e-mail samningaviðræður ;-)

Samskipti taka lit af þeim miðli sem þau eiga sér stað í gegnum. Þannig geta samningaviðræður milli sömu tveggja einstaklinganna þróast með mismunandi hætti eftir því hvort þeir talast við andliti til andlitis, ræðast við í síma, skiptast á tölvupóstum eða nota MSN.

Sífellt fleiri samningaviðræður eiga sér stað með tölvupósti – ekki aðeins við fólk í fjarlægum löndum heldur einnig milli fólks sem hefur tækifæri til að hittast en kýs að senda póst. Samningar með tölvupósti fela í sér hættur sem hægt er að draga úr og tækifæri sem má nýta sér.

Ein rannsókn sýnir a fólk er átta sinnum líklegra til að missa þolinmæði og vera dónalegt í tölvupóstsamskiptun en í samtölum (Dubrosky, Keisler & Sethna, 1991). Deilur magnast frekar og koma í veg fyrir samninga m.a. vegna þess að þegar samskiptin eiga sér stað í gegnum tölvuna er líklegra að samningamennirnir geri hinum upp tilfinningar og fyrirætlanir (Sproull & Keisler, 1991).

Að sama skapi eru samningamenn mun líklegri til að taka áhættu – beita hótunum, lokatilboðum og hörðum kröfum - þegar þeir senda tölvupóst en þegar þeir tala við mótaðilann. Ein skýring á breyttri hegðun er að það skortir persónulega ábyrgð á viðskiptasambandinu, samningamenn hafa minni áhyggjur af langtímaáhrifum á samskiptin og augljóslega eru minni tækifæri til að ná tengslum og skiptast á upplýsingum þegar ekki er hægt að tjá sig með líkamshreyfingum, svipbrigðum og rödd (Morris, 2002).

Líkur á að samstarf í gegnum tölvupóst skili góðri niðurstöðu aukast ef samstarfsaðilar hafa haft tækifæri til að hittast fyrir samvinnuna – ef tengsl hafa myndast á milli þeirra (Alge, Wiethoff & Klein, 2003). Ef ekki er hægt að hittast er skynsamlegt að tala saman í gegnum síma áður en tekist er á um samningsatriði í tölvupósti. Leigh L. Thompson og fleiri gerðu rannsókn þar sem einn hópur var skyldaður til að hringja í samningsaðila til kynna sig og spjalla áður en farið var í samningaviðræður með tölvupósti og annar hópur fékk ekki að hringja.

Niður­staðan varð sú að mun betri árangur náðist í samningaviðræðunum eftir símtalið. Þeir sem höfðu talað saman höfðu sterkari tilfinningu fyrir því að samskiptin myndu ganga vel og að viðskiptin yrðu hagstæð. Ef ekki er hægt að hringja er a.m.k. skynsamlegt að byrja tölvupóstsamband á spjalli og einlægu skjalli – áður en fjallað er um smáatriðin í viðskiptunum.

Tölvupóstar skapa ákveðna fjarlægð á milli samningsaðila. Í sumum tilvikum getur fjarlægðin komið sér vel. Það á t.d. við þegar samningsaðilinn þinn hefur formlega sterkari stöðu en þú – t.d. þegar samið er við forstjóra erlendra stórfyrirtækja. Félagslegur munur sést ekki eins vel og hefur ekki eins mikil áhrif á niðurstöðu viðræðnanna.

Þeir sem eiga að jafnaði undir högg að sækja á fundum geta átt hlutfallslega sterkari stöðu í tölvupósti. Þannig hafa rannsóknir m.a. sýnt að þegar samskipti færast frá fundum yfir í tölvupóst leggja þeir sem hafa lægri formlega stöðu innan hópsins meira til málanna. Einnig eru konur mun líklegri til að setja fram fyrstu tillögu í samningaviðræðum í tölvupósti en á fundi.