Innleiðing fjárhagskerfa skilar í 70% tilfella ekki tilætluðum árangri Stefán Ingi Arnarson skrifar 25. febrúar 2025 13:17 Fjárhagskerfi eru hjartað í rekstri fyrirtækja og gegna lykilhlutverki í að halda utan um fjármál, sölu og innkaup ásamt því að veita stjórnendum mikilvæga innsýn í reksturinn. Kannanir sýna að í 70% tilfella ná innleiðingar nýrra fjárhagskerfa ekki tilætluðum árangri og allt of oft fer kostnaður og tímarammi fram úr áætlun. Eðlilega gera slíkar niðurstöður stjórnendur tortryggna gagnvart því að ráðast í það umfangsmikla verkefni að innleiða nýtt fjárhagskerfi. En til þess að geta fylgt hröðum tæknibreytingum og leyft rekstrinum að njóta góðs af, eru útskiptin oft ekki bara þarfaþing heldur lífsnauðsynleg framtíðarmöguleikum fyrirtækja til vaxtar. Þegar vel er staðið að innleiðingu getur hún nefnilega skilað fyrirtækjum miklum ávinningi og aukinni skilvirkni til langs tíma litið. Úrelt fjárhagskerfi er áhættuþáttur Nú eru tæknibreytingar hraðari en nokkru sinni fyrr og fyrirtæki sitja uppi með fjárhagskerfi sem hafa ekki verið uppfærð í áratug eða jafnvel meira. Oft gera stjórnendur sér ekki grein fyrir því að kerfi af þessum toga hamla rekstrarlegum vexti. Gamlar sérsmíðaðar lausnir eru viðhaldsfrekar, handvirkir ferlar auka líkur á villum og skortur á samþættingum við önnur kerfi dregur úr skilvirkni. Þetta leiðir til þess að mikilvægar rekstrarupplýsingar liggja jafnvel ekki fyrir í rauntíma og ákvarðanataka verður ekki eins markviss. Fjármálastjórakönnun Deloitte frá 2024 sem lögð var fyrir 1300 fjármálastjóra á Íslandi og í Evrópu sýndi að 66% aðspurðra ætluðu að leggja áherslu á að lækka rekstrarkostnað á næstu 12 mánuðum og helmingur ætlaði að einblína á stafrænar lausnir. Þetta undirstrikar þörf á nútímalegum og sveigjanlegum lausnum sem lækka ekki aðeins kostnað heldur bæta einnig yfirsýn og skilvirkni. Góður undirbúningur er gulls ígíldi Innleiðing nýs fjárhagskerfis er ekki aðeins tæknileg uppfærsla heldur stefnumótandi ákvörðun sem getur haft veruleg áhrif á rekstur og framtíð fyrirtækisins. En hvernig er best að tryggja farsæla innleiðingu? Formúlan er kannski ekki einföld en stutta svarið er nákvæmur undirbúningur, skýr markmið og stefna. Til að lágmarka áhættu þarf að gera almennilega þarfagreiningu áður en farið er af stað í innleiðingu. Stjórnendur geta þá skilgreint vel hvað þau vilja fá út úr uppfærslunni, og einnig gefst þá tækifæri til að draga mikilvægar kröfur notenda og tæknideildar til nýs kerfis fram í dagsljósið. Þegar þetta er gert er hægt að koma í veg fyrir aukakostnað tengdum seinkunum tengdum þriðja aðila, ranglega uppsettum kerfum, gölluðum gögnum, lélegum skýrslum og svona mætti lengi telja. Í upphafi skyldi endinn skoða. Pössum upp á lykilstarfsmenn Eins og áður sagði er uppfærsla á fjárhagskerfi ekki eingöngu tæknilegt verkefni – þvert á móti. Lykilstarfsmenn leika mjög mikilvægt hlutverk í innleiðingaferlinu því þau þurfa að skilgreina þarfir sínar, hreinsa gögn, framkvæma prófanir og