofnast nú rafrænt, 94% leyfamála, 56% fjölskyldumála, 53% skírteina og 80% vottorða. Nauðsynlegar upplýsingar berast inn í mál með sjálfvirkum hætti, s.s. skattframtöl, upplýsingar um fasteignir, fjölskylduskráningar o.s.frv. ·250 stafrænar lausnir innleiddar Sýslumenn nota tæknistakk Stafræns Íslands og laga kerfi sín að þeim lausnum. Að auki hefur þurft að sérsníða lausnir út frá þörfum verkefna og kröfum laga, t.d. vegna rafrænna undirritana allra málsaðila, rafrænna þinglýsinga, fjöldapóstsendinga o.fl. ·Rafrænt kaupferli fasteigna Nú er unnt að þinglýsa algengustu skjölum vegna fasteignakaupa með rafrænum hætti. Í upphafi verkefnisins um rafrænar þinglýsingar var lagt mat á þjóðhagslegan ávinning þeirra. Talið var, að þegar handvirkt vinnuframlag sýslumanna, lánveitenda og fasteignasala væri metið, væri áætlaður ávinningur af notkun rafrænna þinglýsinga á bilinu 1,2–1,7 milljarðar króna á ári. Við það bætist ávinningur af því að ekki þarf að ferðast með pappírsskjöl á milli aðila og hraði í viðskiptum eykst. Rafrænar þinglýsingar verða þó aldrei alsjálfvirkar, einkum vegna þess hve flókið regluverk gildir um mismunandi tegundir fasteigna. ·90% viðskiptavina ánægðir Ánægja með þjónustu sýslumanna hefur aukist með hverju ári og eru viðskiptavinir sérstaklega ánægðir með stafrænar þjónustur sýslumanna. ·91% traust Traust landsmanna til sýslumanna hefur vaxið með hverju ári og hefur hlutfall þeirra sem bera mikið traust til sýslumanna hækkað um fimm prósentustig milli áranna 2022 og 2024. Það er ekki sjálfgefið að viðhalda slíku trausti á tímabili mikilla umbreytinga í þjónustu. Enn er verk að vinna. Sýslumenn halda ótrauðir áfram vinnu að stöðugum umbótum; bættri þjónustu, skilvirkari rekstri og síðast en ekki síst aukinni starfsánægju. Ánægt starfsfólk veitir nefnilega betri þjónustu. Höfundur er sýslumaður á Suðurlandi, settur sýslumaður í Vestmannaeyjum og formaður Sýslumannaráðs. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Stjórnsýsla Stafræn þróun Mest lesið Bakslag í skoðanafrelsi? Kári Allansson Skoðun Hataðu mig af því að ég er í Viðreisn, ekki af því að ég er hommi Oddgeir Georgsson Skoðun Ofbeldi í skólum: Áskoranir og leiðir til lausna Soffía Ámundadóttir Skoðun Ein saga af sextíu þúsund Halldór Ísak Ólafsson Skoðun Að láta mata sig er svo þægilegt Björn Ólafsson Skoðun Snorri Másson er ekki vandinn – hann er viðvörun Helen Ólafsdóttir Skoðun Sanna er rödd félagshyggju, réttlætis og jöfnuðar! Laufey Líndal Ólafsdóttir,Sara Stef. Hildardóttir Skoðun Símafrí á skólatíma Guðmundur Ingi Kristinsson Skoðun Ástin er falleg Sigurður Árni Reynisson Skoðun Líknarmeðferð og dánaraðstoð eru ekki andstæður heldur nauðsynleg umræðuefni Ingrid Kuhlman Skoðun Skoðun Skoðun Hataðu mig af því að ég er í Viðreisn, ekki af því að ég er hommi Oddgeir Georgsson skrifar Skoðun Símafrí á skólatíma Guðmundur Ingi Kristinsson skrifar Skoðun Ömurlegur fyrri hálfleikur – en er enn von? Sigvaldi Einarsson skrifar Skoðun Vitund, virðing og von: Jafningjastuðningur í