Góð ráð: „Áskorun að stjórna tímanum í fjarvinnu“ Rakel Sveinsdóttir skrifar 11. júní 2020 10:00 Ingrid Kulhman framkvæmdastjóri Þekkingarmiðlunar hefur kennt tímastjórnun í fjölda ára. Vísir/Silla Páls „Það getur verið áskorun að stjórna tímanum í fjarvinnu eins og margir starfsmenn hafa upplifað á eigin skinni undanfarnar vikur. Þó að verkefni geti stundum tekið lengri tíma vegna truflana frá maka, börnum eða gæludýrum, eru afköst okkar ekki endilega minni þótt við vinnum heima,” segir Ingrid Kuhlman framkvæmdastjóri Þekkingarmiðlunar sem í dag gefur okkur góð ráð fyrir árangursríka tímastjórnun í fjarvinnu. Ingrid segir að fjarvinnu fylgja ákveðnir kostir. Til dæmis höfum við í einhverjum tilvikum meira næði, án truflana frá til dæmis fundum og samstarfsfólki. „Náum betra flæði og komum meiru í verk en í hringiðu vinnustaðarins með öllum erli sínum,” segir Ingrid og bendir á að í nýlegri könnun Gallup fyrir Mannauð, félag Mannauðsfólks á Íslandi, kom fram að tæplega tveimur af þremur starfsmönnum finnst jákvætt að vinna heima. Ingrid hefur kennt tímastjórnun til fjölda ára á námskeiðum og gefið út bók um tímastjórnun. Hér eru sérsniðin góð ráð fyrir fólk sem starfar í fjarvinnu. 1. Haltu rútínunni Mikilvægt er að halda hefðbundinni rútínu eins og þú værir að fara í vinnunna. Þannig verður heilinn rétt stilltur inn á það að vera í vinnunni þótt þú sért heima hjá þér. Hluti af rútínunni er að vakna á sama tíma og venjulega og fara að sofa á sama tíma og venjulega. Þá er mikilvægt að fara í sturtu, hafa sig til fyrir vinnudaginn, fá sér morgunmat og bursta tennurnar. Ef hluti af rútínunni er að hjóla í vinnuna er um að gera að halda því áfram þó að þú hjólir bara smá hring í hverfinu. 2. Komdu þér upp vinnuaðstöðu Þar sem húsið er nú allt í senn heimili, vinnustaður, skóli, æfingasvæði og samskiptamiðstöð er gott að skilja á milli vinnu og einkalífs eins og kostur er með því að búa sér til tilgreint afmarkað vinnusvæði þar sem maður setur sig í vinnustellingar. Það eykur einbeitingu og afköst og kemur í veg að vinna og einkalíf renni saman í eitt. Gott er að upplýsa fjölskylduna um það hvenær þú ert á fundum eða að sinna sérstökum verkefnum sem þarfnast einbeitingar og hugsunar. Gott er að gefa skýr skilaboð eins og t.d. „Þegar hurðin er lokuð þá er ég upptekin(n).”Kosturinn við skýrt afmarkað vinnusvæði er að það gerir okkur kleift að stimpla okkur út í lok vinnudagsins og fara „heim”. Það er nefnilega áskorun í fjarvinnu að láta vinnuna ekki gleypa sig. Eitt ráð er að slökkva á tölvunni, setja hana í töskuna og skipta um föt í lok vinnudagsins til að ljúka vinnudeginum á táknrænan hátt. Með því að hafa daginn sem líkastan því sem við erum vön erum við líklegri til að koma fleiri verkefnum í framkvæmd. Skipuleggðu daginn Þegar við vinnum heima er oft meiri losarabragur á okkur og þá er hætta á einbeitingarleysi. Settu þér því markmið um hvaða verkþáttum þú hyggist ljúka í vikunni og á hverjum degi. Verkefnalisti fyrir daginn og vikuna, forgangsröðun og markmiðasetning hjálpa þér við að halda fókus. Góðar og raunhæfar