Góð samskipti stjórnenda eru lykilatriði Svava Bjarnadóttir skrifar 28. ágúst 2015 13:59 Í fyrirtækjarekstri er ein algengasta orsök trúnaðarbrests og jafnvel deilna, mistök í mannlegum samskiptum. Það gildir einu hversu vel ferlar og stefnumótun eru útfærð, ef samskiptin eru ekki í lagi. Starfsreglur stjórnar skilgreina formlega hvernig stjórnin skuli starfa og skilgreinir ábyrgð og hlutverk hvers og eins. En í daglegu amstri gleymast oft formsatriðin og því getur hent að aðilar framkvæmi störf sín og skyldur á annan hátt en starfsreglurnar segja til um.Hvar eru ákvarðanirnar teknar?Einn algengasti misbresturinn í samskiptum á meðal stjórnarmanna er að upplýsa ekki um mikilvæg samskipti á milli funda. Þessi þáttur er gríðarlega mikilvægur og ætti að vera fastur liður í dagskrá stjórnarfunda til þess að tryggja að allir við stjórnarborðið séu jafn vel upplýstir um málefnin. Framangreint er jafnframt ein forsenda þess að upplýsingagjöf til stjórnarmanna sé þannig háttað að ákvarðanir séu teknar á stjórnarfundinum sjálfum en ekki utan hans. Annars er hætt við að sérfræðiteymið í stjórninni verði óvirkt og í ýktustu tilfellunum “keyrir” framkvæmdastjórinn mál í gegnum fundinn sem þá verður bara afgreiðslu og stimplunarfundur.Sjálfstæð ákvarðanatakaAnnað vandamál í stjórnun sem verður til vegna óvandaðra samskipta er t.d. sjálfstæð ákvarðanataka framkvæmdastjóra án vitundar stjórnar. Algengasta ástæðan er að samræðan um það hver má hvað hverju sinni hefur ekki átt sér stað. Það má, til að mynda gera með starfslýsingu framkvæmdastjóra og árlegu mati á störfum hans. Ef mörk á umboði framkvæmdastjóra eru ekki uppi á borðum er hætta á að hann taki ákvörðun í góðri trú en skorti í raun umboð frá stjórn til slíkrar ákvörðunar án samþykkis stjórnar. Einnig getur verið mjög skilvirkt að endurskoða og skilgreina árlega starfslýsingu forstjóra þannig að fyrirfram liggi fyrir skýrt umboð hans til að fylgja eftir rekstraráætlun félagsins. Mörg önnur dæmi mætti nefna þar sem skýr og heiðarleg samskipti á milli framkvæmdastjóra og stjórnar skipta máli, sérstaklega er þetta áríðandi í kringum hina svokölluðu áhættuþætti hvers fyrirtækis s.s. orðsporsáhættu, tapsáhættu eða lausafjáráhættu. En hver er þá lausnin? Árlega eða oftar þarf stjórn að gefa sér tíma til þess að ræða hvernig eðlilegt er að samskiptin séu á milli stjórnarmeðlima utan hinna hefðbundnu stjórnarfunda. Sérstaklega þarf að ræða upplýsingagjöf á milli framkvæmdastjóra og stjórnar þegar áföll dynja yfir eða skyndilegar breytingar verða. Eitt gott samtal í stjórnarherberginu árlega getur afstýrt gríðarlegu tjóni. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Mest lesið Halldór 01.06.2024 Halldór Hvort vilt þú Höllu Tómasdóttur eða Katrínu? Björn Björnsson Skoðun Hatur og fyrirlitning Einar Scheving Skoðun Land míns föður, land minnar móður, landið mitt Jón Gnarr Skoðun Svona velur þú þér forseta í dag Kolbeinn Karl Kristinsson Skoðun Gerum það! Stefán Hilmarsson Skoðun Viddi, Bósi Ljósár og Baldur Þórhalls Heimir Hannesson Skoðun Yfirtaka orðræðunnar (e. hijacking) Sóley Tómasdóttir Skoðun Má Katrín Jakobsdóttir bjóða sig fram? Jón Ólafsson Skoðun Gleðilegan kosningadag kæru landsmenn Snorri Ásmundsson Skoðun Skoðun Skoðun Ég kýs Michael Jordan (Höllu Hrund Logadóttur) Óskar Arnarson skrifar Skoðun Ástæður til að kjósa Jón Gnarr Helgi Hrafn Gunnarsson skrifar Skoðun Viddi, Bósi Ljósár og Baldur Þórhalls Heimir Hannesson skrifar Skoðun Gerum það! Stefán Hilmarsson skrifar Skoðun Bónaður brjóstkassi og barnaafmæli Þorbjörg Marínósdóttir skrifar Skoðun Gleðilegan kosningadag kæru landsmenn Snorri Ásmundsson skrifar Skoðun Hæfasti einstaklingurinn Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Verðmætin og sköpunarkraftur sá sem í mannauð okkar býr Pétur Már Halldórsson skrifar Skoðun Hvort vilt þú Höllu Tómasdóttur eða Katrínu? Björn Björnsson skrifar Skoðun Svona velur