Sjö einkenni tilgangslausra funda Rakel Sveinsdóttir skrifar 26. ágúst 2020 09:00 Það er tilgangslaust að halda fundi ef þeir missa marks hjá fundargestum. Vísir/Getty Fundarmenning getur verið mjög mismunandi á milli vinnustaða. Á meðan sumir vinnustaðir leggja áherslu á að þeir séu markvissir og góðir eru aðrir sem huga alls ekki nógu vel að fyrirkomulaginu. Fyrir vikið geta fundirnir misst marks og verið fremur óvinsælir hjá starfsfólki. Sjö atriði eru sögð einkenna fundi sem fólk upplifir sem tilgangslausa. Þessi sjö atriði eru eftirfarandi. 1. Tilgangur er óljós Tilgangur með hverjum einasta fundi þarf að vera alveg skýr. Helst þarf fólk að vera upplýst um það fyrir fundinn hver tilgangurinn er, hvert meginumræðuefnið á að vera og hvaða markmiði ætlunin er að ná. 2. Fundarstjóri ætlar sér of mikið Algeng mistök eru of mikil dagskrá miðað við uppgefinn fundartíma en til þess að fundir séu góðir þarf fundarstjóri einnig að huga að öðrum málum. Oft getur það til dæmis reynst vel að fundarstjóri fái liðsmann með sér til að passa upp á sum atriði á fundi þannig að hann/hún geti einbeitt sér að meginmarkmiði fundarins. Þetta gæti verið tímastjórnunin, að passa upp á að veitingar séu veittar, að tölva sé tengd við skjá, skipti á kynningum í tölvu o.s.frv. 3. Fundarstjórinn er ekki nógu góður Það er mikilvægt fyrir alla fundarstjóra að gera sér grein fyrir því í hverju góð fundarstjórn felst. Og stundum þarf einfaldlega að horfast í augu við það að sumir einstaklingar eru ekkert endilega góðir fundarstjórar. Vísbending um þetta getur til dæmis verið ef fundir eiga það til að dragast alltaf á langinn. Þá getur það verið gott fyrir fundarstjóra að úthluta sumum verkefnum. Til dæmis að fá annan fundargest til að leiða umræðu sem er á sérsviði viðkomandi. 4. Þátttaka fundargesta er engin Ef fundir eru haldnir þar sem fundarstjóri heldur einræðu og engum öðrum er boðið að tjá sig eru líkur á að fólk upplifi fundinn ekki góðan. Mikilvægt er að virkja fólk til þátttöku á fundi og vera með fyrirkomulag, til dæmis varðandi tímastjórnun á umræðum, skýra. Á fjölmennari fundum getur það nýst vel ef fundarstjóri fær einhvern liðsmann til að láta sig vita hverjir vilja tala. Þannig er hægt að koma í veg fyrir að fundarstjóra yfirsjáist einhver sem vill taka til máls en fær ekki færi á því. 5. Of margir á fundinum Sumir eiga það til að boða til funda um málefni sem alls ekki snerta alla þá sem boðaðir eru á fundinn. Fyrir vikið er algengt að sjá fólk upptekið í símanum, að tala saman eða hreinlega að horfa út í loftið. Góð regla er að boða eingöngu það fólk á fundi sem ætlast er til að hafi eitthvað til málanna að leggja eða þarf að vera upplýst um fundarefnið. 6. Eftirfylgnin er engin Að boða aðgerðir á fundi en fylgja þeim aðgerðum ekkert eftir gerir það að verkum að sumum finnst vinnustaðurinn halda fullt af fundum en síðan gerist ekki neitt. Þess vegna er mikilvægt að undirbúa það fyrir hvern fund, hvernig á að fylgja málum eftir og hvernig fólk verður upplýst um þann framgang. 7. Leiðinlegir fundir Sumir fundir eiga það síðan til að vera leiðinlegir. Eða eru haldnir svo oft að þeir fara að verða leiðinlegir. Allir sem standa fyrir reglulegum fundum ættu að huga að þessu. Stundum er nauðsynlegt að brjóta upp reglulega fundi þannig að þeir fari ekki að verða leiðinlegir. Að skipta um staðsetningu, breyta fyrirkomulagi, brjóta þá upp með veitingum eða brydda upp á einhverjum nýjungum er eitthvað sem gott er að hafa í huga fyrir reglubundna fundi. Góðu ráðin Vinnustaðamenning Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Vonast til að koma dánarbúinu í góðar hendur Neytendur Skelltu líka í lás á Exit og í Nýju vínbúðinni Viðskipti innlent Forstjóri, snúsari, mótorhjólatöffari, veiðimaður og framúrskarandi á ryksugunni Atvinnulíf Endurgjöf: Það sem þú átt ekki að gera Atvinnulíf Fjármálastjóri Play segir upp Viðskipti innlent Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun Atvinnulíf Reksturinn