áætlanir eru fjárfesting í skilvirkni og árangri og snúast um bestu nýtingu tímans hverju sinni. Skipuleggðu líka kaffi- og matmálstíma fyrirfram, taktu regluleg hlé og skelltu þér í göngu í hádeginu til að ná þér í ferskt loft og hreinsa hugann. Þegar við vinnum heima er hættan oft sú að við sitjum við allan daginn án þess að standa upp. 3. Sýndu aga og sjálfsstjórn Mikilvægt er að gefa sér tíma og rými til að finna taktinn og átta sig á því hvað virkar. Það getur tekið smá stund að læra að vinna heima á skilvirkan hátt þannig að lykilorðin hér eru þolinmæði og sveigjanleiki. Fjarvinna krefst aga og sjálfsstjórnunar þar sem það er enginn til að halda okkur á tánum eða segja okkur hvað við eigum að gera. Henni fylgir mikil frelsi en líka mikil ábyrgð.“ Fjarvinna Stjórnun Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Tók fimm mánuði að byrja að tala íslensku Atvinnulíf Enn ekkert að frétta af félagi sem þúsundir Íslendinga eiga kröfu á Neytendur Ritskoðaður bjór fær blessun ÁTVR Viðskipti innlent Guðbjörg orðin pítsudrottning Viðskipti innlent Fasteignamarkaðurinn hitnar en framkvæmdum fækkar Viðskipti innlent Finnur þægilegu heimatilfinninguna þegar hann lendir í Keflavík Atvinnulíf Loftleiðir með þrjár þotur í lúxusflugi fyrir ríka fólkið Viðskipti innlent Spánski verður Daisy Viðskipti innlent Segir frumvarp um húsaleigulög geta leitt til hærra leiguverðs Viðskipti innlent Þau vilja stýra Framkvæmdasýslunni – Ríkiseignum Viðskipti innlent Fleiri fréttir Tók fimm mánuði að byrja að tala íslensku Finnur þægilegu heimatilfinninguna þegar hann lendir í Keflavík „Einn mjög fárra karla á mínum aldri sem er ekki í golfi!“ Að vera bestur í teyminu er allt annað en að vera góður stjórnandi Kynslóðaskipti: Arftakaáætlunin virkjuð, vinnustaðaskóli og ný tækifæri fyrir starfsfólk 55-74 ára fjölgar hlutfallslega mest á vinnumarkaði „Ótrúlega vel gift honum Obba sem er A-manneskja“ Algengt að starfsfólk læri ekki af mistökum Hjón í nýsköpun: „Það er reyndar hún sem er Þjóðverjinn en ég Íslendingurinn“ Vandræðalega kvöldsvæfur framkvæmdastjóri Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Gæðasamtöl við dótturina, mömmu eða vinkonu á leið í vinnu Sex einkenni um að þú sért í miðaldrakrísu í vinnunni Plankavinir, kaka fyrir vinnufélaga, leika sér með börnum og hafa gaman Spennuþrungin sigling Mottumarssokkana til Íslands dæmi um hvað margt getur komið upp „What do you mean by shit-mix, are you mixing the shit?“ Sofnar í leikhúsi, á tónleikum, í kirkjum og fleiri stöðum Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Fögnum fjölbreytileikanum: Pólverjar flestir, síðan Litháar, síðan Íslendingar Eiga ekki bara að vera Íslendingar í betur launuðu störfunum „Menn trúðu því um tíma að hægt væri að semja við skrattann“ Nú er hægt að kúra og slappa af á morgnana „Karlarnir segja konur of reynslulausar“ Eðlilegt að starfsmenn og stjórnendur skipti um vinnu reglulega „Stjórnendur átta sig ekki alltaf á því að starfslýsing er ekki nóg“ „Þau vildu ræða við kempurnar þrjár: Katrínu Jak, Elízu Reid og mig!“ „Það er fátt skemmtilegra en að taka einn Tene dag“ Leiðtogaþjálfun: „Þetta er eins og taka til í geymslunni“ Sjá meira