þú þér forseta í dag Kolbeinn Karl Kristinsson skrifar Skoðun Takk, Katrín Guðrún Hrefna Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Hatur og fyrirlitning Einar Scheving skrifar Skoðun Samherjar Hafþór Reynisson skrifar Skoðun Að hitta hetjuna sína Gréta Kristín Ómarsdóttir skrifar Skoðun Einstakt tækifæri Þóra Valný Yngvadóttir skrifar Skoðun Um afrekskonuna Katrínu Tómas Ísleifsson skrifar Skoðun Land míns föður, land minnar móður, landið mitt Jón Gnarr skrifar Skoðun Óskað eftir forseta sem færir ungu fólki völd Valgerður Eyja Eyþórsdóttir skrifar Skoðun Með ósk um velgengni, Halla Hrund Viðar Hreinsson skrifar Skoðun Ég styð Höllu Hrund Logadóttur Þórólfur Árnason skrifar Skoðun Arnar Þór Jónsson Meyvant Þórólfsson skrifar Skoðun Að skreyta sig með stolnum fjöðrum Sema Erla Serdaroglu skrifar Skoðun Opið bréf til Jóns Ólafssonar heimspekings Tómas Ísleifsson skrifar Skoðun Persónan Katrín Jakobsdóttir Sólveig Hildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Þjóðaröryggi Magnús Guðmundsson skrifar Skoðun Tóbak markaðssett fyrir ungt fólk Guðlaug B. Guðjónsdóttir skrifar Skoðun Forsetinn, NATÓ, ýsan og blokkin Guðfinnur Sigurvinsson skrifar Skoðun „Svona er á síld“ Stefán Hilmarsson skrifar Skoðun Aldrei hitta hetjurnar þínar Skarphéðinn Guðmundsson skrifar Skoðun Yfirtaka orðræðunnar (e. hijacking) Sóley Tómasdóttir skrifar Sjá meira
Í fyrirtækjarekstri er ein algengasta orsök trúnaðarbrests og jafnvel deilna, mistök í mannlegum samskiptum. Það gildir einu hversu vel ferlar og stefnumótun eru útfærð, ef samskiptin eru ekki í lagi. Starfsreglur stjórnar skilgreina formlega hvernig stjórnin skuli starfa og skilgreinir ábyrgð og hlutverk hvers og eins. En í daglegu amstri gleymast oft formsatriðin og því getur hent að aðilar framkvæmi störf sín og skyldur á annan hátt en starfsreglurnar segja til um.Hvar eru ákvarðanirnar teknar?Einn algengasti misbresturinn í samskiptum á meðal stjórnarmanna er að upplýsa ekki um mikilvæg samskipti á milli funda. Þessi þáttur er gríðarlega mikilvægur og ætti að vera fastur liður í dagskrá stjórnarfunda til þess að tryggja að allir við stjórnarborðið séu jafn vel upplýstir um málefnin. Framangreint er jafnframt ein forsenda þess að upplýsingagjöf til stjórnarmanna sé þannig háttað að ákvarðanir séu teknar á stjórnarfundinum sjálfum en ekki utan hans. Annars er hætt við að sérfræðiteymið í stjórninni verði óvirkt og í ýktustu tilfellunum “keyrir” framkvæmdastjórinn mál í gegnum fundinn sem þá verður bara afgreiðslu og stimplunarfundur.Sjálfstæð ákvarðanatakaAnnað vandamál í stjórnun sem verður til vegna óvandaðra samskipta er t.d. sjálfstæð ákvarðanataka framkvæmdastjóra án vitundar stjórnar. Algengasta ástæðan er að samræðan um það hver má hvað hverju sinni hefur ekki átt sér stað. Það má, til að mynda gera með starfslýsingu framkvæmdastjóra og árlegu mati á störfum hans. Ef mörk á umboði framkvæmdastjóra eru ekki uppi á borðum er hætta á að hann taki ákvörðun í góðri trú en skorti í raun umboð frá stjórn til slíkrar ákvörðunar án samþykkis stjórnar. Einnig getur verið mjög skilvirkt að endurskoða og skilgreina árlega starfslýsingu forstjóra þannig að fyrirfram liggi fyrir skýrt umboð hans til að fylgja eftir rekstraráætlun félagsins. Mörg önnur dæmi mætti nefna þar sem skýr og heiðarleg samskipti á milli framkvæmdastjóra og stjórnar skipta máli, sérstaklega er þetta áríðandi í kringum hina svokölluðu áhættuþætti hvers fyrirtækis s.s. orðsporsáhættu, tapsáhættu eða lausafjáráhættu. En hver er þá lausnin? Árlega eða oftar þarf stjórn að gefa sér tíma til þess að ræða hvernig eðlilegt er að samskiptin séu á milli stjórnarmeðlima utan hinna hefðbundnu stjórnarfunda. Sérstaklega þarf að ræða upplýsingagjöf á milli framkvæmdastjóra og stjórnar þegar áföll dynja yfir eða skyndilegar breytingar verða. Eitt gott samtal í stjórnarherberginu árlega getur afstýrt gríðarlegu tjóni.