Ríkir gagnsæi hjá þínu fyrirtæki? Þorsteinn Guðmundsson skrifar 9. desember 2022 13:31 Í persónuverndarlögum segir að markmið þeirra sé m.a. að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Stór þáttur í því að njóta friðhelgi einkalífsins gagnvart vinnslu persónuupplýsinga er að vinnslan teljist gagnsæ og sanngjörn, þ.e. uppfylli skilyrði sanngirnisreglu persónuverndarlaga. Það er því grundvallarskilyrði að einstaklingar viti að unnið sé með persónuupplýsingar um þá. Fyrirtækjum sem vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini sína ber því samkvæmt persónuverndarlögum að tilkynna þeim um vinnsluna en slíkar upplýsingar hafa mikla þýðingu fyrir viðkomandi t.a.m. til að geta tekið afstöðu til vinnslunnar út frá þeim réttindum sem persónuverndarlög veita. Algengast er að slíkar tilkynningar séu færðar fyrir augu viðskiptavina með svokölluðum persónuverndarstefnum á vefsíðum fyrirtækja. Það skiptir máli hvert innihald persónuverndarstefnu er Fjölmörg atriði þarf að hafa í huga þegar slíkar persónuverndarstefnur eru settar fram en hér verður þó einungis tæpt á þeim helstu. Vart ætti að þurfa taka það fram að mikilvægast af öllu er að fyrirtæki hafi yfirhöfuð upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu fyrirtækisins t.d. í formi persónuverndarstefnu. Það er ekki síður mikilvægt að persónuverndarstefna sé á áberandi stað og helst á aðalsíðu fyrirtækjavefsins. Þannig ætti ekki að þurfa nema einn til tvo „smelli“ til að komast í stefnuna. Miklu máli getur skipt hvernig persónuverndarstefnur eru orðaðar því skýrt þarf að koma fram hvaða upplýsingar unnið er með og hvenær. Ekki ætti því að nota orðalag eins og “… dæmi um persónuupplýsingar sem unnið er með”, “… gætum unnið með …”, „… kunnum að vinna með …“ eða „… vinnum einkum …“ þegar lýst er hvaða persónuupplýsingar eru unnar. Slíkt orðalag er þó ansi algengt þrátt fyrir að vera ófullnægjandi því eins og áður sagði er það grundvallaratriði að einstaklingar viti hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá og hvenær það er gert. Hér er því mikilvægt að fyrirtæki noti meira afgerandi orðalag enda ætti það ekki að vefjast fyrir fyrirtækjum, sem hafa útbúið vinnsluskrá, hvenær það vinnur persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Rétt er að hafa það í huga að persónuverndarstefnur eru í eðli sínu upplýsingar til hins almenna neytenda og ættu því að vera á einföldu og skýru máli. Forðast ætti að nota óútskýrð hugtök úr persónuverndarlögum og annað lagatæknimál. Því miður er alltof algengt að sjá persónuverndarstefnur þar sem notast er við langar málsgreinar, t.a.m. þar sem vinnslu persónuupplýsinga er lýst í samfelldu máli sem fyllir margar línur. Betra er að setja textann upp í punktaformi til að gera textann aðgengilegri og sporna með því við „upplýsingaþreytu“. Í því samhengi má benda á ef viðskiptavinir skilja almennt ekki efni persónuverndarstefnu og geta þannig ekki ráðið af henni hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá eða hvenær það er gert, þá uppfyllir vinnslan ekki kröfur persónuverndarlaga um sanngirni og gagnsæi. Staða íslenskra fyrirtækja gagnvart persónuvernd Eftir skoðun á fjölda vefsíðna er óhætt að fullyrða að stór hluti fyrirtækja á Íslandi uppfyllir ekki fyrrgreind skilyrði persónuverndarlaga. Í því sambandi ætti að vera nokkuð augljóst að fyrirtæki sem ekki