„Það getur verið áskorun að stjórna tímanum í fjarvinnu eins og margir starfsmenn hafa upplifað á eigin skinni undanfarnar vikur. Þó að verkefni geti stundum tekið lengri tíma vegna truflana frá maka, börnum eða gæludýrum, eru afköst okkar ekki endilega minni þótt við vinnum heima,” segir Ingrid Kuhlman framkvæmdastjóri Þekkingarmiðlunar sem í dag gefur okkur góð ráð fyrir árangursríka tímastjórnun í fjarvinnu. Ingrid segir að fjarvinnu fylgja ákveðnir kostir. Til dæmis höfum við í einhverjum tilvikum meira næði, án truflana frá til dæmis fundum og samstarfsfólki. „Náum betra flæði og komum meiru í verk en í hringiðu vinnustaðarins með öllum erli sínum,” segir Ingrid og bendir á að í nýlegri könnun Gallup fyrir Mannauð, félag Mannauðsfólks á Íslandi, kom fram að tæplega tveimur af þremur starfsmönnum finnst jákvætt að vinna heima. Ingrid hefur kennt tímastjórnun til fjölda ára á námskeiðum og gefið út bók um tímastjórnun. Hér eru sérsniðin góð ráð fyrir fólk sem starfar í fjarvinnu. 1. Haltu rútínunni Mikilvægt er að halda hefðbundinni rútínu eins og þú værir að fara í vinnunna. Þannig verður heilinn rétt stilltur inn á það að vera í vinnunni þótt þú sért heima hjá þér. Hluti af rútínunni er að vakna á sama tíma og venjulega og fara að sofa á sama tíma og venjulega. Þá er mikilvægt að fara í sturtu, hafa sig til fyrir vinnudaginn, fá sér morgunmat og bursta tennurnar. Ef hluti af rútínunni er að hjóla í vinnuna er um að gera að halda því áfram þó að þú hjólir bara smá hring í hverfinu. 2. Komdu þér upp vinnuaðstöðu Þar sem húsið er nú allt í senn heimili, vinnustaður, skóli, æfingasvæði og samskiptamiðstöð er gott að skilja á milli vinnu og einkalífs eins og kostur er með því að búa sér til tilgreint afmarkað vinnusvæði þar sem maður setur sig í vinnustellingar. Það eykur einbeitingu og afköst og kemur í veg að vinna og einkalíf renni saman í eitt. Gott er að upplýsa fjölskylduna um það hvenær þú ert á fundum eða að sinna sérstökum verkefnum sem þarfnast einbeitingar og hugsunar. Gott er að gefa skýr skilaboð eins og t.d. „Þegar hurðin er lokuð þá er ég upptekin(n).”Kosturinn við skýrt afmarkað vinnusvæði er að það gerir okkur kleift að stimpla okkur út í lok vinnudagsins og fara „heim”. Það er nefnilega áskorun í fjarvinnu að láta vinnuna ekki gleypa sig. Eitt ráð er að slökkva á tölvunni, setja hana í töskuna og skipta um föt í lok vinnudagsins til að ljúka vinnudeginum á táknrænan hátt. Með því að hafa daginn sem líkastan því sem við erum vön erum við líklegri til að koma fleiri verkefnum í framkvæmd. Skipuleggðu daginn Þegar við vinnum heima er oft meiri losarabragur á okkur og þá er hætta á einbeitingarleysi. Settu þér því markmið um hvaða verkþáttum þú hyggist ljúka í vikunni og á hverjum degi. Verkefnalisti fyrir daginn og vikuna, forgangsröðun og markmiðasetning hjálpa þér við að halda fókus. Góðar og raunhæfar áætlanir eru fjárfesting í skilvirkni og árangri og snúast um bestu nýtingu tímans hverju