hjálpa öðrum minna reyndum notendum þegar kerfið er farið í loftið. Það er því mikilvægt fyrir stjórnendur að gera það sem í þeirra valdi stendur til að létta undir með þessum starfsmönnum, til dæmis með því að ráða til sín tímabundna aðstoð í bókhaldi eða verkefnastjóra sem drífur innleiðinguna áfram. Innleiðing fjárhagskerfis er stórt verkefni, og ekki alltaf hægt að ætlast til að lykilstarfsmenn geti tekið slík verkefni að sér ofan á sín daglegu störf. Augljós ávinningur Þegar fjárhagskerfi er innleitt á skipulagðan hátt með skýrum markmiðum, réttum undirbúningi og ríkulegri aðkomu lykilstarfsmanna hefur það verulega jákvæð áhrif á rekstur fyrirtækisins. Skilvirkni eykst, handvirkum ferlum fækkar og gæði gagna batna, sem skilar sér í betri ákvarðanatöku og rekstrarlegum stöðugleika. Með réttri beitingu tækni og sjálfvirknivæðingu getur starfsfólk nýtt tíma sinn betur og beint sjónum sínum að stefnumótandi verkefnum frekar en tímafrekri gagnavinnslu. Það er því ljóst að vel skipulögð innleiðing nýs fjárhagskerfis er fjárfesting sem borgar sig. Fyrirtæki sem nálgast þetta verkefni af fagmennsku og stefnumótandi sýn skapa sér betri rekstrarskilyrði og styrkari grunn fyrir framtíðarvöxt. Höfundur er verkefnastjóri í Tækniráðgjöf Deloitte. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Mest lesið Falleinkunn skólakerfis? Helga Þórisdóttir Skoðun Halldór 28.06.2025 Halldór Hvers vegna berðu kross? Hrafnhildur Sigurðardóttir Skoðun Hvar er auðlindarentan? Birta Karen Tryggvadóttir Skoðun Þannig gerum við þetta? Ísak Ernir Kristinsson Skoðun Ísland gjaldþrota vegna fatlaðs fólks? Alma Ýr Ingólfsdóttir Skoðun Stærsta framfaraskref í námsmati íslenskra barna í áratugi Guðmundur Ingi Kristinsson Skoðun Hætt við að hækka ekki skatta á almenning Bryndís Haraldsdóttir Skoðun Hver borgar brúsann? Ingibjörg Isaksen Skoðun Sniðgangan á Rapyd slær öll met Björn B. Björnsson Skoðun Skoðun Skoðun Flokkurinn hans Gunnars Smára? Guðbergur Egill Eyjólfsson skrifar Skoðun Raforkuverð: Stórnotendur og almenningur Ingvar Júlíus Baldursson skrifar Skoðun Hætt við að hækka ekki skatta á almenning Bryndís Haraldsdóttir skrifar Skoðun Skattafíkn í skjóli réttlætis: Tímavélin stillt á 2012 Kristinn Karl Brynjarsson skrifar Skoðun Hver borgar brúsann? Ingibjörg Isaksen skrifar Skoðun Hvers vegna berðu kross? Hrafnhildur Sigurðardóttir skrifar Skoðun Þannig gerum við þetta? Ísak Ernir Kristinsson skrifar Skoðun Stærsta framfaraskref í námsmati íslenskra barna í áratugi Guðmundur Ingi Kristinsson skrifar Skoðun Falleinkunn skólakerfis? Helga Þórisdóttir skrifar Skoðun Þjónusta sem gleður – skilar sér beint í kassann Margrét Reynisdóttir skrifar Skoðun Hvar er auðlindarentan? Birta Karen Tryggvadóttir skrifar Skoðun Miðflokkurinn – Rödd skynseminnar í borginni Ómar Már Jónsson skrifar Skoðun Virði barna og ungmenna Álfhildur Leifsdóttir,Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar Skoðun Sættir þú þig við þetta? Jón Pétur Zimsen skrifar Skoðun Alþingi