Fagleg launaáætlun skiptir sköpum

Þegar hausta tekur huga stjórnendur fyrirtækja að gerð áætlana fyrir komandi ár. Fyrsta skrefið er jafnan að sinna launaáætlun, því heildarkostnaður launa er yfirleitt bróðurpartur af kostnaði rekstursins. Í dæmigerðu þekkingarfyrirtæki telur hann til dæmis um 70% af rekstarkostnaði en vitaskuld er hlutfallið misjafnt milli ólíkra atvinnugreina. Það gefur því auga leið að launaáætlun er rekstrinum dýrmæt og tryggja þarf að útreikningur feli í sér öll laun og launatengd gjöld. Mikil ábyrgð hvílir á herðum þeirra stjórnenda sem vinna að þessari áætlun. Hér á eftir verður farið yfir mikilvægi launaáætlana og rakin helstu skref í átt að góðum árangri.

Góður undirbúningur lykilatriði

Útreikningur launa á Íslandi er flókinn. Í áranna rás hefur löggjafinn sett snúnar reglur um launatengd gjöld og ólíkir kjarasamningar flækja málin enn frekar. Reglur um almenna lífeyrissjóði annars vegar og lífeyrissjóði ríkis og sveitarfélaga hins vegar geta enn fremur verið misjafnir. Það er þess vegna brýnt að kynna sér allar reglur og mögulegar fyrirsjáanlegar breytingar á þeim áður en hafist er handa við gerð launaáætlunar.

Ábyrgð á gögnum

Þeir sem bera ábyrgð á gerð launaáætlana þurfa að gera upp við sig hve margt fólk kemur að verkinu. Komi margir að vinnunni þarf að leggja mat á hversu margir hafi fullan aðgang að launagögnum og endurskoða þessar ákvarðanir reglulega. Í flestum fyrirtækjum taka mannauðsstjórar, fjármálastjórar, sviðsstjórar og launafulltrúar þátt í áætlanagerð. Hver þessara einstaklinga þarf tól, tæki og þekkingu til raunhæfrar launaáætlunar. Þeir þurfa aðgang að nauðsynlegum upplýsingum um kostnað sem leiðir til faglegrar vinnu, aukinnar kostnaðarvitundar og upplýstra ákvarðana. Skýrslur og gagnvirkar upplýsingar gagnast til verksins og þær má einnig nýta til að greina launakostnað niður í smæstu einingar.

Þeir stjórnendur sem koma að áætlanagerð eru á ólíkum aldri, með mismunandi reynslu og menntun að baki og vinna í ólíkum stéttum á misjöfnum vinnutíma. Þeir hafa ekki alltaf sömu forsendur til skilnings á launaútreikningum og launafulltrúar og því skiptir samstarf og skýrt skilgreint hlutverk hvers og eins miklu máli. Aldrei má slá af kröfum um öryggi upplýsinga og mikilvægt er að taka alla öryggisþætti með í reikninginn.

Árangursríkar aðferðir

Eldri aðferðir við launaáætlanir hafa úrelst, bæði vegna þess hve mikilvægur málaflokkurinn er og vegna allra þeirra þátta sem taka þarf tillit til. Hver kannast ekki við að taka einfaldlega saman launakostnað síðasta árs, setja hann upp í Excel skjal, bæta við nokkrum prósentum vegna launahækkunar og verðbólgu og láta gott heita fyrir launaáætlun næsta árs? Forsendur í Excel skjölum eru viðkvæmar fyrir breytingum, gögn eru óörugg og allar lagfæringar og yfirferðir eru tímafrekar. Þess konar aðferðir og slíkar launaáætlanir duga skammt.

Viðskiptagreind og eftirlit

Samhliða flóknara umhverfi launaútreikninga hafa kröfur til áætlana aukist og því er mikilvægt að tryggja gott eftirlit svo að stjórnendur geti gripið tímanlega til aðgerða ef launakostnaður fer fram úr áætlun. Stjórnendur þurfa að vera í stakk búnir að koma sem fyrst auga á frávik og bregðast við áður en eitthvað fer úrskeiðis. Því er gott að velja aðferð og hugbúnað sem auðveldar þeim að fylgjast með þróun launakostnaðar miðað við áætlun í þægilegu viðmóti.

Hugbúnaður sem styður aðferðafræði

Gott hugbúnaðarkerfi getur ráðið úrslitum þegar ná á hámarksárangri, til þess að aðferðir verði skilvirkar og ekkert gleymist. Mælt er með staðlaðri aðferð við launaáætlanir fyrir starfsemina í heild. Mannlega hliðin má heldur ekki gleymast; mikilvægt er að styðja við stjórnendurna og skapa þeim framúrskarandi vinnuumhverfi sem auðveldar alla endurskipulagningu, hvort sem um þenslu eða samdrátt er að ræða. Síðast en ekki síst þarf kerfið að tryggja öryggi gagna. Gott kerfi getur haldið utan um alla þessa þætti og söguskráð allar aðgerðir.

Rétt skref til árangurs

Þau atriði sem mikilvægt er að hafa í huga til þess að ná sem bestum árangri í launaáætlunum má draga saman í eftirfarandi punkta:

•    Að nota staðlaðar aðferðir sem ná yfir allar starfsemina en eru jafnframt sveigjanlegar við endurskoðun.

•    Að nýta raungögn frá fyrri tímabilum sem grunn að áætlun.

•    Að stýra aðgangi að launagögnum og staðsetningu þeirra.

•    Að halda tíma og kostnaði í lágmarki.

•    Að tryggja gegnsæi þegar ákvarðanir um kaup og kjör eru teknar.

•    Að bóka niðurstöður launaáætlana í heildaráætlanir.

•    Að endurskoða áætlanir reglulega með auðveldum hætti.

•    Að öðlast yfirsýn og hafa eftirlit með stöðu launamála hverju sinni.

Öll fyrirtæki sem vilja starfa á sem faglegastan máta ættu að gera raunhæfar launaáætlanir og velja sér hagkvæm tól og tæki til þess að fylgja því markmiði eftir. Ef vel er að verki staðið getur launaáætlun haft víðtæk, jákvæð áhrif innan fyrirtækisins sem hefur í för með sér sáttari stjórnendur og starfsmenn og að lokum ánægðari viðskiptavini.