birtir upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu sinni, getur ekki talist uppfylla kröfur persónuverndarlaga um sanngjarna og gagnsæja vinnslu. Einnig er ljóst að fyrirtæki sem birtir ófullnægjandi persónuverndarstefnu, eins og hér hefur verið lýst, gerir það ekki heldur. Það er mikið í húfi fyrir rekstraraðila að hafa persónuverndarmálin á hreinu því trúverðugleiki fyrirtækja og traust viðskiptavina verða ekki metin til fjár. Það verða þó hins vegar sektarákvarðanir Persónuverndar, því samkvæmt lögunum geta sektir fyrir brot á þeim reglum sem hér um ræðir numið allt að 2,4 milljörðum eða 4% af ársveltu, eftir því hvort er hærra. Rétt er því að hvetja rekstraraðila fyrirtækja til að birta upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðum sínum. Einnig þarf að ganga úr skugga um að persónuverndarstefnan uppfylli skilyrði persónuverndarlaga. Að öðrum kosti gæti aðgerðarleysi í þessum efnum leitt til þess að bæði glatist fé og traust. Höfundur er lögfræðingur og starfar sem persónuverndarráðgjafi. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Persónuvernd Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Halldór 18.05.2024 Halldór Heilbrigðiskerfi Íslands - Tími fyrir lausnir! Victor Gudmundsson Skoðun Birni Bjarnasyni svarað Arnar Þór Jónsson Skoðun Ef þú kýst Höllu Tómasdóttur eða Jón Gnarr gætirðu verið að kjósa Katrínu! Ole Anton Bieltvedt Skoðun Kjósum Katrínu Kjartan Ragnarsson Skoðun Baldur Þórhallsson er vitur og vís Bryndís Friðgeirsdóttir Skoðun Mesti stjórnmálamaðurinn? Hjörtur J. Guðmundsson Skoðun Því miður ekkert annað í stöðunni en að fresta atkvæðagreiðslu um verkefni Heidelberg Gestur Þór Kristjánsson,Erla Sif Markúsdóttir,Sigurbjörg Jenný Jónsdóttir,Grétar Ingi Erlendsson Skoðun „Ég skal baka fyrir Gunnar en ég kýs Kristján“ Páll Magnússon Skoðun Kosningum frestað Ása Berglind Hjálmarsdóttir,Hrönn Guðmundsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Yfirborðskenndur stríðsáróður og McCarthýismi hjá háskólaprófessor Tjörvi Schiöth skrifar Skoðun Formaður húsfélagsins Guðmundur Andri Thorsson skrifar Skoðun Opið bréf til landsliðsmanna Íslands í blaki Guðbergur Egill Eyjólfsson skrifar Skoðun Ef þú kýst Höllu Tómasdóttur eða Jón Gnarr gætirðu verið að kjósa Katrínu! Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Kosningum frestað Ása Berglind Hjálmarsdóttir,Hrönn Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Mesti stjórnmálamaðurinn? Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Birni Bjarnasyni svarað Arnar Þór Jónsson skrifar Skoðun Því miður ekkert annað í stöðunni en að fresta atkvæðagreiðslu um verkefni Heidelberg Gestur Þór Kristjánsson,Erla Sif Markúsdóttir,Sigurbjörg Jenný Jónsdóttir,Grétar Ingi Erlendsson skrifar Skoðun Baldur Þórhallsson er vitur og vís Bryndís Friðgeirsdóttir skrifar Skoðun Kjósum Katrínu Kjartan Ragnarsson skrifar Skoðun Neikvæð áhrif þess að útiloka forsetaframbjóðendur frá kappræðum strax komin í ljós Ástþór Magnússon skrifar Skoðun Nýtt sveitarfélag Halla Signý Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Stafrænn ójöfnuður á upplýsingaöld Stella Samúelsdóttir,Alma Ýr Ingólfsdóttir skrifar Skoðun Varfærnisleg fagnaðarlæti Berglind Sunna Bragadóttir skrifar Skoðun „Ég skal baka fyrir Gunnar en ég kýs Kristján“ Páll Magnússon skrifar Skoðun Daðrað við sölu Björn Sævar Einarsson skrifar Skoðun Rannsóknir á söfnum skapa dýrmæta þekkingu Arndís Bergsdóttr skrifar Skoðun Sagan sem verður að segja Drífa Snædal skrifar Skoðun Nýsköpun innviða Jóhanna Ýr Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Fjöldi fyrirtækja hætta með Rapyd Oddný Björg Rafnsdóttir skrifar Skoðun Forsetaframbjóðendur undir áhrifum Kremlverja? Bjarni Már Magnússon skrifar Skoðun Bréf frá móður Berglind Fríða Viggósdóttir skrifar Skoðun Vill ekki lengur íslenzkan her? Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Hafa íslensk fjarskiptafélög málað sig út í horn? Aron Heiðar Steinsson skrifar Skoðun Á Ísland framtíð í NATO? Hilmar Þór Hilmarsson skrifar Skoðun Fjallkonan nýja, hún Katrín Þorvaldur Logason skrifar Skoðun Heilsa íslenskrar þjóðar, samofin framþróun í læknisfræði á Íslandi Theódór Skúli Sigurðsson skrifar Skoðun Njótum reynslu Katrínar Valgerður Bjarnadóttir skrifar Skoðun Katrínu á Bessastaði Brynja Þorbjörnsdóttir skrifar Skoðun Eru stjórnvöld að virða réttindi barna á flótta? Hópur fólks í ungmennaráði UNICEF á Íslandi skrifar Sjá meira
Í persónuverndarlögum segir að markmið þeirra sé m.a. að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Stór þáttur í því að njóta friðhelgi einkalífsins gagnvart vinnslu persónuupplýsinga er að vinnslan teljist gagnsæ og sanngjörn, þ.e. uppfylli skilyrði sanngirnisreglu persónuverndarlaga. Það er því grundvallarskilyrði að einstaklingar viti að unnið sé með persónuupplýsingar um þá. Fyrirtækjum sem vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini sína ber því samkvæmt persónuverndarlögum að tilkynna þeim um vinnsluna en slíkar upplýsingar hafa mikla þýðingu fyrir viðkomandi t.a.m. til að geta tekið afstöðu til vinnslunnar út frá þeim réttindum sem persónuverndarlög veita. Algengast er að slíkar tilkynningar séu færðar fyrir augu viðskiptavina með svokölluðum persónuverndarstefnum á vefsíðum fyrirtækja. Það skiptir máli hvert innihald persónuverndarstefnu er Fjölmörg atriði þarf að hafa í huga þegar slíkar persónuverndarstefnur eru settar fram en hér verður þó einungis tæpt á þeim helstu. Vart ætti að þurfa taka það fram að mikilvægast af öllu er að fyrirtæki hafi yfirhöfuð upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu fyrirtækisins t.d. í formi persónuverndarstefnu. Það er ekki síður mikilvægt að persónuverndarstefna sé á áberandi stað og helst á aðalsíðu fyrirtækjavefsins. Þannig ætti ekki að þurfa nema einn til tvo „smelli“ til að komast í stefnuna. Miklu máli getur skipt hvernig persónuverndarstefnur eru orðaðar því skýrt þarf að koma fram hvaða upplýsingar unnið er með og hvenær. Ekki ætti því að nota orðalag eins og “… dæmi um persónuupplýsingar sem unnið er með”, “… gætum unnið með …”, „… kunnum að vinna með …“ eða „… vinnum einkum …“ þegar lýst er hvaða persónuupplýsingar eru unnar. Slíkt orðalag er þó ansi algengt þrátt fyrir að vera ófullnægjandi því eins og áður sagði er það grundvallaratriði að einstaklingar viti hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá og hvenær það er gert. Hér er því mikilvægt að fyrirtæki noti meira afgerandi orðalag enda ætti það ekki að vefjast fyrir fyrirtækjum, sem hafa útbúið vinnsluskrá, hvenær það vinnur persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Rétt er að hafa það í huga að persónuverndarstefnur eru í eðli sínu upplýsingar til hins almenna neytenda