þungur í kjölfar „yfirgangs og afskipta lögreglu“ Viðskipti innlent Mikill samdráttur á hagnaði Tesla Viðskipti erlent Sækjast eftir fangelsisdómi yfir rafmyntakóngi Viðskipti erlent Nú er hægt að elta góða veðrið um landið með kortavef Já.is Samstarf Fleiri fréttir Forstjóri, snúsari, mótorhjólatöffari, veiðimaður og framúrskarandi á ryksugunni Endurgjöf: Það sem þú átt ekki að gera Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun „Enda hefði hún hreinlega ekki nennt að þræta við mig endalaust“ Ljúfustu stundirnar þegar allir eru saman í hjónarúminu Þrjú atriði til að auka á sjálfsöryggið okkar í vinnunni Tók fimm mánuði að byrja að tala íslensku Finnur þægilegu heimatilfinninguna þegar hann lendir í Keflavík „Einn mjög fárra karla á mínum aldri sem er ekki í golfi!“ Að vera bestur í teyminu er allt annað en að vera góður stjórnandi Kynslóðaskipti: Arftakaáætlunin virkjuð, vinnustaðaskóli og ný tækifæri fyrir starfsfólk 55-74 ára fjölgar hlutfallslega mest á vinnumarkaði „Ótrúlega vel gift honum Obba sem er A-manneskja“ Algengt að starfsfólk læri ekki af mistökum Hjón í nýsköpun: „Það er reyndar hún sem er Þjóðverjinn en ég Íslendingurinn“ Vandræðalega kvöldsvæfur framkvæmdastjóri Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Gæðasamtöl við dótturina, mömmu eða vinkonu á leið í vinnu Sex einkenni um að þú sért í miðaldrakrísu í vinnunni Plankavinir, kaka fyrir vinnufélaga, leika sér með börnum og hafa gaman Spennuþrungin sigling Mottumarssokkana til Íslands dæmi um hvað margt getur komið upp „What do you mean by shit-mix, are you mixing the shit?“ Sofnar í leikhúsi, á tónleikum, í kirkjum og fleiri stöðum Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Fögnum fjölbreytileikanum: Pólverjar flestir, síðan Litháar, síðan Íslendingar Eiga ekki bara að vera Íslendingar í betur launuðu störfunum „Menn trúðu því um tíma að hægt væri að semja við skrattann“ Nú er hægt að kúra og slappa af á morgnana „Karlarnir segja konur of reynslulausar“ Eðlilegt að starfsmenn og stjórnendur skipti um vinnu reglulega Sjá meira
Fundarmenning getur verið mjög mismunandi á milli vinnustaða. Á meðan sumir vinnustaðir leggja áherslu á að þeir séu markvissir og góðir eru aðrir sem huga alls ekki nógu vel að fyrirkomulaginu. Fyrir vikið geta fundirnir misst marks og verið fremur óvinsælir hjá starfsfólki. Sjö atriði eru sögð einkenna fundi sem fólk upplifir sem tilgangslausa. Þessi sjö atriði eru eftirfarandi. 1. Tilgangur er óljós Tilgangur með hverjum einasta fundi þarf að vera alveg skýr. Helst þarf fólk að vera upplýst um það fyrir fundinn hver tilgangurinn er, hvert meginumræðuefnið á að vera og hvaða markmiði ætlunin er að ná. 2. Fundarstjóri ætlar sér of mikið Algeng mistök eru of mikil dagskrá miðað við uppgefinn fundartíma en til þess að fundir séu góðir þarf fundarstjóri einnig að huga að öðrum málum. Oft getur það til dæmis reynst vel að fundarstjóri fái liðsmann með sér til að passa upp á sum atriði á fundi þannig að hann/hún geti einbeitt sér að meginmarkmiði fundarins. Þetta gæti verið tímastjórnunin, að passa upp á að veitingar séu veittar, að tölva sé tengd við skjá, skipti á kynningum í tölvu o.s.frv. 3. Fundarstjórinn er ekki nógu góður Það er mikilvægt fyrir alla fundarstjóra að gera sér grein fyrir því í hverju góð fundarstjórn felst. Og stundum þarf einfaldlega að horfast í augu við það að sumir einstaklingar eru ekkert endilega góðir fundarstjórar. Vísbending um þetta getur til dæmis verið ef fundir eiga það til að dragast alltaf á langinn. Þá getur það verið gott fyrir fundarstjóra að úthluta sumum verkefnum. Til dæmis að fá annan fundargest til að leiða umræðu sem er á sérsviði viðkomandi. 