gleymir aftur fötluðum börnum Lúðvík Júlíusson skrifar Skoðun Lægri gjöld, fleiri tækifæri Bragi Bjarnason skrifar Skoðun Tölum um stóra valdaframsalsmálið Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Litla landið sem kennir heiminum – Ísland og þróunarsamvinna í gegnum menntun GRÓ skólanna Verena Karlsdóttir,Hreiðar Þór Valtýsson,Þór Heiðar Ásgeirsson skrifar Skoðun Öflugar varnir krefjast stöndugra fréttamiðla Sigríður Dögg Auðunsdóttir skrifar Skoðun Gott frumvarp, en hvað með verklagið? Bogi Ragnarsson skrifar Skoðun Augnablikið Magnús Jóhann Hjartarson skrifar Skoðun Listnám er lífsbjörg – opið bréf til ráðherra mennta, félags og heilbrigðismála, til stuðnings Söngskóla Sigurðar Demetz Dagbjört Andrésdóttir skrifar Skoðun Það þarf ekki að biðjast afsökunar á því að segja satt Þórður Snær Júlíusson skrifar Skoðun Lífeyrissjóðirnir og Íslandsbanki, hluthafafundur á mánudag Bolli Héðinsson skrifar Skoðun „Þegar arkitektinn fer á flug“ - opinber umræða á villigötum Eyrún Arnarsdóttir skrifar Skoðun Heilbrigðiskerfið þarf stjórnvöld með bein í nefinu Svandís Svavarsdóttir skrifar Skoðun Börn eru hvorki veiðigjöld né öryggis- og varnarmál Grímur Atlason skrifar Skoðun Í vörn gegn sjálfum sér? Ólafur Stephensen skrifar Skoðun Mig langar að byggja heim með frið og umlykja með ást Guðmunda G. Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Þjóðin stendur með sjúkraliðum Sandra B. Franks skrifar Sjá meira
Fjárhagskerfi eru hjartað í rekstri fyrirtækja og gegna lykilhlutverki í að halda utan um fjármál, sölu og innkaup ásamt því að veita stjórnendum mikilvæga innsýn í reksturinn. Kannanir sýna að í 70% tilfella ná innleiðingar nýrra fjárhagskerfa ekki tilætluðum árangri og allt of oft fer kostnaður og tímarammi fram úr áætlun. Eðlilega gera slíkar niðurstöður stjórnendur tortryggna gagnvart því að ráðast í það umfangsmikla verkefni að innleiða nýtt fjárhagskerfi. En til þess að geta fylgt hröðum tæknibreytingum og leyft rekstrinum að njóta góðs af, eru útskiptin oft ekki bara þarfaþing heldur lífsnauðsynleg framtíðarmöguleikum fyrirtækja til vaxtar. Þegar vel er staðið að innleiðingu getur hún nefnilega skilað fyrirtækjum miklum ávinningi og aukinni skilvirkni til langs tíma litið. Úrelt fjárhagskerfi er áhættuþáttur Nú eru tæknibreytingar hraðari en nokkru sinni fyrr og fyrirtæki sitja uppi með fjárhagskerfi sem hafa ekki verið uppfærð í áratug eða jafnvel meira. Oft gera stjórnendur sér ekki grein fyrir því að kerfi af þessum toga hamla rekstrarlegum vexti. Gamlar sérsmíðaðar lausnir eru viðhaldsfrekar, handvirkir ferlar auka líkur á villum og skortur á samþættingum við önnur kerfi dregur úr skilvirkni. Þetta leiðir til þess að mikilvægar rekstrarupplýsingar liggja jafnvel ekki fyrir í rauntíma og ákvarðanataka verður ekki eins markviss. Fjármálastjórakönnun Deloitte frá 2024 sem lögð var fyrir 1300 fjármálastjóra á Íslandi og í Evrópu sýndi að 66% aðspurðra ætluðu að leggja áherslu á að lækka rekstrarkostnað á næstu 12 mánuðum og helmingur