Varðveisla skjala og persónuvernd Svanhildur Bogadóttir skrifar 3. júlí 2018 07:00 Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga er nátengd skjalastjórn og skjalavörslu opinberra aðila. Á nær hverjum degi leita einstaklingar til Borgarskjalasafns Reykjavíkur eftir skjölum og upplýsingum sem tengjast lífi þeirra með einum eða öðrum hætti. Stundum er þar um að ræða upplýsingar um lóðir, hús eða skipulag hverfis. Einnig er óskað afrita af trúnaðarupplýsingum um aðilana sjálfa. Slík trúnaðargögn varða oft hagsmuni og mikilvæg réttindi einstaklinga og geta því haft áhrif á líf þeirra. Dæmi um það eru til dæmis greiningargögn, barnaverndarmál, einkunnir og fleira. Það að skjölin hafi varðveist getur skipt einstaklingana miklu máli. Til dæmis kom maður á Borgarskjalasafn í síðasta mánuði. Hann hafði sótt um nám í framhaldsháskóla erlendis en verið synjað um skólavist vegna þess að hann gat ekki framvísað prófskírteini eða öðru er staðfesti að hann hefði lokið grunnskólaprófi. Á safninu fundust bæði kladdar frá skólanum sem báru með sér að hann hafði verið þar í 10. bekk og ljósmynd sem tekin var á útskriftarhátíð skólans. Hann hafði samband við erlenda framhaldsskólann og fékk að vita að þetta myndi nægja honum til að fá inngöngu í skólann. Það skipti hann því miklu máli að þessi gögn voru til. Annar maður kom í afgreiðslu Borgarskjalasafns, sem var nýbyrjaður á nýjum vinnustað. Vegna vinnustaðaleiks voru allir beðnir um að koma með myndir af sér frá því að þeir voru krakkar. Hann hafði í æsku verið í fóstri á vegum barnaverndaryfirvalda, minni hans frá þeim tíma var gloppótt og hann átti engar slíkar myndir. Í möppu hans frá barnaverndaryfirvöldum voru ljósmyndir frá þessum tíma og fékk hann afrit af þeim. Hann tjáði starfsmanni að þetta hefði mjög mikla þýðingu fyrir sig.Undirbúningur og innleiðing á nýjum persónuverndarlögum Þann 13. júní sl. samþykkti Alþingi ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Um er að ræða ný heildarlög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem leysa af hólmi eldri lög. Um er að ræða grundvallarlöggjöf er varðar mannréttindi einstaklinga. Það skaut því skökku við að frumvarp að lögunum var lagt fyrir Alþingi 28. maí og gafst því allt of stuttur tími til að skrifa umsagnir um frumvarpið. Til að mynda fékk Borgarskjalasafn einungis átta daga til þess að skrifa sína umsögn. Frumvarpið var afar umfangsmikið, samtals 147 blaðsíður með greinargerð. Því miður var frumvarpið samþykkt nær óbreytt þrátt fyrir fjölda athugasemda á hinum stutta umsagnartíma. Lögin eru flókin og torskilin almenningi. Óæskilegt er að slík lög sem varða réttindi einstaklinga séu þannig að þeim sé í raun ofviða að skilja inntak laganna og átta sig á réttindum sínum. „Það á ekki að þurfa lögfræðinga til að geta uppfyllt lögin eða skýrt,“ sagði í umsögn Borgarskjalasafns um frumvarpið. Einnig eru lögin óljós fyrir ábyrgðaraðila um hvað eigi að gera til að uppfylla skilyrði laganna; hvað megi og hvað megi ekki. Má eyða persónuupplýsingum? Lögin um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga tengjast annarri grundvallarlöggjöf um réttindi almennings, eins og stjórnsýslulögum, upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn. Markmið þeirra síðastnefndu er einmitt að tryggja gegnsæi, vörslu og örugga meðferð skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Vegna þess hve óskýr persónuverndarlögin eru hefur víða orðið vart við misskilning varðandi varðveislu á persónuupplýsingum. Borið