4. Þátttaka fundargesta er engin Ef fundir eru haldnir þar sem fundarstjóri heldur einræðu og engum öðrum er boðið að tjá sig eru líkur á að fólk upplifi fundinn ekki góðan. Mikilvægt er að virkja fólk til þátttöku á fundi og vera með fyrirkomulag, til dæmis varðandi tímastjórnun á umræðum, skýra. Á fjölmennari fundum getur það nýst vel ef fundarstjóri fær einhvern liðsmann til að láta sig vita hverjir vilja tala. Þannig er hægt að koma í veg fyrir að fundarstjóra yfirsjáist einhver sem vill taka til máls en fær ekki færi á því. 5. Of margir á fundinum Sumir eiga það til að boða til funda um málefni sem alls ekki snerta alla þá sem boðaðir eru á fundinn. Fyrir vikið er algengt að sjá fólk upptekið í símanum, að tala saman eða hreinlega að horfa út í loftið. Góð regla er að boða eingöngu það fólk á fundi sem ætlast er til að hafi eitthvað til málanna að leggja eða þarf að vera upplýst um fundarefnið. 6. Eftirfylgnin er engin Að boða aðgerðir á fundi en fylgja þeim aðgerðum ekkert eftir gerir það að verkum að sumum finnst vinnustaðurinn halda fullt af fundum en síðan gerist ekki neitt. Þess vegna er mikilvægt að undirbúa það fyrir hvern fund, hvernig á að fylgja málum eftir og hvernig fólk verður upplýst um þann framgang. 7. Leiðinlegir fundir Sumir fundir eiga það síðan til að vera leiðinlegir. Eða eru haldnir svo oft að þeir fara að verða leiðinlegir. Allir sem standa fyrir reglulegum fundum ættu að huga að þessu. Stundum er nauðsynlegt að brjóta upp reglulega fundi þannig að þeir fari ekki að verða leiðinlegir. Að skipta um staðsetningu, breyta fyrirkomulagi, brjóta þá upp með veitingum eða brydda upp á einhverjum nýjungum er eitthvað sem gott er að hafa í huga fyrir reglubundna fundi.
Góðu ráðin Vinnustaðamenning Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Vonast til að koma dánarbúinu í góðar hendur Neytendur Skelltu líka í lás á Exit og í Nýju vínbúðinni Viðskipti innlent Forstjóri, snúsari, mótorhjólatöffari, veiðimaður og framúrskarandi á ryksugunni Atvinnulíf Endurgjöf: Það sem þú átt ekki að gera Atvinnulíf Fjármálastjóri Play segir upp Viðskipti innlent Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun Atvinnulíf Reksturinn þungur í kjölfar „yfirgangs og afskipta lögreglu“ Viðskipti innlent Mikill samdráttur á hagnaði Tesla Viðskipti erlent Sækjast eftir fangelsisdómi yfir rafmyntakóngi Viðskipti erlent Nú er hægt að elta góða veðrið um landið með kortavef Já.is Samstarf Fleiri fréttir Forstjóri, snúsari, mótorhjólatöffari, veiðimaður og framúrskarandi á ryksugunni Endurgjöf: Það sem þú átt ekki að gera Eitruð vinnustaðamenning algeng og margfaldar líkur á kulnun „Enda hefði hún hreinlega ekki nennt að þræta við mig endalaust“ Ljúfustu stundirnar þegar allir eru saman í hjónarúminu Þrjú atriði til að auka á sjálfsöryggið okkar í vinnunni Tók fimm mánuði að byrja að tala íslensku Finnur þægilegu heimatilfinninguna þegar hann lendir í Keflavík „Einn mjög fárra karla á mínum aldri sem er ekki í golfi!“ Að vera bestur í teyminu er allt annað en að vera góður stjórnandi Kynslóðaskipti: Arftakaáætlunin virkjuð, vinnustaðaskóli og ný tækifæri fyrir starfsfólk 55-74 ára fjölgar hlutfallslega mest á vinnumarkaði „Ótrúlega vel gift honum Obba sem er A-manneskja“ Algengt að starfsfólk læri ekki af mistökum Hjón í nýsköpun: „Það er reyndar hún sem er Þjóðverjinn en ég Íslendingurinn“ Vandræðalega kvöldsvæfur framkvæmdastjóri Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Gæðasamtöl við dótturina, mömmu eða vinkonu á leið í vinnu Sex einkenni um að þú sért í miðaldrakrísu í vinnunni Plankavinir, kaka fyrir vinnufélaga, leika sér með börnum og hafa gaman Spennuþrungin sigling Mottumarssokkana til Íslands dæmi um hvað margt getur komið upp „What do you mean by shit-mix, are you mixing the shit?“ Sofnar í leikhúsi, á tónleikum, í kirkjum og fleiri stöðum Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Fögnum fjölbreytileikanum: Pólverjar flestir, síðan Litháar, síðan Íslendingar Eiga ekki bara að vera Íslendingar í betur launuðu störfunum „Menn trúðu því um tíma að hægt væri að semja við skrattann“ Nú er hægt að kúra og slappa af á morgnana „Karlarnir segja konur of reynslulausar“ Eðlilegt að starfsmenn og stjórnendur skipti um vinnu reglulega Sjá meira