brennidepli Nína Eck skrifar Skoðun Hingað og ekki lengra – Um þögnina sem styður ofbeldi Halldóra Sigríður Sveinsdóttir skrifar Skoðun Ein saga af sextíu þúsund Halldór Ísak Ólafsson skrifar Skoðun Að láta mata sig er svo þægilegt Björn Ólafsson skrifar Skoðun Nýjar reglur um réttindi fólks í ráðningarsambandi Ingvar Sverrisson skrifar Skoðun Ofbeldi í skólum: Áskoranir og leiðir til lausna Soffía Ámundadóttir skrifar Skoðun Bakslag í skoðanafrelsi? Kári Allansson skrifar Skoðun Eplin í andlitshæð Bryndís Haraldsdóttir skrifar Skoðun Bataskólinn – fyrir þig? Guðný Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Sanna er rödd félagshyggju, réttlætis og jöfnuðar! Laufey Líndal Ólafsdóttir,Sara Stef. Hildardóttir skrifar Skoðun Boðsferð Landsvirkjunar Stefán Georgsson skrifar Skoðun Samstarf um loftslagsmál og grænar lausnir Sigurður Hannesson,Nótt Thorberg skrifar Skoðun Ástin er falleg Sigurður Árni Reynisson skrifar Skoðun Líknarmeðferð og dánaraðstoð eru ekki andstæður heldur nauðsynleg umræðuefni Ingrid Kuhlman skrifar Skoðun Grunnstoðir sveitarfélagsins efldar til muna Sandra Sigurðardóttir skrifar Skoðun Laugarnestangi - til allrar framtíðar Líf Magneudóttir skrifar Skoðun Að vera séður og heyrður getur bjargað lífi – Gulur september minnir okkur á að hlúa að hjartanu Kristín Magdalena Ágústsdóttir skrifar Skoðun Rangfærslur um atburðina á Gaza Egill Þ. Einarsson skrifar Skoðun Öryggi geðheilbrigðis Guðrún Karls Helgudóttir skrifar Skoðun Mjóddin og pólitík pírata Helgi Áss Grétarsson skrifar Skoðun Okkar eigin Don Kíkóti Kjartan Jónsson skrifar Skoðun Sýnum í verki að okkur er ekki sama Anna Sigga Jökuls Ragnheiðardóttir skrifar Skoðun Snorri Másson er ekki vandinn – hann er viðvörun Helen Ólafsdóttir skrifar Skoðun Drúsar og hörmungarnar í Suwayda Armando Garcia skrifar Skoðun Hjarta samfélagsins í Þorlákshöfn slær við höfnina Grétar Ingi Erlendsson skrifar Skoðun Marserum fyrir jafnrétti í íþróttum Willum Þór Þórsson skrifar Skoðun Tímamóta umbætur í nýju kerfi almannatrygginga Huld Magnúsdóttir,Sigríður Dóra Magnúsdóttir,Unnur Sverrisdóttir,Vigdís Jónsdóttir skrifar Sjá meira
Sýslumannsembættin hafa á síðustu árum náð markverðum árangri í stafrænni umbreytingu og eru nú meðal fremstu stofnana í rafrænni opinberri þjónustu. Flest þjónustuferli hafa verið færð í stafrænan farveg, sem gerir landsmönnum kleift að nálgast þjónustuna án þess að mæta á staðinn. Ár hvert þjónusta sýslumenn tæplega 60% landsmanna. Það er fullt tilefni til að vekja athygli á þeirri þróun sem hefur átt sér stað í starfsemi sýslumanna. Meiri framleiðni, samvinna og samstarf Stafræn vegferð sýslumanna hefur einkennst af samvinnu og samstarfi milli níu sjálfstæðra sýslumannsembætta þar sem starfsmönnum var veitt tækifæri til að taka þátt í og leiða stafræna umbreytingu, í stað þess að stöðugildum væri fjölgað með ráðningum utanaðkomandi sérfræðinga. Þannig var stafræn umbreyting drifin af núverandi mannauði þar sem starfsmenn tóku að sér hlutverk vörustjóra fyrir mismunandi