hefur á því að aðilar innan stjórnsýslunnar telji að með nýjum persónuverndarlögum verði þeim heimilt eða skylt að eyða persónuupplýsingum sem myndast í starfseminni. Eins og Borgarskjalasafn hefur margoft bent á er mjög mikilvægt að eyða þessum útbreidda misskilningi. Það getur valdið einstaklingum og stjórnvöldum miklum skaða verði skjölum eytt í heimildarleysi. Þetta er hættulegur misskilningur. Það sem er búið að eyða verður ekki endurheimt. Varðveisluskylda í stjórnsýslu ríkisins og hjá sveitarfélögum Rétt er að árétta að ekkert hefur breyst varðandi varðveisluskyldu opinberra aðila, svo sem ríkisstofnana, sveitarfélaga og stofnana þeirra. Lykilatriði í skjalavörslu þessara aðila er að hún sé fagleg og unnin með skipulögðum hætti, hvort sem um er að ræða minni eða stærri aðila. Vinna þarf skjalavistunaráætlanir og fá samþykki opinbers skjalasafns fyrir þeim samkvæmt gildandi lögum og reglum. Í slíkri skjalavistunaráætlun er skilgreint hvaða skjöl beri að varðveita og með hvaða hætti. Vönduð vinnubrögð í þessum efnum er í raun forsenda allrar persónuverndar hjá opinberum stofnunum. Skjalavarsla opinberra aðila er ekki einkamál þeirra, heldur er hún lögbundin. Henni er ætlað að auka gegnsæi, skilvirkni og skráningu ákvarðana og ekki síst að gera sönnun mögulega í réttindamálum einstaklinga. Skjalavarslan skiptir okkur öll máli og það á að vera metnaðarmál hverrar stofnunar að hún uppfylli lagakröfur.Höfundur er borgarskjalavörður Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Birtist í Fréttablaðinu Mest lesið Séreign er ekki það sama og séreign Björn Berg Gunnarsson Skoðun Fögnum á degi líffræðilegrar fjölbreytni Rannveig Magnúsdóttir,Ragnhildur Guðmundsdóttir,Skúli Skúlason,Ole Sandberg,Sæunn Júlía Sigurjónsdóttir Skoðun Hrokafull afstaða utanríkisráðherra Björn B Björnsson Skoðun Við lok grunnskólans Atli Björnsson Skoðun Takk, Kristinn Jón Kaldal Skoðun Eru samfélagsmiðlar að setja heilbrigðiskerfi framtíðarinnar á hausinn? Guðrún Nanna Egilsdóttir,Dögg Guðmundsdóttir Skoðun Atvinnulaus leikskólakennari, það er víst til Tinna Berg Damayanthi Rúnarsdóttir Skoðun Halldór 08.06.2024 Halldór „Drekkum í dag og iðrumst á morgun!“ Valgerður Rúnarsdóttir Skoðun Heppni að ekkert fordæmi var til staðar Hjörtur J. Guðmundsson Skoðun Skoðun Skoðun Séreign er ekki það sama og séreign Björn Berg Gunnarsson skrifar Skoðun Heppni að ekkert fordæmi var til staðar Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Í skugga sílóa og sandryks Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar Skoðun Fyrsta borgaraþing Reykjavíkur Dóra Björt Guðjónsdóttir skrifar Skoðun Upplifun mín á því að taka þátt í Gefum íslensku séns Brynjar Björnsson skrifar Skoðun Við lok grunnskólans Atli Björnsson skrifar Skoðun Afstaða fólks með fötlun til dánaraðstoðar Ingrid Kuhlman skrifar Skoðun Eru samfélagsmiðlar að setja heilbrigðiskerfi framtíðarinnar á hausinn? Guðrún Nanna Egilsdóttir,Dögg Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Ísrael hefur ekki áhuga á vopnahléi – þjóðarmorð heldur áfram Sveinn Rúnar Hauksson skrifar Skoðun Einhverf börn í almennu skólakerfi Sara Rós Kristinsdóttir skrifar Skoðun Þau sem hunsa helförina Birgir Rúnar Davíðsson skrifar Skoðun Meinsemdir á vinnumarkaði Bergvin Eyþórsson skrifar Skoðun Gleðilegt 2007! Reynir Böðvarsson skrifar Skoðun Takk, Kristinn Jón Kaldal skrifar Skoðun Hroki og ósvífni Magnús Guðmundsson skrifar Skoðun Atvinnulaus leikskólakennari, það er víst til Tinna Berg Damayanthi