ætlaði að einblína á stafrænar lausnir. Þetta undirstrikar þörf á nútímalegum og sveigjanlegum lausnum sem lækka ekki aðeins kostnað heldur bæta einnig yfirsýn og skilvirkni. Góður undirbúningur er gulls ígíldi Innleiðing nýs fjárhagskerfis er ekki aðeins tæknileg uppfærsla heldur stefnumótandi ákvörðun sem getur haft veruleg áhrif á rekstur og framtíð fyrirtækisins. En hvernig er best að tryggja farsæla innleiðingu? Formúlan er kannski ekki einföld en stutta svarið er nákvæmur undirbúningur, skýr markmið og stefna. Til að lágmarka áhættu þarf að gera almennilega þarfagreiningu áður en farið er af stað í innleiðingu. Stjórnendur geta þá skilgreint vel hvað þau vilja fá út úr uppfærslunni, og einnig gefst þá tækifæri til að draga mikilvægar kröfur notenda og tæknideildar til nýs kerfis fram í dagsljósið. Þegar þetta er gert er hægt að koma í veg fyrir aukakostnað tengdum seinkunum tengdum þriðja aðila, ranglega uppsettum kerfum, gölluðum gögnum, lélegum skýrslum og svona mætti lengi telja. Í upphafi skyldi endinn skoða. Pössum upp á lykilstarfsmenn Eins og áður sagði er uppfærsla á fjárhagskerfi ekki eingöngu tæknilegt verkefni – þvert á móti. Lykilstarfsmenn leika mjög mikilvægt hlutverk í innleiðingaferlinu því þau þurfa að skilgreina þarfir sínar, hreinsa gögn, framkvæma prófanir og hjálpa öðrum minna reyndum notendum þegar kerfið er farið í loftið. Það er því mikilvægt fyrir stjórnendur að gera það sem í þeirra valdi stendur til að létta undir með þessum starfsmönnum, til dæmis með því að ráða til sín tímabundna aðstoð í bókhaldi eða verkefnastjóra sem drífur innleiðinguna áfram. Innleiðing fjárhagskerfis er stórt verkefni, og ekki alltaf hægt að ætlast til að lykilstarfsmenn geti tekið slík verkefni að sér ofan á sín daglegu störf. Augljós ávinningur Þegar fjárhagskerfi er innleitt á skipulagðan hátt með skýrum markmiðum, réttum undirbúningi og ríkulegri aðkomu lykilstarfsmanna hefur það verulega jákvæð áhrif á rekstur fyrirtækisins. Skilvirkni eykst, handvirkum ferlum fækkar og gæði gagna batna, sem skilar sér í betri ákvarðanatöku og rekstrarlegum stöðugleika. Með réttri beitingu tækni og sjálfvirknivæðingu getur starfsfólk nýtt tíma sinn betur og beint sjónum sínum að stefnumótandi verkefnum frekar en tímafrekri gagnavinnslu. Það er því ljóst að vel skipulögð innleiðing nýs fjárhagskerfis er fjárfesting sem borgar sig. Fyrirtæki sem nálgast þetta verkefni af fagmennsku og stefnumótandi sýn skapa sér betri rekstrarskilyrði og styrkari grunn fyrir framtíðarvöxt. Höfundur er verkefnastjóri í Tækniráðgjöf Deloitte.
Skoðun Stærsta framfaraskref í námsmati íslenskra barna í áratugi Guðmundur Ingi Kristinsson skrifar
Skoðun Litla landið sem kennir heiminum – Ísland og þróunarsamvinna í gegnum menntun GRÓ skólanna Verena Karlsdóttir,Hreiðar Þór Valtýsson,Þór Heiðar Ásgeirsson skrifar
Skoðun Listnám er lífsbjörg – opið bréf til ráðherra mennta, félags og heilbrigðismála, til stuðnings Söngskóla Sigurðar Demetz Dagbjört Andrésdóttir skrifar