málaflokka. Starfsmenn fengu því bæði rödd og hlutverk í breytingaferlinu. Öflugt Sýslumannaráð stýrði vegferðinni, einfaldaði boðleiðir og forgangsraðaði verkefnum. Vörustjórar sýslumanna þróuðu ný þjónustuferli með áherslu á þarfir viðskiptavina, í góðu samstarfi við Stafrænt Ísland. Sýslumenn hafa tengst stofnunum og fyrirtækjum til að tryggja öruggt, sjálfvirkt og áreiðanlegt flæði upplýsinga í stað þess að senda viðskiptavini á milli staða í sömu erindagjörðum. Umbótamenning Í umbreytingarferlinu og á undirbúningstíma þess hafa sýslumenn ráðist í útboð á tölvurekstri og hugbúnaðarþróun og hafa, fyrstir stofnana, fært upplýsingavef sinn á Ísland.is, innleitt stafrænar lausnir og sjálfvirka ferla og fært allar umsóknir, beiðnir o.fl. í stafrænt eða rafrænt form. Þrátt fyrir aukinn málafjölda, fleiri verkefni og fjölgun íbúa um rúmlega 30.000 frá því stafræn innleiðing hófst hefur stöðugildum ekki fjölgað. Reynslan hefur sýnt að þeir sem þegar starfa að verkefnunum finna oft bestu lausnirnar, enda búa þeir að góðri þekkingu á sínu sviði. Með því að virkja starfsmenn til þátttöku í breytingaferlum eykst ekki aðeins skilvirkni í málaflokkum heldur einnig áhugi hinna sömu á að þróa og bæta eigin vinnuferla. Umbótahugsun verður áberandi þáttur í vinnustaðamenningunni. Aukin hagræðing og hraðari innleiðing nýrra verkefna hefur skilað sér í meiri ánægju með þjónustu sýslumanna, auknu trausti til embættanna og vaxandi ánægju meðal starfsmanna. Nokkur dæmi Hér verða nefnd helstu atriði sem staðfesta árangur af umbótum sýslumanna: ·180.000 mál hafa verið stofnuð með stafrænum hætti. Beiðnir sem undirritaðar eru rafrænt ásamt nauðsynlegum fylgigögnum stofnast sjálfkrafa í málaskrárkerfum sýslumanna. Þetta skapar umtalsvert vinnuhagræði þar sem gera má ráð fyrir að skráning máls ein og sér taki starfsmann sýslumanns a.m.k. þrjár til fimm mínútur. ·110 nýjar sjálfsafgreiðsluleiðir Stafrænar umsóknir og beiðnir, stafrænir samningar, spjallmenni, netspjall, stafrænt pósthólf, gagnagátt sýslumanna, sjálfvirkar birtingar á listum yfir starfsréttindi og leyfi á vef, upplýsingar um skírteini og réttindi á Mínum síðum og í Ísland.is-appi, stafræn stæðiskort, forskráningar vegna umsókna um vegabréf, nafnskírteini o.fl. ·40.600 rafrænar undirritanir Að hverju máli sem stofnað er hjá sýslumanni koma að jafnaði einn til fjórir aðilar. Stafrænar lausnir gera ráð fyrir undirskriftum allra hlutaðeigandi. Hér hafa rúmlega 40 þúsund manns sparað sér óþarfa ferðalög með tilheyrandi tímasparnaði, svo ekki sé minnst á jákvæð áhrif á umhverfið. ·167.000 bréf send í stafrænt pósthólf Samkvæmt verðskrá Íslandspósts er burðargjald á almennum bréfpósti 0 - 50 g kr. 290. Að teknum mismuni vegna sendingarkostnaðar í stafrænt pósthólf má halda því fram að embættin hafi sparað tæplega 50 m.kr. í póstburðargjöld. ·17 tengingar við stofnanir og fyrirtæki Vefþjónustutengingar hafa verið þróaðar sem stuðla að aukinni sjálfvirkni í öflun gagna bæði fyrir viðskiptavini og starfsmenn við vinnslu mála. Unnið er