Af metnaðarfullum áætlunum Reykjavíkurborgar Óskar J. Sandholt skrifar 25. október 2021 08:01 Nú er rétt ár liðið síðan Reykjavík kynnti fyrst áform sín um að setja aukinn kraft í stafræna umbreytingu á þjónustu og innviðum borgarinnar. Þessi áform voru sett fram og kynnt með Græna planinu sem var lagt fram í fyrra sem viðspyrna vegna fyrirsjáanlegs efnahagssamdráttar. Óháð því er planið metnaðarfull stefna sem setur fram spennandi framtíðarsýn fyrir Reykjavíkinga og í raun landsmenn alla. Í fjárfestingaráætlun borgarinnar var fyrir ári tekið frá fjármagn upp á samtals rúmlega 10 milljarða króna fyrir árin 2021-2023 í stafræna umbreytingu. Það risastóra verkefni hófst í byrjun þessa árs og hafa verið skiptar skoðanir um umfangið og framkvæmdina. Spurningar vöknuðu um það hvort borgin væri að útiloka hugbúnaðar- og tæknifyrirtækin í landinu með því að ráða til sín fjölda fólks sem nauðsynlegur er til að framkvæma svo umfangsmikið verkefni. Það eru eðlilegar áhyggjur þegar um verkefni af þessu tagi er að ræða og af þessari stærðargráðu. Gagnrýnin sem við fengum sneri meðal annars að umfanginu og samtök hugbúnaðarfyrirtækja létu t.d. duglega í sér heyra. Kjörnir fulltrúar höfðu líka spurningar um hvað væri á bakvið þessar háu fjárhæðir og metnaðarfullu áætlanir um umbyltingu á þjónustu og innri starfsemi Reykjavíkurborgar. Væri einhver leið betri og hagkvæmari – fyrir íbúana og aðra notendur þjónustu borgarinnar? Eftir á að hyggja var gott að fá þessa gagnrýni fram svona snemma. Verra hefði verið ef hún hefði mallað undir niðri og valdið kergju á meðal fólks, kollega okkar og bandamanna á þeirri vegferð að nota tækni til að bæta líf fólks og umbreyta mörgu í innri starfsemi okkar. Þess vegna er gott að fá tækifæri til að svara. Svarið við meginspurningunni, um hvort borgin ætli í samkeppni við hugbúnaðarfyrirtækin, er einfaldlega nei. Áætlað er að um fimmtungur fjárhæðarinnar mun fara í launakostnað á árabilinu sem um ræðir. Afgangurinn fer í aðra hluti, meðal annars kaup á ráðgjöf, búnaði, tækni og þjónustu einkaaðila. Við leggjum mikla áherslu á að sem flest fyrirtæki og aðilar á markaði hafi tækifæri til að bjóða í þau innkaup sem framundan eru í þessu verkefni, líka sprotar og lítil og meðalstór fyrirtæki. Af þeim sökum höfum við til dæmis lagt umtalsverða vinnu í að beita nýsköpun í innkaupum og styðjumst við nýjung á því sviði sem gengur undir nafninu DPS. Það dregur úr flækjustigi og gefur fleiri einkaaðilum tækifæri til að taka þátt í þessari spennandi vegferð með okkur. Við höfum aukinheldur úthýst ýmsum stórum rekstrarverkefnum í upplýsingatækni undanfarin misseri til að skerpa fókusinn og reyna að draga úr starfsmannafjölda á móti. Þá er hin spurningin. Er þetta hagkvæm fjárfesting fyrir þau sem greiða útsvar í Reykjavík? Við erum sannfærð um að svo sé. Verkefnið, stafræn umbreyting borgarinnar, snýst um að mæta eðlilegum kröfum borgarbúa og annarra. Fólk hefur ekki lengur þolinmæði fyrir því að þurfa að fylla út prentuð eyðublöð eða vera sent á milli staða með ólíkum opnunartíma til að sækja þjónustu, leyfi eða gögn til borginnar. Það er í raun líka umhverfismál. Tilkoma bankaþjónustu í appi, heilsufarsupplýsinga í gegnum Heilsuveru, einfaldari skattskila og tímapantana á netinu, svo eitthvað sé nefnt hefur gert okkur öll miklu kröfuharðari að þessu leyti. Við viljum sjálf geta sinnt málum eins og innritun í skóla, umsóknum um leyfi til framkvæmda og pöntunum á þjónustu fyrir aðstandendur okkar, þegar okkur hentar. Við viljum ekki vera sett á bið og við viljum vita hvar málin okkar eru stödd í kerfinu hverju