Rúnarsdóttir skrifar Skoðun Óumtalaði Alkemistinn Vagn Margeir Smelt skrifar Skoðun Markaðsbrestur tilfinninga Þórhallur Guðmundsson skrifar Skoðun Breytt aldurssamsetning þjóðarinnar stóreykur þörfina fyrir íbúðarhúsnæði Sigurður Stefánsson skrifar Skoðun Álag í íslenskum grunnskólum Bryndís Haraldsdóttir skrifar Skoðun Svar og opið bréf til Þórdísar Kolbrúnar varðandi vopnakaup íslensku þjóðarinnar Guðlaugur Bragason skrifar Skoðun Hrokafull afstaða utanríkisráðherra Björn B Björnsson skrifar Skoðun Réttindabarátta strandveiðimanna Eyjólfur Ármannsson skrifar Skoðun Kosningaáróður skrifstofu Alþingis? Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Fyrstu tvö árin okkar í Kópavogi Ásdís Kristjánsdóttir,Orri Hlöðversson skrifar Skoðun Alþjóðadagur faggildingar er 9. júní Guðrún Rögnvaldardóttir skrifar Skoðun Forseti þriðjungs eða heillar þjóðar? Starri Reynisson skrifar Skoðun Jónsósómi Kristinn H. Gunnarsson skrifar Skoðun Geirfuglar og flámæli Pétur Már Sigurjónsson skrifar Skoðun Sanngjarnt lífeyriskerfi: Endurskoðun í tæka tíð Alma Ýr Ingólfsdóttir skrifar Sjá meira
Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga er nátengd skjalastjórn og skjalavörslu opinberra aðila. Á nær hverjum degi leita einstaklingar til Borgarskjalasafns Reykjavíkur eftir skjölum og upplýsingum sem tengjast lífi þeirra með einum eða öðrum hætti. Stundum er þar um að ræða upplýsingar um lóðir, hús eða skipulag hverfis. Einnig er óskað afrita af trúnaðarupplýsingum um aðilana sjálfa. Slík trúnaðargögn varða oft hagsmuni og mikilvæg réttindi einstaklinga og geta því haft áhrif á líf þeirra. Dæmi um það eru til dæmis greiningargögn, barnaverndarmál, einkunnir og fleira. Það að skjölin hafi varðveist getur skipt einstaklingana miklu máli. Til dæmis kom maður á Borgarskjalasafn í síðasta mánuði. Hann hafði sótt um nám í framhaldsháskóla erlendis en verið synjað um skólavist vegna þess að hann gat ekki framvísað prófskírteini eða öðru er staðfesti að hann hefði lokið grunnskólaprófi. Á safninu fundust bæði kladdar frá skólanum sem báru með sér að hann hafði verið þar í 10. bekk og ljósmynd sem tekin var á útskriftarhátíð skólans. Hann hafði samband við erlenda framhaldsskólann og fékk að vita að þetta myndi nægja honum til að fá inngöngu í skólann. Það skipti hann því miklu máli að þessi gögn voru til. Annar maður kom í afgreiðslu Borgarskjalasafns, sem var nýbyrjaður á nýjum vinnustað. Vegna vinnustaðaleiks voru allir beðnir um að koma með myndir af sér frá því að þeir voru krakkar. Hann hafði í æsku verið í fóstri á vegum barnaverndaryfirvalda, minni hans frá þeim tíma var gloppótt og hann átti engar slíkar myndir. Í möppu hans frá barnaverndaryfirvöldum voru ljósmyndir frá þessum tíma og fékk hann afrit af þeim. Hann tjáði starfsmanni að þetta hefði mjög mikla þýðingu fyrir sig.Undirbúningur og innleiðing á nýjum persónuverndarlögum Þann 13. júní sl. samþykkti Alþingi ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Um er að ræða ný heildarlög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem leysa af hólmi eldri lög. Um er að ræða grundvallarlöggjöf er varðar mannréttindi einstaklinga. Það skaut því skökku við að frumvarp að lögunum var lagt fyrir Alþingi 28. maí og gafst því allt of stuttur tími til að skrifa umsagnir um frumvarpið. Til að mynda fékk Borgarskjalasafn einungis átta daga til þess að skrifa sína umsögn. Frumvarpið var afar umfangsmikið, samtals 147 blaðsíður með greinargerð. Því miður var frumvarpið