og ættu því að vera á einföldu og skýru máli. Forðast ætti að nota óútskýrð hugtök úr persónuverndarlögum og annað lagatæknimál. Því miður er alltof algengt að sjá persónuverndarstefnur þar sem notast er við langar málsgreinar, t.a.m. þar sem vinnslu persónuupplýsinga er lýst í samfelldu máli sem fyllir margar línur. Betra er að setja textann upp í punktaformi til að gera textann aðgengilegri og sporna með því við „upplýsingaþreytu“. Í því samhengi má benda á ef viðskiptavinir skilja almennt ekki efni persónuverndarstefnu og geta þannig ekki ráðið af henni hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá eða hvenær það er gert, þá uppfyllir vinnslan ekki kröfur persónuverndarlaga um sanngirni og gagnsæi. Staða íslenskra fyrirtækja gagnvart persónuvernd Eftir skoðun á fjölda vefsíðna er óhætt að fullyrða að stór hluti fyrirtækja á Íslandi uppfyllir ekki fyrrgreind skilyrði persónuverndarlaga. Í því sambandi ætti að vera nokkuð augljóst að fyrirtæki sem ekki birtir upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu sinni, getur ekki talist uppfylla kröfur persónuverndarlaga um sanngjarna og gagnsæja vinnslu. Einnig er ljóst að fyrirtæki sem birtir ófullnægjandi persónuverndarstefnu, eins og hér hefur verið lýst, gerir það ekki heldur. Það er mikið í húfi fyrir rekstraraðila að hafa persónuverndarmálin á hreinu því trúverðugleiki fyrirtækja og traust viðskiptavina verða ekki metin til fjár. Það verða þó hins vegar sektarákvarðanir Persónuverndar, því samkvæmt lögunum geta sektir fyrir brot á þeim reglum sem hér um ræðir numið allt að 2,4 milljörðum eða 4% af ársveltu, eftir því hvort er hærra. Rétt er því að hvetja rekstraraðila fyrirtækja til að birta upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðum sínum. Einnig þarf að ganga úr skugga um að persónuverndarstefnan uppfylli skilyrði persónuverndarlaga. Að öðrum kosti gæti aðgerðarleysi í þessum efnum leitt til þess að bæði glatist fé og traust. Höfundur er lögfræðingur og starfar sem persónuverndarráðgjafi.
Ef þú kýst Höllu Tómasdóttur eða Jón Gnarr gætirðu verið að kjósa Katrínu! Ole Anton Bieltvedt Skoðun
Því miður ekkert annað í stöðunni en að fresta atkvæðagreiðslu um verkefni Heidelberg Gestur Þór Kristjánsson,Erla Sif Markúsdóttir,Sigurbjörg Jenný Jónsdóttir,Grétar Ingi Erlendsson Skoðun
Skoðun Yfirborðskenndur stríðsáróður og McCarthýismi hjá háskólaprófessor Tjörvi Schiöth skrifar
Skoðun Ef þú kýst Höllu Tómasdóttur eða Jón Gnarr gætirðu verið að kjósa Katrínu! Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Því miður ekkert annað í stöðunni en að fresta atkvæðagreiðslu um verkefni Heidelberg Gestur Þór Kristjánsson,Erla Sif Markúsdóttir,Sigurbjörg Jenný Jónsdóttir,Grétar Ingi Erlendsson skrifar
Skoðun Neikvæð áhrif þess að útiloka forsetaframbjóðendur frá kappræðum strax komin í ljós Ástþór Magnússon skrifar
Skoðun Heilsa íslenskrar þjóðar, samofin framþróun í læknisfræði á Íslandi Theódór Skúli Sigurðsson skrifar
Skoðun Eru stjórnvöld að virða réttindi barna á flótta? Hópur fólks í ungmennaráði UNICEF á Íslandi skrifar
Ef þú kýst Höllu Tómasdóttur eða Jón Gnarr gætirðu verið að kjósa Katrínu! Ole Anton Bieltvedt Skoðun
Því miður ekkert annað í stöðunni en að fresta atkvæðagreiðslu um verkefni Heidelberg Gestur Þór Kristjánsson,Erla Sif Markúsdóttir,Sigurbjörg Jenný Jónsdóttir,Grétar Ingi Erlendsson Skoðun