sinni. Það er eðlileg krafa. Fyrir mörg þúsund manna vinnustað, þar sem eiginlega allir eiga beinan snertiflöt við borgarbúa á hverjum einasta degi, þá er þetta hins vegar stór áskorun. Við starfsfólk borgarinnar þurfum, rétt eins og ríkið og flest öll fyrirtæki, að breyta því hvernig við vinnum. Við þurfum að taka upp nýja tækni og við þurfum að bæta aðgengi fólks að upplýsingum. Tæknin er samt ekki aðalatriðið hér, heldur er hún tól sem við notum til að ná markmiðum okkar. Aðalatriðið eru þær tugþúsundir notenda sem nýta sér gríðarlega umfangsmikla þjónustu borgarinnar á hverjum degi og upplifun þeirra af þjónustunni. Við köllum þetta áskorun en þetta er líka tækifæri. Ekki bara í að veita Reykvíkingum betri þjónustu og gera líf þeirra léttara á svo ótal marga vegu, heldur líka í að breyta okkar störfum, minnka handavinnu og búa til svigrúm til að nýta þekkingu borgarstarfsmanna í eitthvað verðmætara en að stimpla skjöl og senda tölvupósta. Það er nefnilega þannig að stafræn umbreyting snýst ekki um forritun, tæki eða tól þó allt komi það við sögu. Stafræn umbreyting snýst um bætta þjónustu, aukna hagkvæmni og betri störf. Þetta kostar vissulega sitt en það er lítið í samanburði við hvað breytingarnar munu skila í formi bættra samskipta, þjónustu og ávinnings þeirra sem auðvitað greiða reikninginn á endanum; íbúa borgarinnar. Höfundur er sviðsstjóri Þjónustu- og nýsköpunarsviðs Reykjavíkurborgar. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Reykjavík Stafræn þróun Mest lesið Nýr rektor og 2025 – tímamót í háskólamálum Ástráður Eysteinsson,Magnús Karl Magnússon,Margrét Helga Ögmundsdóttir,Tinna Laufey Ásgeirsdóttir Skoðun Má berja blaðamenn? Sigríður Dögg Auðunsdóttir Skoðun Samfélagið innan samfélagsins Sigríður Svanborgardóttir Skoðun Hagur hluthafanna alltaf og undantekningarlaust í forgangi Jón Kaldal Skoðun Að flokka hver vinnur og hver tapar Tryggvi Rúnar Brynjarsson Skoðun Vonir um vopnahlé eins og hálmstrá Sveinn Rúnar Hauksson Skoðun Orðhengilsháttur og lygar Elín Erna Steinarsdóttir Skoðun Vonarsvæði fyrir framtíðina – ábyrgð stjórnvalda kallar á verndun Huld Hafliðadóttir,Heimir Harðarson Skoðun Hvers vegna hatar SFS smábáta? Svarið tengist veiðigjöldum Kjartan Páll Sveinsson Skoðun „Oft er flagð undir fögru skinni“ Guðmunda G. Guðmundsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Að flokka hver vinnur og hver tapar Tryggvi Rúnar Brynjarsson skrifar Skoðun Hagur hluthafanna alltaf og undantekningarlaust í forgangi Jón Kaldal skrifar Skoðun Má berja blaðamenn? Sigríður Dögg Auðunsdóttir skrifar Skoðun Nýr rektor og 2025 – tímamót í háskólamálum Ástráður Eysteinsson,Magnús Karl Magnússon,Margrét Helga Ögmundsdóttir,Tinna Laufey Ásgeirsdóttir skrifar Skoðun Vonir um vopnahlé eins og hálmstrá Sveinn Rúnar Hauksson skrifar Skoðun Samfélagið innan samfélagsins Sigríður Svanborgardóttir skrifar Skoðun Til hamingju Íslendingar með nýja Óperu Andri Björn Róbertsson skrifar Skoðun Hvers vegna hatar SFS smábáta? Svarið tengist veiðigjöldum Kjartan Páll Sveinsson skrifar Skoðun „Oft er flagð undir fögru skinni“ Guðmunda G. Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Orðhengilsháttur og lygar Elín Erna Steinarsdóttir skrifar Skoðun Fjögurra daga vinnuvika – nýr veruleiki? Sigvaldi Einarsson skrifar Skoðun Ráðherra gengur fram án laga Svanur Guðmundsson skrifar Skoðun Hagkvæmur kostur utan friðlands Jóna Bjarnadóttir skrifar Skoðun Gagnsæi og inntak Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Sumargjöf Þórunn Sigurðardóttir skrifar Skoðun Hannað fyrir miklu stærri markaði Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Grafarvogur framtíðar verður til Sara Björg Sigurðardóttir skrifar Skoðun Málþófið um veiðigjöldin vekur miskunnsama Samverja Sigurjón Þórðarson skrifar Skoðun Menntastefna 2030 Guðmundur Ingi Kristinsson skrifar Skoðun Ágætu fyrrum samstarfsaðilar á Þjóðminjasafni Íslands Uggi Jónsson skrifar Skoðun Ferðamannaþorpin - Náttúruvá Þóra B. Hafsteinsdóttir skrifar Skoðun Vonarsvæði fyrir framtíðina – ábyrgð stjórnvalda kallar á verndun Huld Hafliðadóttir,Heimir Harðarson skrifar Skoðun Laxaharmleikur Jóhannes Sturlaugsson skrifar Skoðun Lýðræðið í skötulíki! Lilja Rafney Magnúsdóttir skrifar Skoðun Stærðfræðikennari sem kann ekki að reikna? (Og getur ekki lært það!) Brynjólfur Þorvarðsson skrifar Skoðun Íslendingar greiða sama hlutfall útgjalda í mat og Norðurlöndin Margrét Gísladóttir skrifar Skoðun Til varnar jafnlaunavottun Magnea Marinósdóttir skrifar Skoðun Heimaþjónusta og velferðartækni: Lykillinn að sjálfbæru heilbrigðiskerfi Auður Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Barnaræninginn Pútín Gunnar Hólmsteinn Ársælsson skrifar Skoðun Um þjóð og ríki Gauti Kristmannsson skrifar Sjá meira
Nú er rétt ár liðið síðan Reykjavík kynnti fyrst áform sín um að setja aukinn kraft í stafræna umbreytingu á þjónustu og innviðum borgarinnar. Þessi áform voru sett fram og kynnt með Græna planinu sem var lagt fram í fyrra sem viðspyrna vegna fyrirsjáanlegs efnahagssamdráttar. Óháð því er planið metnaðarfull stefna sem setur fram spennandi framtíðarsýn fyrir Reykjavíkinga og í raun landsmenn alla. Í fjárfestingaráætlun borgarinnar var fyrir ári tekið frá fjármagn upp á samtals rúmlega 10 milljarða króna fyrir árin 2021-2023 í stafræna umbreytingu. Það risastóra verkefni hófst í byrjun þessa árs og hafa verið skiptar skoðanir um umfangið og framkvæmdina. Spurningar vöknuðu um það hvort borgin væri að útiloka hugbúnaðar- og tæknifyrirtækin í landinu með því að ráða til sín fjölda fólks sem nauðsynlegur er til að framkvæma svo umfangsmikið verkefni. Það eru eðlilegar áhyggjur þegar um verkefni af þessu tagi er að ræða og af þessari stærðargráðu. Gagnrýnin sem við fengum sneri meðal annars að umfanginu og samtök hugbúnaðarfyrirtækja létu t.d. duglega í sér heyra. Kjörnir fulltrúar höfðu líka spurningar um hvað væri á bakvið þessar háu fjárhæðir og metnaðarfullu áætlanir um umbyltingu á þjónustu og innri starfsemi Reykjavíkurborgar. Væri einhver leið betri og hagkvæmari – fyrir íbúana og aðra notendur þjónustu borgarinnar? Eftir á að hyggja var gott að fá þessa gagnrýni fram svona snemma. Verra hefði verið ef hún hefði mallað undir niðri og valdið kergju á meðal fólks, kollega okkar og bandamanna á þeirri vegferð að nota tækni til að bæta líf fólks og umbreyta mörgu í innri starfsemi okkar. Þess vegna er gott að fá tækifæri til að svara. Svarið við meginspurningunni, um hvort borgin ætli í samkeppni við hugbúnaðarfyrirtækin, er einfaldlega nei. Áætlað er að um fimmtungur fjárhæðarinnar mun fara í launakostnað á árabilinu sem um ræðir. Afgangurinn fer í aðra hluti, meðal annars kaup á ráðgjöf, búnaði, tækni og þjónustu einkaaðila. Við leggjum mikla áherslu á að sem flest fyrirtæki og aðilar á markaði hafi tækifæri til að bjóða í þau innkaup sem framundan eru í þessu verkefni, líka sprotar og lítil og meðalstór fyrirtæki. Af þeim sökum höfum við til dæmis lagt umtalsverða vinnu í að beita nýsköpun í innkaupum og styðjumst við nýjung á því sviði sem gengur undir nafninu DPS. Það dregur úr flækjustigi og gefur fleiri einkaaðilum tækifæri til að taka þátt í þessari spennandi vegferð með okkur. Við