sinni. Skipuleggðu líka kaffi- og matmálstíma fyrirfram, taktu regluleg hlé og skelltu þér í göngu í hádeginu til að ná þér í ferskt loft og hreinsa hugann. Þegar við vinnum heima er hættan oft sú að við sitjum við allan daginn án þess að standa upp. 3. Sýndu aga og sjálfsstjórn Mikilvægt er að gefa sér tíma og rými til að finna taktinn og átta sig á því hvað virkar. Það getur tekið smá stund að læra að vinna heima á skilvirkan hátt þannig að lykilorðin hér eru þolinmæði og sveigjanleiki. Fjarvinna krefst aga og sjálfsstjórnunar þar sem það er enginn til að halda okkur á tánum eða segja okkur hvað við eigum að gera. Henni fylgir mikil frelsi en líka mikil ábyrgð.“
Fjarvinna Stjórnun Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Tók fimm mánuði að byrja að tala íslensku Atvinnulíf Enn ekkert að frétta af félagi sem þúsundir Íslendinga eiga kröfu á Neytendur Ritskoðaður bjór fær blessun ÁTVR Viðskipti innlent Guðbjörg orðin pítsudrottning Viðskipti innlent Fasteignamarkaðurinn hitnar en framkvæmdum fækkar Viðskipti innlent Finnur þægilegu heimatilfinninguna þegar hann lendir í Keflavík Atvinnulíf Loftleiðir með þrjár þotur í lúxusflugi fyrir ríka fólkið Viðskipti innlent Spánski verður Daisy Viðskipti innlent Segir frumvarp um húsaleigulög geta leitt til hærra leiguverðs Viðskipti innlent Þau vilja stýra Framkvæmdasýslunni – Ríkiseignum Viðskipti innlent Fleiri fréttir Tók fimm mánuði að byrja að tala íslensku Finnur þægilegu heimatilfinninguna þegar hann lendir í Keflavík „Einn mjög fárra karla á mínum aldri sem er ekki í golfi!“ Að vera bestur í teyminu er allt annað en að vera góður stjórnandi Kynslóðaskipti: Arftakaáætlunin virkjuð, vinnustaðaskóli og ný tækifæri fyrir starfsfólk 55-74 ára fjölgar hlutfallslega mest á vinnumarkaði „Ótrúlega vel gift honum Obba sem er A-manneskja“ Algengt að starfsfólk læri ekki af mistökum Hjón í nýsköpun: „Það er reyndar hún sem er Þjóðverjinn en ég Íslendingurinn“ Vandræðalega kvöldsvæfur framkvæmdastjóri Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Gæðasamtöl við dótturina, mömmu eða vinkonu á leið í vinnu Sex einkenni um að þú sért í miðaldrakrísu í vinnunni Plankavinir, kaka fyrir vinnufélaga, leika sér með börnum og hafa gaman Spennuþrungin sigling Mottumarssokkana til Íslands dæmi um hvað margt getur komið upp „What do you mean by shit-mix, are you mixing the shit?“ Sofnar í leikhúsi, á tónleikum, í kirkjum og fleiri stöðum Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Fögnum fjölbreytileikanum: Pólverjar flestir, síðan Litháar, síðan Íslendingar Eiga ekki bara að vera Íslendingar í betur launuðu störfunum „Menn trúðu því um tíma að hægt væri að semja við skrattann“ Nú er hægt að kúra og slappa af á morgnana „Karlarnir segja konur of reynslulausar“ Eðlilegt að starfsmenn og stjórnendur skipti um vinnu reglulega „Stjórnendur átta sig ekki alltaf á því að starfslýsing er ekki nóg“ „Þau vildu ræða við kempurnar þrjár: Katrínu Jak, Elízu Reid og mig!“ „Það er fátt skemmtilegra en að taka einn Tene dag“ Leiðtogaþjálfun: „Þetta er eins og taka til í geymslunni“ Sjá meira