að fjölgun slíkra tenginga, því viðskiptavinir eiga ekki að þurfa að fara á milli stofnana til að afla gagna fyrir sýslumenn. ·120 sjálfvirkir ferlar Yfir 90% dánarbúsmála stofnast nú rafrænt, 94% leyfamála, 56% fjölskyldumála, 53% skírteina og 80% vottorða. Nauðsynlegar upplýsingar berast inn í mál með sjálfvirkum hætti, s.s. skattframtöl, upplýsingar um fasteignir, fjölskylduskráningar o.s.frv. ·250 stafrænar lausnir innleiddar Sýslumenn nota tæknistakk Stafræns Íslands og laga kerfi sín að þeim lausnum. Að auki hefur þurft að sérsníða lausnir út frá þörfum verkefna og kröfum laga, t.d. vegna rafrænna undirritana allra málsaðila, rafrænna þinglýsinga, fjöldapóstsendinga o.fl. ·Rafrænt kaupferli fasteigna Nú er unnt að þinglýsa algengustu skjölum vegna fasteignakaupa með rafrænum hætti. Í upphafi verkefnisins um rafrænar þinglýsingar var lagt mat á þjóðhagslegan ávinning þeirra. Talið var, að þegar handvirkt vinnuframlag sýslumanna, lánveitenda og fasteignasala væri metið, væri áætlaður ávinningur af notkun rafrænna þinglýsinga á bilinu 1,2–1,7 milljarðar króna á ári. Við það bætist ávinningur af því að ekki þarf að ferðast með pappírsskjöl á milli aðila og hraði í viðskiptum eykst. Rafrænar þinglýsingar verða þó aldrei alsjálfvirkar, einkum vegna þess hve flókið regluverk gildir um mismunandi tegundir fasteigna. ·90% viðskiptavina ánægðir Ánægja með þjónustu sýslumanna hefur aukist með hverju ári og eru viðskiptavinir sérstaklega ánægðir með stafrænar þjónustur sýslumanna. ·91% traust Traust landsmanna til sýslumanna hefur vaxið með hverju ári og hefur hlutfall þeirra sem bera mikið traust til sýslumanna hækkað um fimm prósentustig milli áranna 2022 og 2024. Það er ekki sjálfgefið að viðhalda slíku trausti á tímabili mikilla umbreytinga í þjónustu. Enn er verk að vinna. Sýslumenn halda ótrauðir áfram vinnu að stöðugum umbótum; bættri þjónustu, skilvirkari rekstri og síðast en ekki síst aukinni starfsánægju. Ánægt starfsfólk veitir nefnilega betri þjónustu. Höfundur er sýslumaður á Suðurlandi, settur sýslumaður í Vestmannaeyjum og formaður Sýslumannaráðs.
Sanna er rödd félagshyggju, réttlætis og jöfnuðar! Laufey Líndal Ólafsdóttir,Sara Stef. Hildardóttir Skoðun
Líknarmeðferð og dánaraðstoð eru ekki andstæður heldur nauðsynleg umræðuefni Ingrid Kuhlman Skoðun
Skoðun Sanna er rödd félagshyggju, réttlætis og jöfnuðar! Laufey Líndal Ólafsdóttir,Sara Stef. Hildardóttir skrifar
Skoðun Líknarmeðferð og dánaraðstoð eru ekki andstæður heldur nauðsynleg umræðuefni Ingrid Kuhlman skrifar
Skoðun Að vera séður og heyrður getur bjargað lífi – Gulur september minnir okkur á að hlúa að hjartanu Kristín Magdalena Ágústsdóttir skrifar
Skoðun Tímamóta umbætur í nýju kerfi almannatrygginga Huld Magnúsdóttir,Sigríður Dóra Magnúsdóttir,Unnur Sverrisdóttir,Vigdís Jónsdóttir skrifar
Sanna er rödd félagshyggju, réttlætis og jöfnuðar! Laufey Líndal Ólafsdóttir,Sara Stef. Hildardóttir Skoðun
Líknarmeðferð og dánaraðstoð eru ekki andstæður heldur nauðsynleg umræðuefni Ingrid Kuhlman Skoðun