höfum aukinheldur úthýst ýmsum stórum rekstrarverkefnum í upplýsingatækni undanfarin misseri til að skerpa fókusinn og reyna að draga úr starfsmannafjölda á móti. Þá er hin spurningin. Er þetta hagkvæm fjárfesting fyrir þau sem greiða útsvar í Reykjavík? Við erum sannfærð um að svo sé. Verkefnið, stafræn umbreyting borgarinnar, snýst um að mæta eðlilegum kröfum borgarbúa og annarra. Fólk hefur ekki lengur þolinmæði fyrir því að þurfa að fylla út prentuð eyðublöð eða vera sent á milli staða með ólíkum opnunartíma til að sækja þjónustu, leyfi eða gögn til borginnar. Það er í raun líka umhverfismál. Tilkoma bankaþjónustu í appi, heilsufarsupplýsinga í gegnum Heilsuveru, einfaldari skattskila og tímapantana á netinu, svo eitthvað sé nefnt hefur gert okkur öll miklu kröfuharðari að þessu leyti. Við viljum sjálf geta sinnt málum eins og innritun í skóla, umsóknum um leyfi til framkvæmda og pöntunum á þjónustu fyrir aðstandendur okkar, þegar okkur hentar. Við viljum ekki vera sett á bið og við viljum vita hvar málin okkar eru stödd í kerfinu hverju sinni. Það er eðlileg krafa. Fyrir mörg þúsund manna vinnustað, þar sem eiginlega allir eiga beinan snertiflöt við borgarbúa á hverjum einasta degi, þá er þetta hins vegar stór áskorun. Við starfsfólk borgarinnar þurfum, rétt eins og ríkið og flest öll fyrirtæki, að breyta því hvernig við vinnum. Við þurfum að taka upp nýja tækni og við þurfum að bæta aðgengi fólks að upplýsingum. Tæknin er samt ekki aðalatriðið hér, heldur er hún tól sem við notum til að ná markmiðum okkar. Aðalatriðið eru þær tugþúsundir notenda sem nýta sér gríðarlega umfangsmikla þjónustu borgarinnar á hverjum degi og upplifun þeirra af þjónustunni. Við köllum þetta áskorun en þetta er líka tækifæri. Ekki bara í að veita Reykvíkingum betri þjónustu og gera líf þeirra léttara á svo ótal marga vegu, heldur líka í að breyta okkar störfum, minnka handavinnu og búa til svigrúm til að nýta þekkingu borgarstarfsmanna í eitthvað verðmætara en að stimpla skjöl og senda tölvupósta. Það er nefnilega þannig að stafræn umbreyting snýst ekki um forritun, tæki eða tól þó allt komi það við sögu. Stafræn umbreyting snýst um bætta þjónustu, aukna hagkvæmni og betri störf. Þetta kostar vissulega sitt en það er lítið í samanburði við hvað breytingarnar munu skila í formi bættra samskipta, þjónustu og ávinnings þeirra sem auðvitað greiða reikninginn á endanum; íbúa borgarinnar. Höfundur er sviðsstjóri Þjónustu- og nýsköpunarsviðs Reykjavíkurborgar.
Nýr rektor og 2025 – tímamót í háskólamálum Ástráður Eysteinsson,Magnús Karl Magnússon,Margrét Helga Ögmundsdóttir,Tinna Laufey Ásgeirsdóttir Skoðun
Vonarsvæði fyrir framtíðina – ábyrgð stjórnvalda kallar á verndun Huld Hafliðadóttir,Heimir Harðarson Skoðun
Skoðun Nýr rektor og 2025 – tímamót í háskólamálum Ástráður Eysteinsson,Magnús Karl Magnússon,Margrét Helga Ögmundsdóttir,Tinna Laufey Ásgeirsdóttir skrifar
Skoðun Vonarsvæði fyrir framtíðina – ábyrgð stjórnvalda kallar á verndun Huld Hafliðadóttir,Heimir Harðarson skrifar
Skoðun Stærðfræðikennari sem kann ekki að reikna? (Og getur ekki lært það!) Brynjólfur Þorvarðsson skrifar
Skoðun Íslendingar greiða sama hlutfall útgjalda í mat og Norðurlöndin Margrét Gísladóttir skrifar
Skoðun Heimaþjónusta og velferðartækni: Lykillinn að sjálfbæru heilbrigðiskerfi Auður Guðmundsdóttir skrifar
Nýr rektor og 2025 – tímamót í háskólamálum Ástráður Eysteinsson,Magnús Karl Magnússon,Margrét Helga Ögmundsdóttir,Tinna Laufey Ásgeirsdóttir Skoðun
Vonarsvæði fyrir framtíðina – ábyrgð stjórnvalda kallar á verndun Huld Hafliðadóttir,Heimir Harðarson Skoðun