samþykkt nær óbreytt þrátt fyrir fjölda athugasemda á hinum stutta umsagnartíma. Lögin eru flókin og torskilin almenningi. Óæskilegt er að slík lög sem varða réttindi einstaklinga séu þannig að þeim sé í raun ofviða að skilja inntak laganna og átta sig á réttindum sínum. „Það á ekki að þurfa lögfræðinga til að geta uppfyllt lögin eða skýrt,“ sagði í umsögn Borgarskjalasafns um frumvarpið. Einnig eru lögin óljós fyrir ábyrgðaraðila um hvað eigi að gera til að uppfylla skilyrði laganna; hvað megi og hvað megi ekki. Má eyða persónuupplýsingum? Lögin um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga tengjast annarri grundvallarlöggjöf um réttindi almennings, eins og stjórnsýslulögum, upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn. Markmið þeirra síðastnefndu er einmitt að tryggja gegnsæi, vörslu og örugga meðferð skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Vegna þess hve óskýr persónuverndarlögin eru hefur víða orðið vart við misskilning varðandi varðveislu á persónuupplýsingum. Borið hefur á því að aðilar innan stjórnsýslunnar telji að með nýjum persónuverndarlögum verði þeim heimilt eða skylt að eyða persónuupplýsingum sem myndast í starfseminni. Eins og Borgarskjalasafn hefur margoft bent á er mjög mikilvægt að eyða þessum útbreidda misskilningi. Það getur valdið einstaklingum og stjórnvöldum miklum skaða verði skjölum eytt í heimildarleysi. Þetta er hættulegur misskilningur. Það sem er búið að eyða verður ekki endurheimt. Varðveisluskylda í stjórnsýslu ríkisins og hjá sveitarfélögum Rétt er að árétta að ekkert hefur breyst varðandi varðveisluskyldu opinberra aðila, svo sem ríkisstofnana, sveitarfélaga og stofnana þeirra. Lykilatriði í skjalavörslu þessara aðila er að hún sé fagleg og unnin með skipulögðum hætti, hvort sem um er að ræða minni eða stærri aðila. Vinna þarf skjalavistunaráætlanir og fá samþykki opinbers skjalasafns fyrir þeim samkvæmt gildandi lögum og reglum. Í slíkri skjalavistunaráætlun er skilgreint hvaða skjöl beri að varðveita og með hvaða hætti. Vönduð vinnubrögð í þessum efnum er í raun forsenda allrar persónuverndar hjá opinberum stofnunum. Skjalavarsla opinberra aðila er ekki einkamál þeirra, heldur er hún lögbundin. Henni er ætlað að auka gegnsæi, skilvirkni og skráningu ákvarðana og ekki síst að gera sönnun mögulega í réttindamálum einstaklinga. Skjalavarslan skiptir okkur öll máli og það á að vera metnaðarmál hverrar stofnunar að hún uppfylli lagakröfur.Höfundur er borgarskjalavörður
Fögnum á degi líffræðilegrar fjölbreytni Rannveig Magnúsdóttir,Ragnhildur Guðmundsdóttir,Skúli Skúlason,Ole Sandberg,Sæunn Júlía Sigurjónsdóttir Skoðun
Eru samfélagsmiðlar að setja heilbrigðiskerfi framtíðarinnar á hausinn? Guðrún Nanna Egilsdóttir,Dögg Guðmundsdóttir Skoðun
Skoðun Eru samfélagsmiðlar að setja heilbrigðiskerfi framtíðarinnar á hausinn? Guðrún Nanna Egilsdóttir,Dögg Guðmundsdóttir skrifar
Skoðun Ísrael hefur ekki áhuga á vopnahléi – þjóðarmorð heldur áfram Sveinn Rúnar Hauksson skrifar
Skoðun Breytt aldurssamsetning þjóðarinnar stóreykur þörfina fyrir íbúðarhúsnæði Sigurður Stefánsson skrifar
Skoðun Svar og opið bréf til Þórdísar Kolbrúnar varðandi vopnakaup íslensku þjóðarinnar Guðlaugur Bragason skrifar
Fögnum á degi líffræðilegrar fjölbreytni Rannveig Magnúsdóttir,Ragnhildur Guðmundsdóttir,Skúli Skúlason,Ole Sandberg,Sæunn Júlía Sigurjónsdóttir Skoðun
Eru samfélagsmiðlar að setja heilbrigðiskerfi framtíðarinnar á hausinn? Guðrún Nanna Egilsdóttir,Dögg Guðmundsdóttir Skoðun